Introducción
Este artículo te guía para activar y configurar el Gestor de cobranza de Contalink, una herramienta exclusiva para usuarios Premium que permite enviar recordatorios automáticos a tus clientes vía correo electrónico.
Ofrecemos dos tipos de guía:
Guía rápida: Pasos esenciales para comenzar a enviar cobranza automática de inmediato.
Tutorial completo: Explicación detallada del proceso, rutas dentro del sistema, parámetros, exclusiones y buenas prácticas para optimizar la gestión de cobranza.
Puedes elegir la opción que mejor se ajuste a tu necesidad y tiempo disponible.
Guía rápida
Ingresa al menú izquierdo: Configuración / Tesorería / Gestor de cobranza.
Crea una nueva plantilla de cobranza haciendo clic en el botón Nuevo (+).
Completa los campos de la plantilla:
Asunto: título del correo.
De: correo desde el cual se enviarán los mensajes.
Mensaje: cuerpo del correo.
Casilla Activo: marca esta opción para que el mensaje se envíe automáticamente.
Establece los parámetros de vencimiento y exclusiones:
Vencimiento desde / hasta (días): define el periodo de envío.
Recurrencia: indica la frecuencia de envío (por ejemplo, cada 5 días).
Exclusiones: omite clientes específicos si lo deseas.
Da clic en Agregar y luego en Actualizar para guardar la plantilla
Tutorial completo
¿Cómo funciona el gestor?
El Gestor de cobranza de Contalink te permite automatizar y simplificar la gestión de cobranza de tus clientes por medio de plantillas enviadas vía correo electrónico, evitando retrasos y errores frecuentes. Gracias a esta función puedes:
Ahorrar tiempo evitando envíos manuales.
Tener un control exacto de facturas pendientes por cliente.
Personalizar mensajes según el cliente y la fecha de vencimiento.
Integrar los envíos con la información actualizada de Cuentas por cobrar, asegurando precisión y eficiencia.
A continuación te muestro como configurar esta funcionalidad.
Paso 1: Ingresa al menú izquierdo → Configuración → Tesorería → Gestor de cobranza
Paso 2: Crear plantilla de cobranza:
Haz clic en Nuevo (+).
Paso 3: Configura tu plantilla.
Debes completar los siguientes campos:
Asunto: Título de tu correo
De: Correo del cual se enviaran los mensajes
Mensaje: El cuerpo del correo
Casilla Activo: Es importante tenerla marcada, ya que nos indica que ese mensaje se encuentra activo y se enviara automáticamente a los clientes. Sí se encuentra desmarcada la casilla, los mensajes no se enviarán.
Al finalizar da clic en el botón Agregar
Una vez que agregues el mensaje se habilitaran en la parte inferior de la plantilla más campos.
Paso 4: Establecer parámetros de vencimiento y exclusiones
Los parámetros de vencimiento servirán para establecer las reglas sobre las cuales deseamos que se envíen los mensajes a tus clientes.
Vencimiento desde (días): indica a partir de qué día de vencimiento quieres que se empiece a enviar el mensaje a tus clientes.
Vencimiento hasta (días): establece hasta qué día deseas que se envíe el mensaje a tus clientes.
Recurrencia (Intervalo de días): marca la frecuencia de los días en los cuales quieres enviar el mensaje. Ejemplo, 5 días, 2 días o diario (1 día)
Al finalizar la configuración da clic en el botón Agregar
Las exclusiones, por su parte, nos ayudará para no considerar a ciertos clientes de los recordatorios de pago. Solo debes de colocarte en la pestaña Exclusiones e indicar los clientes a los cuales vas a omitir. La búsqueda puede ser por nombre o RFC. Es importante que des clic en el botón Agregar.
Puedes añadir uno o el número de clientes que desees. Es importante que este campo no es obligatorio, por lo cual puedes dejarlo sin llenar.
Paso 6: Actualiza la información.
Es muy importante que te asegures de actualizar la información para que se guarden los cambios realizados en la plantilla. Da clic en el botón Actualizar ubicado en la parte superior derecha de tu plantilla.
Recuerda que puedes crear múltiples mensajes de cobranza, adaptándolos a tus necesidades y estableciendo para cada uno parámetros de vencimiento específicos.
Cada mensaje incluye automáticamente el estado de cuenta del cliente como archivo adjunto, lo que permite que tu cliente conozca de manera clara las facturas pendientes. Contalink obtiene esta información directamente de Tesorería → Reportes → Cuentas por cobrar, por lo que es fundamental mantener este reporte actualizado, ya que de él dependerá la información utilizada para el envío automático de cobranza.
Si el saldo pendiente se reduce a centavos, el sistema seguirá considerándolo como deuda activa. Por ello, es importante cancelar o ajustar esos montos si ya no se van a conciliar o si el adeudo se perdona. De esta manera, la factura no se marcará como pendiente y tus registros permanecerán precisos y confiables.
¿Cómo configurar la fecha de vencimiento de tus facturas?
En el menú izquierdo, selecciona:
Tesorería → Reportes → Cuentas por cobrar.En el reporte, ubica la factura que deseas modificar.
Haz clic en el cliente asociado a la factura.
Posteriormente, selecciona el folio de la factura para abrir sus detalles.
En la parte inferior de la factura abre el apartado Detalles de cobros y en el campo Fecha de vencimiento puedes conocer la fecha de pago de la factura. Esta fecha puedes modificarla para establecer el tiempo que tiene tu cliente para pagar la factura y que no se marque como vencida. Este dato se actualiza tanto en el reporte de cuentas por cobrar y el gestor de cobranza para los envíos de mensajes automáticos.
Otra forma de establecer la fecha de vencimiento es desde Datos Maestros / Clientes. Solo selecciona el cliente que deseas configurar y, en el apartado Tesorería, define los días de crédito disponibles para cubrir el pago de sus facturas. Con esto, todas las facturas de ese cliente se actualizarán automáticamente con la fecha de vencimiento establecida a nivel RFC.
Recuerda siempre dar clic en el botón Actualizar para que se guarden los cambios realizados.
Puedes revisar el historial de mensajes enviados a tus clientes desde el Log de comunicación, ubicado en Datos Maestros / Clientes. Esto te permite conocer cómo tus clientes interactúan con los recordatorios de cobranza y el seguimiento de cada comunicación enviada.
Mejores prácticas y recomendaciones
Mantén actualizado el reporte de Cuentas por cobrar, ya que el gestor de cobranza depende de esta información.
Cancela saldos mínimos pendientes que ya no se van a conciliar para evitar que la factura se marque como pendiente.
Configura diferentes mensajes y parámetros de vencimiento según el tipo de cliente o situación.
Revisa periódicamente el Log de comunicación para analizar la efectividad de tus recordatorios.
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