▶️Te invitamos a consultar el siguiente video tutorial, o puedes seguir leyendo la información sobre este tema:
Si eres usuario Premium, este es uno de los módulos integrados en tu suscripción. El cual automatiza la generación de aquellas facturas que de manera mensual emites bajo los mismos conceptos y montos.
Te muestro como configurar esta funcionalidad.
Configuración de acuerdos.
Paso 1: Ingresa al menú Herramientas Contador / Acuerdos
Paso 2: Crea tu primer acuerdo
Para ello da clic en el botón Nuevo (+) y llena el formulario con los datos siguientes:
Sucursal: Por default se muestra Matriz. En caso de contar con sucursales en la empresa puedes desplegar el selector para más opciones. Como crear sucursales
ID: Código alfanumérico para identificar cada acuerdo.
Responsable comercial: Colocar agentes de ventas. Campo opcional y se puede dejar en blanco. Como registrar agentes de ventas
Cliente: Búsqueda por RFC o nombre. Esta lista se alimenta del catálogo de clientes que se encuentra en Datos Maestros.
Moneda: Tienes la opción de generar tu acuerdo en pesos mexicanos y dólares
Día de facturación: En este campo defines el día en el cual se realizara la factura.
Recurrencia: Puedes elegir entre mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual.
Fecha de inicio: Indicas a partir de que fecha inicia el acuerdo de automatización.
# periodos límite: Este campo sirve para establecer una condición la cual limita el número de veces en que se emitirá la factura recurrente en Contalink. Campo opcional.
Periodos previamente facturados: Este campo puedes usarlo en los casos donde ya contabas con facturas previamente generadas en otros sistemas antes de la configuración en Contalink.
Refirió: Este campo es de utilidad para identificar las vías por las cuales fue captado el cliente, por ejemplo, redes sociales, sitio web, etc. Como crear tus referentes
Tipo de facturación: Contalink maneja dos tipos:
1- Periodos futuros: La factura que se emite hace referencia al periodo que está en curso o acaba de iniciar y se genera por adelantado.
2- Periodos vencidos: La factura que se emite hace referencia el mes que recién finalizo.Casilla incluir descripción de periodo en la factura: Ayuda a que de manera automática en el PDF se incluya el periodo que se está timbrando. ¡Actívala!
Comentarios: Campo para colocar información relevante del acuerdo. Esta información no se mostrará en el PDF de la factura. Opcional.
Da clic en el botón Guardar para que se habiliten nuevos campos en la parte inferior
Una vez guardado el formulario, en la parte inferior se habilitan tres pestañas con información del acuerdo.
Detalles del acuerdo
1. En el campo Producto / Servicio añades el producto. Recuerda que previamente tus productos deben de estar dados de alta en Datos Maestros / Productos.
2. En el campo Descripción alterna puedes agregar el mismo u otro nombre del producto. La manera que aparezca en este apartado se mostrara en el PDF.
3. Los campos, cantidad, precio e impuesto son referentes al producto y sé capturan de manera manual.
4. Da clic en el botón Guardar para añadir el producto. Puedes añadir 1 o N cantidad de productos según las condiciones comerciales del acuerdo.
5. Da clic en el botón superior Iniciar Acuerdo para que inicie el acuerdo de automatización.
6. Al dar clic aparecerá una ventana emergente en la cual puedes añadir comentarios adicionales sobre el acuerdo y se mostrarán en la primera transacción
Historial de transacciones
Esta pestaña te permitirá revisar cada modificación realizada en el acuerdo. Se visualiza fecha del cambio, el cambio en el valor del acuerdo, motivo del cambio y los comentarios del cambio. Como añadir los motivos de cambios
Para realizar cambios en el acuerdo una vez que se encuentra activo puedes hacer uso de los nuevos botones que se habilitan en la parte superior.
Botón Agregar concepto al acuerdo te ayuda a añadir más productos o servicios a tu acuerdo. Solo llena los campos del formulario emergente y da clic en Procesar.
Botón Modificar concepto del acuerdo te facilita modificar un producto ya agregado, permitiendo cambiar la cantidad y el precio. Es importante seleccionar un motivo de cambio y dar clic en Procesar. Como añadir los motivos de cambio
Botón Cancelar deal te permitirá cancelar el acuerdo comercial una vez que llegue a su fin o bien que desees cancelarlo por otro motivo. Selecciona la razón de cancelación y da clic en Procesar. Recuerda que no debe existir ninguna factura pendiente por timbrar para poder cancelar el acuerdo. Como añadir los motivos de cambio
Botón Eliminar concepto del acuerdo te permite eliminar un producto o servicio previamente marcado en el acuerdo.Todos estos cambios quedan registrados en la pestaña Historial de transacciones
Una vez cancelado un acuerdo no es posible reactivarlo nuevamente.Facturas
Una vez timbradas las facturas de tu acuerdo de automatización, en esta pestaña podrás consultar el historial de las que han sido generadas a partir del acuerdo.
Encontrarás las fechas del periodo de cada factura emitida, el subtotal, la descripción utilizada en el PDF, el folio, el estatus de timbrado y el estatus de envío del documento.
Generar facturas de forma automática.
Una vez que finalizaste tu acuerdo es importante que revises el apartado Acuerdos por facturar en el menú Herramientas Contador. En este apartado vas a encontrar todos los ID de los acuerdos que deben de timbrarse.
Para timbrar estos acuerdos puedes hacer uso de dos opciones:
1. Seleccionar el botón +Todos lo cual indicara que toda la selección se va a timbrar.
2. Seleccionar de manera individual con la casilla los acuerdos que en ese momento deseas timbrar.
Cualquier opción que elijas habilitara el botón Emitir facturas
Al seleccionar ese botón se mostrará una ventana emergente con todos los acuerdos que se van a timbrar. Para finalizar el timbrado da clic en el botón Procesar.
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