Guía rápida
Ingresa a Menú → Nómina → Timbrado de Nómina.
Presionar la opción generar Nómina.
Selecciona el periodo que deseas procesar.
Verifica que todos los empleados tengan información completa y correcta.
Ajusta percepciones/deducciones si es necesario.
Haz clic en Emitir CFDI.
Descarga o envía los comprobantes.
Introducción
Emitir comprobantes o recibos de nómina en Contalink te permite cumplir con las obligaciones fiscales y mantener un control preciso de los pagos a tus empleados. El sistema vincula la información capturada en el registro de empleados, las incidencias (faltas, horas extra, vacaciones, etc.) y las configuraciones de percepciones/deducciones para generar el CFDI correspondiente.
Ubicación en el menú
Menú → Nómina → Timbrado de Nómina.
Configuración o requerimientos previos
Tener registrados los empleados en el catálogo con su información fiscal y laboral completa.
Contar con el certificado de sello digital (CSD) vigente.
Haber creado los periodos de timbrado.
1. Emitir recibos de nómina masivamente
Ingresa a Menú → Nómina → Timbrado de Nómina.
Selecciona el botón Generar Nómina.
Elige Tipo, periodo, fecha de pago.
Ingresa al periodo generado dando clic en la línea del periodo para su revisión y timbrado.
Revisa la lista de empleados y verifica incidencias:
Vacaciones
Incapacidades
Faltas y retardos
Horas extra
Día festivo
Prima dominical
Si requieres modificar algún concepto, da clic en ver recibo "👁🗨"
y edita percepciones/deducciones.
Presiona Emitir CFDI ✅ y da clic en Timbrar para emitir los comprobantes.
2. Emitir recibos de nómina desde la ventana de empleados
Este proceso te ayudará a agregar empleados que no se encuentren considerados en algún periodo de nómina previamente generado y también a generar nuevos periodos de nómina solo para los empleados que hayas seleccionado.
Ingresa a Menú → Nómina → Empleados.
Selecciona a los empleados.
Selecciona el botón Generar Nómina.
Elige Tipo de Nómina, Periodo, Fecha de pago y da clic en Crear.
Ingresa al periodo creado dando clic sobre el registro.
Revisa que los montos sean correctos.
Presiona Timbrar recibos para generar los comprobantes.
De esta manera, los empleados seleccionados se agregarán a un periodo previamente creado o a uno nuevo según los datos seleccionados.
3. Timbrar recibo de nómina individual
Este proceso te ayudará a saber cómo timbrar solo el recibo de los empleados que selecciones dentro de un periodo de nómina sin timbrar el de todos.
Ingresa a Menú → Nómina → Timbrado de Nómina.
Selecciona el botón Generar Nómina.
Elige Tipo de nómina, Periodo, Fecha de pago y da clic en Crear.
Ingresa al periodo creado dando clic sobre el registro.
Revisa la lista de empleados dentro del registro del periodo seleccionado.
Seleccionar a los empleados que deseas timbrar.
Presiona Timbrar recibos para generar los comprobantes.
De esta manera, solo se timbrarán los recibos de los empleados que hayas seleccionado.
¿Se presenta alguno de los siguientes mensajes de error al generar el periodo?
Se indica que "no hay empleados activos para generar el periodo".
Se indica que solo se generará el periodo para una parte de los empleados.
Se indica que se generó el periodo con éxito, pero no aparece el periodo generado.
Revisa que los empleados cumplan con los siguientes puntos desde la ventana de Nómina → Empleados:
El Periodo de Pago seleccionado en el empleado debe ser el mismo que se va a generar.
El empleado debe estar Activo ✅.
Salario cotización (SBC) y factor de integración con datos (no vacíos).
Fecha Inicio Relación Laboral debe ser anterior o igual al periodo de la nómina que se está generando.
No debe tener registrada Fecha Terminación Relación Laboral.
