En Contalink podrás registrar los datos de tus empleados y utilizarlos para emitir tus recibos de nómina ordinaria y extraordinaria. Podrás registrar tu información utilizando 3 métodos eficientes: registro automático, manual y carga masiva
Registro de empleados a través de comprobante
Para simplificar la migración de tu información de empleados, en CONTALINK contarás con una herramienta que realiza lo siguientes puntos:
Al cargar tu primer recibo de nómina en formato XML identifica los datos de tus empleados
Crea el registro de tus empleados y captura automáticamente datos como nombre, RFC, información de seguridad social, percepciones y deducciones.
Genera tu catálogo de empleados
Esta información puedes consultarla en el ingresando al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS
Cada registro podrás editarlo y/o actualizarlo, da clic sobre el nombre del empleado y consulta el formulario con la información por empleado.
Tu catálogo de empleados será la base para la generación de tus recibos de nómina ordinaria y extraordinaria en CONTALINK
Si requieres actualizar información por cambios específicos en datos o modificar los cálculos de percepciones por información más actual de tu empleado, encontrarás una herramienta con la cual podrás tomar de base un recibo de nómina específico y copiar su información. Para utilizarla sigue estos pasos:
Localiza tu documento en MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ COMPROBANTES
Selecciona uno o varios recibos que se quieran tomar de base para copiar su información. Selecciona uno por cada RFC
Da clic en la opción CREA EMPLEADO BASADO EN XML
CONTALINK revisará cada RFC , sino existe se generará un nuevo registro en tu catálogo de empleados. En caso de encontrar el RFC previamente registrado actualizará todos los datos y cálculos basados en el xml seleccionado.
Registro de empleados de forma manual
En el catálogo de empleados encontrarás disponible una opción que te permite crear nuevos registros de empleados:
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS
Da clic en la opción NUEVO
Completa el formulario con los datos de tu empleado
Nombre del Empleado
Tipo Régimen
RFC
CURP
Correo: al emitir recibos de nómina este dato se utilizará para enviar los archivos XML y PDF , se puede agregar uno o varios correos separados por comas
Tipo Contrato
Sindicalizado
Número Empleado
Periodicidad Pago
País de Residencia
Código Postal
Clave Entidad Federativa
Departamento
Fecha Inicio Relación Laboral
Salario Diario Base
Salario Diario Integrado: Contalink calculará automáticamente esta información tomando de base el SALARIO DIARIO BASE
Factor de Integración: Contalink calculará automáticamente esta información tomando de base el SALARIO DIARIO BASE
Dias de Vacaciones
Activo: al marcar la casilla el sistema utilizará los datos para generar recibos de nómina
PTU: al marcar esta casilla, el sistema utilizará los datos del empleado para la generación de nómina extraordinaria . Conoce más información aquí
Dias laborales en la semana
No. Seguro Social
Tipo Jornada
Puesto
Riesgo Puesto
Banco
Cuenta Bancaria
Tipo de cuenta
Fecha Terminación Relación Laboral
Registro Patronal: conoce más acerca de como registrar esta información aqui
4. Da clic en GUARDAR
5. Para calcular el SALARIO BASE INTEGRADO da clic en CALCULAR SALARIO INTEGRADO
Los campos marcados en color azul son campos obligatorios
Una vez registrado el empleado en la parte inferior podrás ver el desglose de PERCEPCIONES, DEDUCCIONES y OTROS PAGOS Dentro de los cálculos ya mostrados puedes editar, agregar o eliminar percepciones o deducciones, para ello da clic en los montos de cada línea.
Si aplicaste un ajuste manual en la sección de PERCEPCIONES, al guardar la información automáticamente se aplica un cálculo de retenciones y se ajustan los totales mostrados en la sección deducciones.
Registro de empleados a través de plantilla XLS
Si requieres dar de alta empleados masivamente o actualizar su información encontrarás disponible una plantilla en formato XLS con la cual podrás llenar campos específicos. Con esta plantilla podrás actualizar datos generales de tu empleado como nombre, RFC, salario diario e información de sus percepciones y deducciones.
Esta plantilla podrás encontrarla en dos secciones en base a tus necesidades:
OPCIÓN 1: Plantilla para actualizar datos existentes
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS
Filtra para obtener los datos de los empleados que deseas actualizar
Descarga tu plantilla XLS con datos base de tus empleados
Edita la información de tus empleados y prepara tu archivo
OPCIÓN 2: Platilla para crear nuevos usuarios
Ingresa al MENÚ CONFIGURACIÓN/ DATOS MAESTROS/ CARGA MASIVA
Selecciona la opción EMPLEADOS
Descarga una plantilla XLS dando clic en el texto marcado en color azul.
Captura la información general de tus empleados e información de percepciones/ deducciones y otros pagos. Podrás identifircar los campos obligatorios marcados en color rojo.
Una vez lista tu plantilla con cualquiera de las opciones mencionadas anteriormente arrastra tu archivo en el recuadro de carga de la ventana de CARGAS MASIVAS.
Podrás monitorear el progreso y, en caso de errores, hacer ajustes necesarios antes de guardar definitivamente. Para finalizar da clic en GUARDAR.
CONTALINK revisará cada RFC , sino existe se generará un nuevo registro en tu catálogo de empleados. En caso de encontrar el RFC previamente registrado actualizará todos los datos y cálculos basados en la información incluida en la plantilla.
Todos los datos reflejados estarán en MENÚ PRINCIPAL/ NÓMINA/ EMPLEADOS