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Nómina: Configuración inicial

Aprende a realizar la configuración inicial para el timbrado de nómina.Tiempo estimado de lectura: 6 minutos

Actualizado hace más de 2 semanas

Descripción general

Aprende a realizar la configuración inicial de nómina en Contalink, desde el registro patronal y alta de empleados, hasta la creación de periodos y control de folios para emitir recibos correctamente.

Guía rápida

  1. Configura los datos de timbrado del patrón en Configuración/Configuración de empresa.

  2. Da de alta a tus empleados en → Nómina → Empleados

  3. Configura el periodo de nómina en Configuración → Nómina → Periodos.

  4. Verifica la creación del registro patronal. Configuración → Nómina → Registro Patronal

  5. Define el control de folios en Configuración → Tipo de documento → Nómina.
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Introducción

Antes de poder emitir recibos de nómina en Contalink, es necesario realizar una seria de configuraciones iniciales que aseguren que los cálculos y la emisión de CFDI se realicen correctamente. Esta configuración vincula la información del patrón, empleados, periodos y folios con la lógica de timbrado y cálculos de percepciones y deducciones en el sistema.

Configuración o requerimientos previos

  • Contar con certificado de sello digital (CSD) vigente para timbrado.

  • Tener definidos los tipos de periodo (semanal, quincenal, mensual, etc.).

  • Tener la información laboral y fiscal completa de cada empleado.

Proceso paso a paso

  1. Configura los datos de timbrado del patrón.

    Para registrar o actualizar los datos del RFC para timbrar nómina debes ir al menú Configuración / Nómina / Configuración/ Configuración de Timbrado

    Verifica que en el formulario en el apartado Datos Generales se encuentren capturados los datos de razón social, régimen fiscal y código postal.

    Adicional, revisa el apartado Configuración de timbrado para asegurarte que se encuentren los archivos de sello digital o CSD cargados en el sistema. Estos debes estar activos y vigentes.


    Recuerda que si tus archivos de sello digital se emitieron 72 horas antes del momento en que deseas timbar. Es necesario esperar el transcurso de las 72 horas para que el SAT actualice la lista de contribuyentes obligados (LCO) y permita el timbrado en nuestra plataforma.

    Si el RFC en el cual deseas timbrar nómina corresponde a una persona física, es necesario que en el apartado Configuración Nómina y colocar la CURP correspondiente de la persona física.

    En esta misma sección podrás definir el criterio de retener/ no retener ISR a empleados que ganan salario mínimo.

    Por default encontraras 15 en días de aguinaldo, este dato se toma para el cálculo del salario diario integrado, ademas de los cálculos de periodos extraordinarios como :

    • Aguinaldo

    • Finiquito

    • Liquidación

    Recuerda que ante cualquier cambio que realices es importante que des clic en el botón Guardar, ubicado en la parte superior derecha.

2. Alta de empleados

  1. Ve a Menú → Nómina → Empleados → Alta.

  2. Captura los datos personales, fiscales y laborales.

  3. Asigna el tipo de periodo y salario.

  4. Guarda el registro.

Registro de empleados a través de comprobante


Para simplificar la migración de tu información de empleados, en CONTALINK contarás con una herramienta que realiza lo siguientes puntos:

  • Al cargar tu primer recibo de nómina en formato XML identifica los datos de tus empleados

  • Crea el registro de tus empleados y captura automáticamente datos como nombre, RFC, Código postal, Régimen fiscal, Registro patronal, información de seguridad social,

  • Ademas se

  • Genera tu catálogo de empleados.

    • Nota: Si el registro patronal que contiene el xml no existe contalink en automático crear un nuevo registro patronal.

Esta información puedes consultarla en el ingresando al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS

Cada registro podrás editarlo y/o actualizarlo, da clic sobre el nombre del empleado y consulta el formulario con la información por empleado.

Tu catálogo de empleados será la base para la generación de tus recibos de nómina ordinaria y extraordinaria en CONTALINK

Si requieres actualizar información por cambios específicos en datos o modificar los cálculos de percepciones por información más actual de tu empleado, encontrarás una herramienta con la cual podrás tomar de base un recibo de nómina específico y copiar su información. Para utilizarla sigue estos pasos:

  1. Localiza tu documento en MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ COMPROBANTES

  2. Selecciona uno o varios recibos que se quieran tomar de base para copiar su información. Selecciona uno por cada RFC

  3. Da clic en la opción CREA EMPLEADO BASADO EN XML

CONTALINK revisará cada RFC , sino existe se generará un nuevo registro en tu catálogo de empleados. En caso de encontrar el RFC previamente registrado actualizará todos los datos y cálculos basados en el xml seleccionado.

Registro de empleados de forma manual:

En el catálogo de empleados encontrarás disponible una opción que te permite crear nuevos registros de empleados:

  1. Ingresa al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS

  2. Da clic en la opción NUEVO

Registro de empleados a través de plantilla XLS

Si requieres dar de alta empleados masivamente o actualizar su información encontrarás disponible una plantilla en formato XLS con la cual podrás llenar campos específicos. Con esta plantilla podrás actualizar datos generales de tu empleado como nombre, RFC, salario diario e información de sus percepciones y deducciones.

