En este material te compartimos utilizar una herramienta de conciliación bancaria automática, diseñada para optimizar y simplificar tu proceso de conciliación. Podrás subir el estado de cuenta de tu banco y CONTALINK en cuestión de minutos enlazará tus facturas y conceptos correspondiente, disminuyendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para mantener tus registros al día.
Te explico paso a paso como utilizarlo:
AUTOCONCILIACIÓN
Para comenzar sigue estos pasos:
Ingresa a la sección TESORERÍA y selecciona la opción CONCILIACIÓN
En esta ventana podrás registrar los movimientos de tus estado de cuenta y verlos reflejados en la columna PENDIENTES. Podrás registrar esta información manualmente o conviertiendo tu estado de cuenta PDF a excel para agilizar la captura
Una vez registrados tus movimientos da clic en el botón AUTOCONCILIACIÓN
Esta herramienta utiliza algoritmos avanzados para relacionar la información de tus estados de cuenta con tus facturas registradas en contalink con una alta precisión.
Al aplicar el proceso se irá mostrando una barra de progreso donde podrás visualizar cuantos movimientos de tu estado de cuenta se pudieron autoconciliar. Una vez terminado el proceso podrás consultar en el apartado CONCILIADOS cuales movimientos ser asociaron automáticamente, estos movimientos estarán marcados con una estrella dorada.
REGLAS DE AUTOCONCILIACIÓN
Para enlazar automáticamente tus facturas con los movimientos incluidos en tu estado de cuenta de banco, CONTALINK utiliza una serie de reglas que puedes consultar ingresando al MENÚ DE CONFIGURACIÓN / TESORERÍA / AUTOCONCILIACIÓN
REGLA 1: CONCILIAR FACTURAS QUE TIENEN COMPLEMENTO
Se intenta conciliar automáticamente tus movimientos que coincidan con facturas que tienen su complemento de pago en Contalink.
Se toman en cuenta 3 criterios , se buscan todos los datos que relacionan ambos documentos y consulta el monto, fecha y datos de tu movimiento bancario.
Por ejemplo: Si tenemos un movimiento por $40 000 pesos, buscará asociar una factura que esté ligada a un complemento de pago por esta cantidad y que su fecha sea igual o anterior a la fecha del movimiento.
REGLA 2: CONCILIAR FACTURAS SIN COMPLEMENTO UTILIZANDO CRITERIOS PERSONALIZABLES
El sistema aplica un conjunto de reglas predefinidas. Estas reglas son esenciales para enlazar los movimientos con facturas que no tengan un complemento o no cubran los criterios anteriormente mencionados.
Contamos con 12 reglas que permiten conciliar automáticamente movimientos con facturas.
Comenzando por un orden buscando un grado de 100% de certeza en la información. Si no cumple con este criterio, pasa al siguiente.
Por ejemplo: la primera regla concilia movimientos basándose en el RFC, el folio, el importe y la fecha de la factura. Si tenemos un movimiento por $20 000 y en su descripción contiene lo anterior mencionado, se enlazará automáticamente.
Si Contalink encuentra dos o más facturas que coincidan con los datos, puedes configurar criterios adicionales para indicar qué factura debe tomar... si la más reciente o la más antigua. Ingresa al MENÚ DE CONFIGURACIÓN / TESORERÍA / AUTOCONCILIACIÓN y en cada regla podrás aplicar esta configuración.
AUTOCONCILIAR CONCEPTOS
Hay operaciones bancarias que por su naturaleza o tipo de transacción no generán una facturao CFDI, por ejemplo pago de impuestos o pago de comisiones bancarias.
Para este tipo de movimientos hemos integrado reglas que permitan a CONTALINK autoconciliar utilizando conceptos. Puedes activar una regla y con ello se tomará la información del movimiento , te comparto enseguida los escenarios que pueden utilizarse:
PAGO DE IMPUESTOS
Este tipo de movimientos en tu estado de cuenta bancario suelen identificarse con un concepto particular, esto permite a CONTALINK identificarlo. Adicionalmente consultará la información de tus declaraciones de impuestos que puedes consultar en el Tablero en el apartado EMPRESAS. De esta forma asociará el movimiento a un concepto con la información exacta para tus impuestos de IVA e ISR
PAGO DE COMISIONES BANCARIAS
Este tipo de movimientos en tu estado de cuenta bancario suelen identificarse con un concepto particular, esto permite a CONTALINK identificarlo. De esta forma asociará el movimiento a un concepto llamado COMISIONES BANCARIAS y ligarlo a tu cuenta contable.
Disponible para estados de cuenta de los bancos: BANORTE, BBVA, BANAMEX, HSBC, SANTANDER.