¿Qué hacer si al generar nómina el apartado de periodos te aparece vacío o no aparecen los periodos del año en que requieres generar la nómina?
Para resolver este problema, solo es necesario que realices la creación de los periodos desde configuración.
Consulta el manual Creación de periodos para conocer el paso a paso para la configuración de los periodos.
Después de haber creado tus periodos, regresa a la ventana Timbrado de nómina para continuar con la generación de la nómina en los periodos que hayas creado.
¿Qué hacer si aparece el mensaje "Ya se encuentran generados los registros para el periodo seleccionado"?
Si al generar un periodo de nómina aparece el mensaje "Ya se encuentran generados los registros para el periodo seleccionado", significa que Contalink detectó que ese periodo ya fue creado previamente.
A continuación, te mostramos cómo identificar la causa y qué acciones realizar.
Verifica si el periodo ya fue generado
Ingresa al módulo Nómina.
Accede a Timbrado de Nómina.
Revisa la lista de periodos generados.
Si el periodo ya aparece en la lista, puedes:
Trabajar sobre el periodo existente.
Eliminarlo y generarlo nuevamente, si necesitas rehacer el proceso.
Revisa los filtros aplicados
Si el periodo no aparece en la lista, es posible que algún filtro esté ocultando la información.
Verifica que no tengas filtros activos en la pantalla y actualiza la vista para confirmar que el periodo no se encuentre registrado.
¿Necesitas agregar un empleado a un periodo ya generado?
Si el objetivo es incluir a un empleado que no fue considerado originalmente en el periodo y el sistema muestra el mismo mensaje, realiza las siguientes validaciones:
1. Confirma que el empleado no esté incluido en otro periodo igual
Revisa que el colaborador no se encuentre ya registrado en un periodo con las mismas fechas que deseas generar.
2. Si el empleado no está incluido en un periodo equivalente:
Accede a Nómina > Timbrado de Nómina.
Genera nuevamente el mismo periodo como si fueras a duplicarlo.
Contalink identificará los empleados pendientes y los incorporará al periodo existente, evitando registros duplicados.
¿Qué hacer si aparece el mensaje de error "NOM40 - El valor del atributo Nomina.TotalOtrosPagos no está registrado..."
Con esta guía aprenderás a solucionar el error "NOM40 - El valor del atributo Nomina.TotalOtrosPagos no está registrado o no coincide con la suma de los atributos Importe de los nodos nomina12:OtrosPagos:OtroPago."
Aparece cuando un concepto de Otros Pagos tiene su importe registrado en el campo Exento.
Durante el proceso de timbrado, Contalink considera el importe de Otros Pagos únicamente cuando se encuentra registrado en el campo Gravable. Si el importe está capturado únicamente como Exento, el sistema no puede generar correctamente el valor de TotalOtrosPagos, provocando el rechazo del timbrado por parte del PAC.
Para corregir el error, tienes que registrar el monto en el nodo Gravable.
Guarda los cambios realizados e intenta nuevamente el timbrado de la nómina.
Si la información es correcta, el comprobante se generará sin mostrar el error NOM40.
¿Por qué se registra en Gravado si no genera ISR?
Aunque los conceptos de Otros Pagos no forman parte de la base para el cálculo del ISR, Contalink requiere que el importe se capture en el campo Gravable para construir correctamente la estructura del CFDI de nómina.
Esto no significa que el concepto se considere gravado para efectos fiscales, sino que es la forma en que el sistema identifica el importe para generar el nodo TotalOtrosPagos durante el timbrado.
¿Qué hacer si al timbrar nómina te aparece error en el código postal, razón social o RFC del receptor?
Revisa si los datos del empleado que tienes registrados en Contalink son correctos en el siguiente link:
Colocar el check ✅ en Validar RFC, nombre y código postal para que puedas introducir también el código postal y razón social.
Después de ingresar los datos, dar clic en consultar RFC.
