Introducción
En Contalink las empresas no pueden eliminarse de forma definitiva, ya que permanecen almacenadas para proteger la información contable. En estos casos, la solución consiste en archivar la empresa.
🧠 ¿Cuándo utilizar esta opción?
Archivar una empresa es útil cuando:
La empresa fue registrada con un RFC incorrecto.
Ya no será utilizada.
Buscas mantener un listado de empresas más organizado.
Al archivar una empresa, la información permanece almacenada y puede restaurarse posteriormente cuando sea necesario.
🔧 Requisitos previos
Antes de archivar una empresa, verifica que:
La empresa no esté configurada como Empresa base de algún usuario.
Los usuarios asociados hayan sido reasignados a otra empresa, si corresponde.
⚡Guía rápida
⚡Archivar una empresa
Ingresa al tablero principal de Contalink.
Haz clic en el ícono 📝 Editar de la empresa.
Selecciona Archivar.
Confirma la acción.
Espera que se actualice la página.
⚡Desarchivar una empresa
Ingresa a Mostrar solo RFC archivados.
Haz clic en el ícono ✏️ Editar de la empresa.
Haz clic en Desarchivar.
Confirma la acción.
Espera que se actualice la página.
Tutorial completo
📥Archivar una empresa
PASO 1. Ingresa al tablero principal.
PASO 2. Haz clic en el ícono de lápiz 📝 de la empresa que requieres archivar.
PASO 3. Haz clic en el ícono de “Archivar” para inactivarla.
PASO 4. Confirma la acción dando clic en ACEPTAR.
✅Una vez confirmado el proceso, la empresa dejará de aparecer en el listado de empresas activas y se moverá a RFC archivados.
📤Desarchivar una empresa
PASO 1. Desde el Tablero Fiscal, ingresa a la sección RFC archivados, localiza el RFC y selecciona el botón de 📝Editar Razón Social.
PASO 2. Selecciona el botón de Archivar.
PASO 3. Confirma la acción seleccionando Aceptar.
✅Espera que recargue la página y la empresa aparecerá nuevamente en el listado de RFC Activos.
🔁Reasignar usuarios a otra empresa
PASO 1. Accede a Contalink con tu usuario Administrador y selecciona la empresa marcada con una ⭐.
PASO 2. Dirígete a ⚙️ Configuración → Administración Permisos → Usuarios.
PASO 3. Haz clic en el ícono 🎛️Columnas y habilita la columna Empresa base.
Esto te permitirá identificar rápidamente qué usuarios tienen asignada la empresa que deseas archivar.
PASO 4. Abre el registro del usuario que tenga como Empresa base la empresa que deseas archivar.
PASO 5. En el campo Empresa base, elimina la empresa actual haciendo clic en la ✖️.
Posteriormente, escribe y selecciona otra empresa activa a la que el usuario tenga acceso.
Si el usuario ya no está activo, puedes colocarle alguna otra de las empresas activas de tu listado.
PASO 6. Haz clic en Actualizar.
PASO 7. Repite el procedimiento para todos los usuarios que tengan asignada esa empresa en Empresa base.
✅Una vez finalizado, intenta archivar nuevamente la empresa.
📌Si al intentar archivar una empresa recibes el error "No se puede archivar una empresa que tiene usuarios asignados. Favor de reasignar los usuarios a otra empresa." Igual puedes seguir estos pasos para solventarlo.
💡Mejores prácticas y recomendaciones
📝Archiva las empresas que ya no utilices para mantener organizado tu listado.
👥Antes de archivar una empresa, verifica que ningún usuario la tenga asignada como Empresa base.
🔎Utiliza la función de filtro para hacer más eficiente la búsqueda de los usuarios que contienen la empresa base que requieres archivar.
✅Si una empresa volverá a utilizarse en el futuro, puedes restaurarla fácilmente desde la sección RFC archivados.
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