Descripción general
Aprende a realizar la configuración inicial de nómina en Contalink, desde el registro patronal y alta de empleados hasta la creación de periodos y control de folios para emitir recibos correctamente.
Guía rápida
Configura los datos de timbrado del patrón en:
Configuración ⚙️ → Configuración de empresa → Configuración de timbrado.Da de alta a tus empleados en:
Nómina → Empleados → Nuevo (+).Configura tus periodos de nómina en:
Configuración ⚙️ → Nómina → Periodos.Verifica o crea tu registro patronal en:
Configuración ⚙️ → Nómina → Registro patronal.Define el control de folios para recibos de nómina en:
Configuración ⚙️ → Tipo de documento → Nómina.
Guarda todos los cambios antes de salir de cada sección.
Introducción
Antes de poder emitir recibos de nómina en Contalink, es necesario realizar una serie de configuraciones iniciales que aseguren que los cálculos y la emisión de CFDI se realicen correctamente. Esta configuración vincula la información del patrón, empleados, periodos y folios con la lógica de timbrado y cálculos de percepciones y deducciones en el sistema.
Configuración o requerimientos previos
Antes de comenzar, asegúrate de contar con lo siguiente:
Certificado de sello digital (CSD) vigente.
Información fiscal y laboral completa de los empleados.
Definido el tipo de periodo que utilizarás:
Semanal
Quincenal
Mensual
Otro
1. Configuración de los datos de timbrado del patrón.
Ruta en el sistema
Configuración ⚙️ → Nómina → Configuración → Configuración de timbrado
Proceso paso a paso
Ingresa a Configuración de timbrado.
Verifica que los siguientes datos estén completos:
Razón social
RFC
Régimen fiscal
Código postal
Revisa que los archivos CSD estén:
Cargados
Activos
Vigentes
Recuerda que, si tus archivos de sello digital se emitieron recientemente, es necesario esperar un transcurso de 72 horas para que el SAT actualice la lista de contribuyentes obligados (LCO) y permita el timbrado en nuestra plataforma.
Si el RFC corresponde a una persona física, captura también la CURP en la sección de Configuración de nómina / Información General.
En esta misma sección podrás definir el criterio de retener o no retener ISR a empleados que ganan salario mínimo.
Verifica el valor configurado en días de aguinaldo.
Por defecto, el sistema utiliza 15 días para cálculos como:Aguinaldo
Finiquito
Liquidación
Salario diario integrado
Da clic en Guardar para aplicar los cambios.
2. Alta de empleados
En este proceso te mostraremos cómo realizar el alta de empleados en Contalink. Se puede realizar de forma automática por medio de XML o de forma manual, individual o masiva.
Si vas a realizar alta manual, es necesario que revises que la información de los empleados que darás de alta sea correcta y vigente.
Toma en cuenta los siguientes consejos para el registro correcto y evita problemas de timbrado:
Ten a la mano la constancia fiscal actualizada del empleado.
Registra el nombre del empleado comenzando por nombre, después apellidos.
Registra el nombre completo en mayúsculas sin acentos.
Verifica que el RFC que vas a registrar sea correcto.
Verifica que el código postal a registrar sea el correcto.
Nota: De acuerdo con la guía de llenado de nómina del SAT, en su página 6, la forma de pago no debe existir en los recibos de nómina; por este motivo no se puede configurar este dato para los empleados y aparece como derogada.
Ruta en el sistema
Nómina → Empleados
Registro manual de empleados
Da clic en Nuevo (+).
Captura:
Datos personales
Datos fiscales
Información laboral
Salario
Tipo de periodo
SBC (Ver tutorial a detalle)
Guarda el registro.
Alta automática desde XML
Contalink permite crear empleados automáticamente a partir de recibos XML de nómina.
Beneficios
Reduce captura manual.
Detecta automáticamente:
Nombre
RFC
Régimen fiscal
Código postal
Registro patronal
Datos de seguridad social
Funcionamiento
Carga un XML de nómina.
El sistema identifica la información del trabajador.
Si el RFC no existe:
Se crea automáticamente el empleado.
Si ya existe:
Se actualiza la información disponible.
Esta información puedes consultarla ingresando a Nómina → Empleados.
Cada registro podrás editarlo y/o actualizarlo; da clic sobre el nombre del empleado y consulta el formulario con la información por empleado.
Tu catálogo de empleados será la base para la generación de tus recibos de nómina ordinaria y extraordinaria en Contalink.
Crear empleados basados en XML existentes
Ruta
Nómina → Comprobantes
Si requieres actualizar información por cambios específicos en datos o modificar los cálculos de percepciones por información más actual de tu empleado, encontrarás una herramienta con la cual podrás tomar de base un recibo de nómina específico y copiar su información.
Proceso paso a paso
Selecciona uno o varios recibos que se quieran tomar de base para copiar su información. Selecciona uno por cada RFC.
Da clic en:
Crear empleado basado en XML
El sistema revisará cada RFC y:
Si no existe, creará nuevos registros en tu catálogo de empleados.
O actualizará los existentes.
Creación y edición masiva de empleados mediante plantilla XLS
Ideal para altas o actualizaciones masivas.
Con esta plantilla podrás actualizar datos generales de tu empleado, como nombre, RFC, salario diario e información de sus percepciones y deducciones.
Esta plantilla podrás encontrarla en dos secciones con base en tus necesidades:
Opción 1: Plantilla para actualizar datos existentes
Ruta
Nómina → Empleados
Proceso paso a paso
Filtra los empleados.