Si te aparece que los datos son incorrectos, es necesario que solicites la constancia fiscal actualizada del empleado y actualices la información del empleado en Contalink.
4. Edición de percepciones y deducciones
Existen dos formas de editar las percepciones y deducciones de un empleado:
Desde el registro del empleado: Los cambios que realices se aplicarán automáticamente a todas las nóminas que generes a partir de ese momento.
Desde el recibo individual: Los cambios solo afectarán el periodo de nómina que estés editando, sin modificar la configuración del empleado para periodos futuros.
1. Desde el registro del empleado:
La edición desde el registro del empleado aplicará para todas las nóminas que generes a partir del cambio.
Si requieres que los cambios realizados desde el registro del empleado se apliquen a un periodo de nómina previamente generado, será necesario eliminar dicho periodo y generarlo nuevamente para que se tome la información actualizada.
Proceso paso a paso
Ingresa a Nómina → Empleados
Dar clic en el registro del empleado que requieres modificar.
Selecciona el apartado donde quieres modificar el concepto:
Percepciones
Deducciones
Otros pagos
Agregar percepción/deducción u otro pago:
Dar clic en renglón sin datos para que se habilite la opción de agregar información.
Llenar la información requerida.
Datos obligatorios:
En Percepción (SAT) selecciona la opción que requieras del listado.
En Monto Gravable coloca el monto según corresponda.
Si tu concepto solo tiene Monto Gravable, debes colocar el número 0 en Monto Exento para poder guardar.
En Monto Exento coloca el monto según corresponda.
Si tu concepto solo tiene Monto Exento, debes colocar el número 0 en Monto Gravable para poder guardar.
Datos opcionales:
En Clave Interna puedes registrar una clave personalizada de entre 3 y 15 caracteres, incluyendo espacios. No debe ser mayor ni menor a los caracteres mencionados.
En Concepto Interno puedes registrar un concepto personalizado.
Haz clic en el botón Guardar frente al concepto.
Una vez terminada la adición de los conceptos, haz clic en Actualizar en la parte superior derecha para guardar los cambios realizados.
Editar percepción/deducción u otro pago:
Haz clic en la percepción, deducción u otro pago que requieras editar.
Edita el concepto según lo requieras y, al finalizar, haz clic en el botón Guardar frente al concepto.
Una vez terminada la edición de los conceptos, haz clic en Actualizar en la parte superior derecha para guardar los cambios realizados.
2. Desde recibo individual:
La edición desde el recibo individual solo aplicará para el periodo de nómina donde modifiques la información.
Proceso paso a paso
Ingresa a Nómina → Timbrado de Nómina
Dar clic en el periodo donde requieres agregar o editar percepciones y deducciones.
Dar clic en Ver Recibo 👁🗨
Agregar percepción/deducción u otro pago:
Dar clic en espacio en blanco para que se habilite la opción de agregar información.
Llenar la información requerida.
Datos obligatorios:
En Tipo coloca si es percepción, deducción u otro pago.
En Percepción / Deducción (SAT) selecciona la opción que requieras del listado.
En Monto Gravable coloca el monto según corresponda.
Si tu concepto solo tiene Monto Gravable, debes colocar el número 0 en Monto Exento para poder guardar.
En Monto Exento coloca el monto según corresponda.
Si tu concepto solo tiene Monto Exento, debes colocar el número 0 en Monto Gravable para poder guardar.
Datos opcionales:
En Clave Interna puedes registrar una clave personalizada de entre 3 y 15 caracteres, incluyendo espacios. No debe ser mayor ni menor a los caracteres mencionados.
En Concepto Interno puedes registrar un concepto personalizado.
Haz clic en el botón Guardar frente al concepto.
Una vez terminada la adición de los conceptos, haz clic en Actualizar en la parte superior derecha para guardar los cambios realizados.
Editar percepción/deducción u otro pago:
Haz clic en la percepción, deducción u otro pago que requieras editar.
