Emitir una factura electrónica no tiene por qué ser complicado, incluso si no eres contador. Aquí te explicamos de forma sencilla cómo hacerlo:
Configuración de datos fiscales:
Antes de emitir facturas, necesitas configurar los datos fiscales de tu empresa. Este paso asegura que las facturas incluyan toda la información legal necesaria.
Accede a la configuración:
En el menú principal, selecciona "CONFIGURACIÓN" y luego, en la sección "GENERAL", haz clic en "CONFIGURACIÓN DE EMPRESA".
Completa los datos fiscales:
Llena los campos obligatorios con la información de tu constancia de RFC:
Razón Social
Código Postal.
Régimen Fiscal.
Opcionalmente, añade detalles del domicilio fiscal y datos de contacto.
Configura el timbrado:
En la sección "CONFIGURACIÓN DE TIMBRADO", proporciona la información de tu sello digital:
Adjunta los archivos .cer y .key.
Ingresa la contraseña correspondiente.
Personaliza tus facturas:
Si lo deseas, añade una marca o logo en formato .png para personalizar la apariencia de tus facturas en PDF.
Guarda cambios
Una vez completada la configuración, haz clic en "GUARDAR" para aplicar y almacenar la información ingresada.
Alta de impuestos:
Configura los impuestos que utilizarás frecuentemente en tus operaciones de facturación:
Ve a "CONFIGURACIÓN" > "VENTAS" > "IMPUESTOS".
Marca las casillas de los impuestos que ocuparás de manera recurrente (por ejemplo, IVA 16% o EXENTO).
Haz clic en "GUARDAR" para confirmar los cambios.
Alta de clientes:
Registra a tus clientes para incluir su información en las facturas.
Opción 1.- Registrar un cliente individualmente:
En el menú principal, selecciona "DATOS MAESTROS" > "CLIENTES".
Haz clic en "NUEVO".
Completa los campos obligatorios como RFC, Razón Social, Correo Electrónico, entre otros.
Haz clic en "AGREGAR" para guardar.
Opción 2.- Registrar clientes con constancia de RFC:
Haz clic en "CREAR CLIENTE CON CONSTANCIA".
Adjunta el archivo PDF de la constancia.
Haz clic en "GUARDAR RFC" y luego en "ACEPTAR".
Opción 3.- Carga masiva de clientes:
Ve a "CONFIGURACIÓN" > "DATOS MAESTROS" > "CARGA MASIVA".
Selecciona "CLIENTES" como tipo de dato.
Descarga y completa la plantilla "CLIENTES.XLSX".
Sube el archivo completado al área designada y verifica los datos.
Haz clic en "GUARDAR" para finalizar.
Alta o actualización de productos:
Registra los productos o servicios que ofrecerás en tus facturas.
Opción 1.- Registrar un producto individualmente:
En el menú principal, selecciona "DATOS MAESTROS" > "PRODUCTOS".
Haz clic en "NUEVO".
Completa los campos obligatorios:
Código Interno.
Nombre.
Descripción.
Código SAT y Unidad SAT.
Impuesto por Defecto.
Precio de Venta.
Haz clic en "AGREGAR" para guardar.
Opción 2.- Carga masiva de productos:
Ve a "CONFIGURACIÓN" > "DATOS MAESTROS" > "CARGA MASIVA".
Selecciona "PRODUCTOS" como tipo de dato.
Descarga y completa la plantilla "PRODUCTOS.XLSX".
Sube el archivo completado al área designada y verifica los datos.
Haz clic en "GUARDAR" para finalizar.
Emitir Factura:
Realiza el proceso para emitir facturas electrónicas de manera fácil y rápida.
Dirígete a "VENTAS" > "FACTURAS".
Haz clic en "NUEVO". Esto te llevará a un formulario para llenar.
Llena los datos básicos:
Documento: Selecciona tu consecutivo de folios a usar.
Cliente: Busca al cliente escribiendo su nombre o su RFC; los datos se completarán automáticamente.
Moneda: Si es en dólares, también debes ingresar el tipo de cambio acordado.
Añade tus productos o servicios.
Cuando todo esté listo, haz clic en "EMITIR FACTURA".
Contalink se encargará de enviarla automáticamente a tu cliente en formato PDF y XML.
Crear cotización y facturar:
Genera una cotización para tus clientes y conviértela en factura cuando sea necesario.
Ve a "VENTAS" > "COTIZACIONES".
Haz clic en "NUEVO" para abrir el formulario.
Llena los datos básicos:
Documento: Asegúrate de elegir "COTIZAR".
Cliente: Busca al cliente escribiendo su nombre o su RFC; los datos se completarán automáticamente.
Moneda: Si es en dólares, también debes ingresar el tipo de cambio acordado.
Añade los productos o servicios.
Haz clic en "GUARDAR". Esto generará un documento que podrás enviar a tu cliente como propuesta.
Descarga el archivo en formato PDF para enviarlo por correo o compartirlo.
Gestión con Kanban
Contalink muestra las cotizaciones como tarjetas en un tablero ("KANBAN"). Puedes moverlas entre columnas para saber si están en "PROCESO", "APROBADO" o "FACTURADO".
Si tu cliente pide cambios, reabre la cotización, modifícala y guárdala nuevamente.
Cuando tu cliente apruebe la cotización, arrastra la tarjeta al apartado "FACTURADO".
Para facturar una cotización aprobada, abre la cotización que deseas facturar y haz clic en "GENERAR FACTURA".
Contalink se encargará de crear la factura y enviarla automáticamente a tu cliente en formato PDF y XML. ¡Todo listo sin complicaciones!