Descarga la plantilla XLS.
Edita la información necesaria.
Guarda el archivo Excel.
Opción 2: Plantilla para crear nuevos empleados
Ruta
Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva
Selecciona la opción Empleados.
Descarga la plantilla XLS.
Captura la información requerida.
Completa especialmente los campos obligatorios marcados en rojo.
Guarda el archivo Excel.
Carga de archivo para actualizar o crear empleados
Ruta
Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva
Proceso paso a paso
Arrastra el archivo al área de carga.
Revisa posibles errores al hacer la carga.
Si no hay errores, da clic en Guardar.
El sistema revisará cada RFC y:
Si no existe, creará nuevos registros en tu catálogo de empleados.
O actualizará los existentes.
Configuración Asimilados
Los registros de trabajadores asimilados a salarios se crean con el mismo proceso de empleados tradicionales que se muestra más arriba.
Solo debes poner atención a dos rubros para el llenado correcto:
En Tipo régimen, colocar alguna de las opciones disponibles según la actividad de tu asimilado.
En tipo contrato, seleccionar alguna de las siguientes opciones:
Modalidades de contratación donde no existe relación de trabajo
Otro contrato
3. Eliminar empleados definitivamente
Consideraciones importantes
Con este proceso se eliminará al empleado definitivamente y ya no aparecerá en tu empresa.
Un empleado no podrá eliminarse si:
Tiene recibos timbrados en Contalink.
Está incluido en periodos de nómina activos en Contalink.
Antes de eliminar al empleado
Si el periodo está timbrado
Debes Cancelar primero el CFDI de nómina de esos periodos.
Si el periodo no está timbrado
Debes:
Eliminar el periodo,
o eliminar al trabajador del periodo generado.
Pasos para eliminar un trabajador:
Ruta
Nómina → Empleados
Ingresa al empleado.
Desactiva la opción Activo.
Elimina todas las:
Percepciones
Deducciones
Otros pagos
Utiliza el ícono de bote de basura enfrente de cada concepto.
Cuando los apartados estén vacíos, elimina al trabajador dando clic en el botón de bote de basura para eliminar al trabajador.
¡Listo! Tu empleado ha sido eliminado.
4. Creación de periodos
Ruta
Configuración⚙️ → Nómina → Periodos.
Proceso paso a paso
Da clic en Nuevo.
Define:
Fecha inicial
Tipo de periodo:
Semanal
Quincenal
Mensual
Otro
Guarda para que se habilite el botón de creación de periodos.
Para finalizar, da clic en el ícono de calendario para generar automáticamente los periodos.
Una vez finalizados los pasos, podrás consultar en la pestaña Periodos todos los periodos que han sido creados, considerando la fecha de inicio y el tipo de periodo.
5. Eliminación de periodos creados desde configuración
Ruta
Configuración⚙️ → Nómina → Periodos.
Proceso paso a paso
Ingresa al periodo creado.
Elimina primero todas las líneas internas del periodo.
Seleccionar todas las líneas creadas debajo del letrero que dice "Periodos"; hay un cuadro de selección color blanco; dando clic dentro del recuadro para posteriormente eliminarlos por medio del icono de bote de basura (es importante primero eliminar las líneas creadas del periodo antes que el periodo completo).
Cuando el periodo ya no tenga líneas relacionadas, elimina el periodo completo dando clic en el ícono de bote de basura (parte superior derecha).
6. Configuración del registro patronal
Ruta
Configuración ⚙️ → Nómina → Configuración → Registro patronal
Proceso paso a paso
Ingresa a la ruta para configurar registro patronal.
Captura la información del registro patronal en el espacio en blanco.
Da clic en el botón + para fijar el registro.
Activa la casilla Por defecto únicamente si será el registro principal para timbrar.
Guarda los cambios.
Importante
Los registros patronales incluidos en tus XML de nómina cargados a Contalink generarán un registro automático de registro patronal en esta vista.
7. Configuración de tipo de documento y control de folios
Ruta
Configuración ⚙️ → General → Tipo de documento.
Proceso paso a paso
Da clic en Nuevo (+)
En Transacción, selecciona Nómina.
En nombre puedes colocar el que prefieras para tu control.
Configura únicamente:
Prefijo (es equivalente al campo Serie del CFDI)
Último número (es equivalente al campo Folio del CFDI)
En último número debes colocar el número anterior al cual deseas que se utilice en tu siguiente timbrado (ejemplo, quiero que el folio del siguiente timbrado sea 1, debo colocar 0 en el campo).
Cada que timbres un recibo, en automático Contalink va asignando el folio con el número consecutivo que corresponda.
Importante
No se deben repetir folios que contengan recibos de nómina timbrados y/o cargados en Contalink. Folios repetidos generarán errores de timbrado.
Guarda los cambios con el botón Actualizar 💾.
¿Para qué sirve el control de folios?
El control de folios permite:
Mantener consecutivos ordenados.
Evitar duplicados.
Llevar mejor control administrativo y fiscal de los recibos emitidos.
Mejores prácticas
Revisa que todos los empleados tengan datos completos antes de timbrar.
Mantén actualizado tu CSD para evitar errores en el timbrado.
Configura correctamente los periodos desde el inicio para evitar inconsistencias.
Utiliza la carga masiva XLS para ahorrar tiempo en migraciones.
Controla los folios para evitar duplicados.
Define periodos de forma consistente para facilitar reportes y pagos.