Descripción general
Aprenderás a configurar el envío automático de recibos de nómina por correo electrónico en Contalink, incluyendo la asignación de correos por empleado, personalización de plantillas y reenvíos manuales.
Introducción
En Contalink, los recibos de nómina timbrados pueden enviarse automáticamente por correo electrónico a cada empleado, lo que reduce tareas manuales y mejora la entrega de comprobantes.
En este artículo encontrarás dos opciones para aprender el proceso:
Guía rápida: pasos esenciales para realizar la configuración de forma inmediata.
Tutorial completo: explicación detallada con rutas dentro del sistema, recomendaciones y buenas prácticas.
Puedes elegir la opción que mejor se adapte a tu necesidad.
Guía rápida
Ingresa a Nómina > Empleados.
Abre el registro del empleado y captura su correo electrónico.
(Opcional) Agrega varios correos separándolos con coma, sin espacios.
Ve a Configuración > General > Plantillas de correo > Nómina.
Personaliza asunto y cuerpo del correo usando etiquetas disponibles.
Guarda los cambios.
Revisa envíos en el Log de comunicación del empleado.
Si es necesario, reenvía recibos desde Nómina > Comprobantes.
Tutorial completo
¿Para qué sirve esta configuración?
Esta funcionalidad permite que, al momento de timbrar la nómina en Contalink, los recibos se envíen automáticamente al correo de cada empleado. Esto ayuda a agilizar la entrega de comprobantes y evitar envíos manuales uno por uno.
Configuraciones previas necesarias
Antes de activar el envío automático, asegúrate de:
Tener creados los empleados en el sistema.
Tener definidos los correos electrónicos de los empleados.
1. Registrar correos de empleados
Ingresa a Nómina > Empleados.
Ingresa al registro del empleado que deseas configurar.
Captura el correo electrónico donde se enviarán los recibos.
Si deseas agregar más de un correo, sepáralos con coma (sin espacios).
Ejemplo:
[email protected],[email protected]
Haz clic en Actualizar 💾 para guardar los cambios.
2. Configurar plantilla de correo
Esta configuración permite personalizar el mensaje que recibirán los empleados al timbrar su nómina.
Ingresa a Configuración > General > Plantillas de correo.
Selecciona la sección Nómina.
Captura el asunto del correo.
Escribe el contenido del mensaje en el cuerpo del correo.
Etiquetas disponibles
Puedes usar etiquetas que el sistema reemplazará automáticamente:
@folio@→ Folio del recibo@cliente@→ Nombre del empleado@total@→ Monto a pagar del recibo
Guarda la plantilla haciendo clic en Actualizar.
3. Revisar el Log de Comunicación.
El Log de Comunicación permite verificar si los correos fueron enviados correctamente.
Ingresa a Nómina > Empleados.
Abre el registro del empleado.
Selecciona la opción Log de Comunicación.
Revisa el estatus de los correos enviados.
4. Reenviar recibos de nómina por correo
Este proceso es útil si:
El correo del empleado no estaba configurado al momento del timbrado.
El empleado no recibió el comprobante.
Ve a Nómina > Comprobantes.
Utiliza los filtros para localizar los recibos que deseas reenviar y haz clic en Aplicar.
Selecciona los recibos con el checkbox.
Haz clic en el ícono de mensaje.
Revisa o modifica el correo de destino.
Puedes agregar varios separándolos con coma (sin espacios). Ejemplo:
[email protected],[email protected]
Haz clic en Enviar.
Verifica que aparezca la confirmación de envío exitoso ✅.
Nota: Estos envíos manuales no se registran en el Log de Comunicación.
Mejores prácticas y recomendaciones
Mantén actualizados los correos de los empleados para evitar rechazos de envío.
Verifica la plantilla de correo antes de iniciar el timbrado de nómina.
Usa el Log de Comunicación como primera fuente de validación de envíos.
Si un correo no llega, pide al empleado revisar la bandeja de spam o correo no deseado.