Esta plantilla podrás encontrarla en dos secciones en base a tus necesidades:

OPCIÓN 1: Plantilla para actualizar datos existentes

  1. Ingresa al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS

  2. Filtra para obtener los datos de los empleados que deseas actualizar

  3. Descarga tu plantilla XLS con datos base de tus empleados

  4. Edita la información de tus empleados y prepara tu archivo

OPCIÓN 2: Platilla para crear nuevos usuarios

  1. Ingresa al MENÚ CONFIGURACIÓN/ DATOS MAESTROS/ CARGA MASIVA

  2. Selecciona la opción EMPLEADOS / EMPLEADOS ASIMILADOS

3.Descarga una plantilla XLS dando clic en el texto marcado en color azul.

4.Captura la información general de tus empleados e información de percepciones/ deducciones y otros pagos. Podrás identifircar los campos obligatorios marcados en color rojo.

Una vez lista tu plantilla con cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente arrastra tu archivo en el recuadro de carga de la ventana de CARGAS MASIVAS.

Podrás monitorear el progreso y, en caso de errores, hacer ajustes necesarios antes de guardar definitivamente. Para finalizar da clic en GUARDAR.

CONTALINK revisará cada RFC , sino existe se generará un nuevo registro en tu catálogo de empleados. En caso de encontrar el RFC previamente registrado actualizará todos los datos y cálculos basados en la información incluida en la plantilla.

Todos los datos reflejados estarán en MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS

PLANTILLA EMPLEADOS.xlsx

Plantilla_empleados_asimilados.xlsx

3. Creación de periodos

  1. Ve a Menú → Nómina → Periodos.

  2. Selecciona Nuevo periodo.

  3. Define fechas de inicio y fin, así como el tipo (quincenal, semanal, etc.).

  4. Guarda para activar el periodo.

Accede al menú Configuración / Nómina / Periodos

Para crear tu periodo da clic en el botón Nuevo (+)

  • Completa el formulario siguiente indicando la fecha a partir de la cual deseas generar tus periodos, el tipo de periodo (semanal, quincenal, mensual o personalizado). Para guardar los cambios da clic en Agregar

*Puedes seleccionar en el caso de nóminas Quincenales, Mensuales, puedes tomar el criterio de considerar nominas por periodos fraccionados y asi completar los 365 días del año.

  • Una vez que agregas tu periodo, se habilitaran nuevos botones en la parte superior. Ahora debes dar clic en el botón Crear periodos para que automáticamente se creen los periodos, esto lo realizas en el Icono del calendario, si nos los desglosas en este apartado no tendrás acceso o la alta del periodo no estará completa.

  • Podrás consultar en la pestaña Periodos todos los periodos que han sido creados considerando la fecha de inicio y el tipo de periodo.
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2.- Eliminar Periodos

  • Al ingresar a los periodos ya creados para eliminarlos, debemos dar clic al periodo.

  • Seleccionar todas las líneas creadas debajo del letrero que dice periodos, hay un cuadro de selección color blanco; dando clic dentro del recuadro para posteriormente eliminarlos por medio del icono de bote de basura ( es importante primero eliminar las líneas creadas del periodo antes que el periodo completo ).

  • Ahora que el periodo ya no cuenta con líneas creadas, podremos eliminarlo sin problemas con el icono de bote de basura ubicado en la esquina superior derecha.

4. Verifica la creación de tu registro patronal:

Para configurar tu registro patronal, sigue estos pasos:

1.-Ingresa al menú de configuración.

Se identifica con el ícono engrane en la parte inferior izquierda del menú lateral. Accede al apartado de Nómina / configuración y da clic en Registro patronal.

2.- Crea un nuevo registro patronal.
Da clic en el botón con el icono + para que realices el alta de tus registros patronales


​Nota: Solo activar la casilla con el checkbox "Por defecto" en el caso de que sea el registro que utilizaras para generar tus recibos de nómina.
Al finalizar da clic en Guardar

Los registros patronales incluidos en tus XMLS de nómina cargados a Contalink, generarán un registro automático de registro patronal en esta vista.

5. Control de folios y consecutivos

  1. Ve a Menú → Nómina → Configuración → Control de folios.

  2. Asigna el folio inicial y la serie que se usará para timbrar recibos.

  3. Guarda la configuración.

El control de folios te permitirán tener un control de los documentos que se van emitiendo en el sistema. Para configurar tus folios ingresa al menú principal y haz clic en la opción CONFIGURACIÓN y en la sección GENERAL da clic en TIPO DE DOCUMENTO.

En esta ventana encontrarás por defecto las principales transacciones que pueden incluir un folio:

  1. Cotización

  2. Factura

  3. Cobro

  4. Nómina

  5. Pago

Al seleccionar el tipo de documento de nómina:

Puedes modificar el prefijo que desees utilizar y en su caso el folio consecutivo.

Para guarda los cambios da clic en el botón ACTUALIZAR.

Mejores prácticas

  • Revisa que todos los empleados tengan datos completos antes de timbrar.

  • Mantén actualizado tu CSD para evitar errores en el timbrado.

  • Controla los folios para evitar duplicados.

  • Define periodos de forma consistente para facilitar reportes y pagos.

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