La contabilidad simplificada se trata de un flujo de trabajo el cual no requiere de un proceso de conciliación y podemos aplicar cobros o pagos directamente a nuestras facturas de manera muy sencilla.
Consiste en realizar 4 pasos los cuales son los siguientes:
PASO 1. Carga tus CFDI
Ve al botón SAT y da clic en CONFIGURACIÓN FIEL.
Carga la E.FIRMA VIGENTE (archivo .cer, .key y contraseña), indica la fecha desde la cual requieres que se descarguen tus facturas y da clic en GUARDAR Y ACTIVAR.
Una vez configurada la E.FIRMA espera un máximo de 72hrs a que se carguen tus comprobantes y con ello podrás pasar al siguiente paso.
PASO 2. Etiquetar con cuenta contable las facturas
Dirígete a VENTAS o EGRESOS / FACTURAS. Aquí podrás visualizar todas las facturas de ventas en el periodo seleccionado.
Para clasificar las facturas una por una:
En la casilla de "Cuenta Contable", coloca una cuenta de resultados donde el sistema realizará la provisión de estos ingresos. Puedes hacerlo una por una o de manera masiva.
Para clasificar las facturas de manera masiva:
1.- Selecciona todas las facturas haciendo clic en el ícono "+ Todos".
2.- Da clic en el icono de "Clasificación de Cuenta"
3.-Selecciona la segunda opción "Cambiar etiqueta" e indica la cuenta de resultados a la cual deseas que el sistema clasifique todas las facturas.
Para clasificar las facturas con un algoritmo automático:
1.- Para hacerlo de manera masiva, selecciona todas las facturas haciendo clic en "+ Todos"
2.- Dirígete al icono de "Clasificación de Cuenta" y selecciona la opción "Clasificación de Cuenta Contable usando Algoritmo Automático".
3.- Finalmente, da clic en "Aplicar" y el sistema asignará una cuenta contable a cada uno de tus egresos de forma masiva.
PASO 3. Aplica cobros y pagos
Con esta herramienta, podrás marcar como cobradas o pagadas las facturas con el mismo tipo de moneda que contenga la cuenta bancaria seleccionada. Para ello, desde VENTAS o EGRESOS / FACTURAS aplica tus filtros para localizar tus facturas.
Selecciona los documentos a los que se les aplicara un cobro o pago.
Luego, haz clic en el botón 💸.
En esta vista, podrás seleccionar la fecha con la cual se registrará el cobro de estas facturas. En el ejemplo que te muestro, son facturas de venta, y puedes utilizar la fecha de emisión de la factura o indicar un día particular.
En la parte inferior, selecciona la cuenta de banco o caja en la cual se van a registrar estos datos. Por defecto, todos los movimientos se registrarán en un banco que se genera automáticamente y lleva por nombre "General MXN."
Nota: Para seleccionar un banco particular, es necesario registrarlo previamente (desde Tesorería/Bancos y cajas). Asegúrate de activar esta casilla al dar de alta un nuevo banco o caja:
Asigna la forma de cobro y, para finalizar, haz clic en "Aplicar."
Con ello, Contalink marcará como cobrada tu factura, y podrás ver su estatus en esta vista. Cada factura registrará un movimiento de cobro o pago según corresponda al tipo de documento.
Nota: Todos los registros de pagos y cobros se podrán ver concentrados en el apartado "Tesorería." En "Conciliación," podrás ubicar por nombre de tu cuenta y ver la lista de operaciones.
PASO 4. Genera las pólizas.
Una vez realizados los pasos anteriores debemos dirigirnos al menú CONTABILIDAD/ CONTABILIZACIÓN MASIVA
En esta ventana localizarás las siguientes opciones;
Fecha: Este campo es obligatorio y debes indicar el periodo contable a contabilizar.
Tipo de CFDI a contabilizar: Este campo es opcional modificarlo, ya que nos permite limitar nuestra contabilidad masiva a un tipo de CFDI a contabilizar, es decir, si seleccionamos SOLO INGRESOS, el sistema solo nos contabilizará los CFDI´s de ingresos o bien al marcar TODOS, el sistema contabiliza TODOS los CFDI´s del periodo indicado.
RFC: Esta opción es opcional, y nos permite contabilizar solo CFDI´s del RFC indicado.
Una vez indicado el periodo a contabilizar y en caso de ser necesario los demás campos opcionales, procedemos a dar clic en “Contabilidad Masiva” y el sistema comenzará a generar todas las pólizas correspondientes.
PASO 5. Consulta información.
Una vez finalizado el flujo de trabajo podemos consultar nuestros reportes contables y los reportes de impuestos, sugerimos ver los siguientes materiales complementarios:
Balanza de comprobación: https://intercom.help/contalink/es/articles/8583693-balanza-de-comprobacion
Auxiliar de cuentas: https://intercom.help/contalink/es/articles/8583718-auxiliar-de-cuentas
Hoja de trabajo de impuestos: https://intercom.help/contalink/es/articles/8585085-hoja-de-trabajo-para-impuestos
Reporte de impuestos: https://intercom.help/contalink/es/articles/8585085-hoja-de-trabajo-para-impuestos