▶️Te invitamos a consultar el siguiente video tutorial, o puedes seguir leyendo la información sobre este tema:
Si eres usuario Premium, este es uno de los módulos integrados en tu suscripción. El cual facilita la cobranza automática a tus clientes por medio de plantillas enviadas vía correo electrónico.
Te muestro como configurar esta funcionalidad.
Paso 1: Ingresa al Menú Configuración / Tesorería / Gestor de cobranza
Paso 2: Crea tu nueva plantilla de cobranza. Da clic en el botón Nuevo (+)
Paso 3: Configura tu plantilla. Debes completar los siguientes campos:
Asunto: Título de tu correo
De: Correo del cual se enviaran los mensajes
Mensaje: El cuerpo del correo
Casilla Activo: Es importante tenerla marcada, ya que nos indica que ese mensaje se encuentra activo y se enviara automáticamente a los clientes. Sí se encuentra desmarcada la casilla, los mensajes no se enviarán.
Al finalizar da clic en el botón Agregar
Una vez que agregues el mensaje se habilitaran en la parte inferior de la plantilla más campos.
Paso 4: Establecer parámetros de vencimiento y exclusiones
Los parámetros de vencimiento servirán para establecer las reglas sobre las cuales deseamos que se envíen los mensajes a tus clientes.
Vencimiento desde (días): indica a partir de qué día de vencimiento quieres que se empiece a enviar el mensaje a tus clientes.
Vencimiento hasta (días): establece hasta qué día deseas que se envíe el mensaje a tus clientes.
Recurrencia (Intervalo de días): marca la frecuencia de los días en los cuales quieres enviar el mensaje. Ejemplo, 5 días, 2 días o diario (1 día)
Al finalizar la configuración da clic en el botón Agregar
Las exclusiones, por su parte, nos ayudará para no considerar a ciertos clientes de los recordatorios de pago. Solo debes de colocarte en la pestaña Exclusiones e indicar los clientes a los cuales vas a omitir. La búsqueda puede ser por nombre o RFC. Es importante que des clic en el botón Agregar.
Puedes añadir uno o el número de clientes que desees. Es importante que este campo no es obligatorio, por lo cual puedes dejarlo sin llenar.
Paso 6: Actualiza la información.
Es muy importante que te asegures de actualizar la información para que se guarden los cambios realizados en la plantilla. Da clic en el botón Actualizar ubicado en la parte superior derecha de tu plantilla.
Recuerda que puedes configurar diversos mensajes, según tus necesidades, y establecer para cada uno de ellos parámetros de vencimientos.
Cada uno de los mensajes incluye el estado de cuenta del cliente de manera adjunta para que tu cliente conozca las facturas pendientes. Esta información Contalink la toma de Tesorería / Reportes / Cuentas por cobrar, por lo cual es importante que mantengas actualizado este reporte, ya que de ahí se basara la información para el envío de cobranza a tus clientes.
Si la deuda se reduce a centavos, el sistema aun considerara ese saldo como pendiente, por lo cual es importante que se cancele ese saldo si ya no se va a conciliar o si se perdona el adeudo. Así la factura no se marcará como pendiente.
¿Cómo configurar la fecha de vencimiento de tus facturas?
Para ello debes de ir directamente a la factura directamente del reporte Cuentas por cobrar, dando clic en cliente y da clic posterior en folio
En la parte inferior de la factura abre el apartado Detalles de cobros y en el campo Fecha de vencimiento puedes conocer la fecha de pago de la factura. Esta fecha puedes modificarla para establecer el tiempo que tiene tu cliente para pagar la factura y que no se marque como vencida. Este dato se actualiza tanto en el reporte de cuentas por cobrar y el gestor de cobranza para los envíos de mensajes automáticos.
Otra forma de configurar la fecha de vencimiento es desde el menú Datos Maestros / Clientes. Solo selecciona el cliente que deseas configurar su fecha de vencimiento y en el apartado de Tesorería establece el crédito en días que tiene tu cliente para cubrir el pago de la factura una vez que se ha emitido.
Todas las facturas del cliente tendrán esa fecha de vencimiento establecida a nivel RFC
Recuerda siempre dar clic en el botón Actualizar para que se guarden los cambios realizados.
Puedes consultar el historial de mensajes enviados desde el gestor de cobranza a tu cliente desde el Log de comunicación que se encuentra en Datos Maestros / Clientes.
De esta manera puedes conocer la interacción que tienen tus clientes con los mensajes de este módulo.
❓¿Necesitas ayuda o tienes alguna pregunta? No dudes en ponerte en contacto con tu ejecutivo de cuenta. También puedes escribirnos a través de nuestro chat de soporte disponible en la esquina inferior derecha del sistema. ¡Búscalo en color azul!