Edita el concepto según lo requieras y, al finalizar, haz clic en el botón Guardar frente al concepto.
Una vez terminada la edición de los conceptos, haz clic en Actualizar en la parte superior derecha para guardar los cambios realizados.
3. Recalcular ISR e IMSS después de modificar percepciones o deducciones en nómina
Cuando se realizan modificaciones en las percepciones o deducciones de un recibo, los importes de ISR e IMSS pueden requerir una actualización para reflejar el cálculo correcto.
La función Calcular Retenciones permite que Contalink realice nuevamente estos cálculos de manera automática, evitando ajustes manuales y reduciendo posibles errores en la nómina.
Importante: Esta función aplica únicamente para recibos de nómina ordinaria. No está disponible para nóminas extraordinarias.
Proceso paso a paso para efectuar el recálculo
Abrir el recibo del empleado
Ingresa al periodo de nómina y abre el recibo del empleado que deseas modificar.
Actualizar las retenciones
Dentro del recibo, localiza el botón Calcular Retenciones y haz clic sobre él.
Valida los resultados
Una vez finalizado el recálculo, revisa la información mostrada en la ventana percepciones/deducciones contra:
Ventana de Cálculo ISR
Ventana de Cálculo de Cuotas
Verifica que los importes reflejen correctamente las modificaciones realizadas en el recibo.
Refrescar la información si es necesario
Si alguna de las ventanas de Cálculo de ISR o Cálculo de Cuotas continúa mostrando información anterior o no refleja los nuevos importes:
Abre la ventana correspondiente.
Haz clic en Refrescar.
Verifica nuevamente los resultados.
Después de actualizar la información, los cálculos de ISR e IMSS deberán mostrarse correctamente.
5. Incidencias
Las incidencias permiten registrar eventos como faltas, incapacidades, horas extras y otros conceptos que afectan el cálculo de la nómina. Antes de agregarlas, asegúrate de haber generado la nómina del periodo en el que se aplicarán.
Dirígete a la sección de Nómina / Timbrado de Nómina.
Abre la nómina donde aplicarás las incidencias dando clic sobre la línea de la nómina.
Haz clic en el botón "Crear incidencia" en la parte superior derecha.
Configura la incidencia.
Completa la información requerida:
Empleado: Selecciona si la incidencia se aplicará a todos los empleados o únicamente a uno en específico.
Tipo de incidencia: Elige la incidencia que deseas registrar.
Cantidad: Captura el número de horas o días, según corresponda.
Importante: La unidad (horas o días) se asigna automáticamente de acuerdo con el tipo de incidencia seleccionado.
Una vez capturada toda la información, haz clic en Procesar para aplicar la incidencia a la nómina.
Incidencias disponibles
A continuación, se describen las incidencias disponibles y el efecto que tiene cada una dentro del cálculo de la nómina.
Vacaciones pagadas: Se refiere a los días de vacaciones que son pagados durante un periodo de nómina, como un monto adicional al salario habitual.
Vacaciones disfrutadas: Corresponde a los días que el trabajador efectivamente ha tomado, durante los cuales se le pagará su salario completo como si estuviera trabajando.
Para registrar la incidencia de vacaciones, primero debes tener configurados los días de vacaciones a los que tiene derecho el trabajador.
Puedes configurar los días de vacaciones desde Nómina > Empleados, ingresando al registro del empleado.
Control de vacaciones
El control de vacaciones es el proceso mediante el cual una empresa gestiona los días de descanso de sus empleados.
El control de vacaciones en Contalink permite registrar y gestionar el historial de días de vacaciones asignados y consumidos por cada empleado dentro de la ventana de empleados, a través de una ventana tipo Kardex de Vacaciones. (Nómina/Empleados)
Kardex de Vacaciones
En la ventana de empleados se integra una pestaña denominada Vacaciones, donde se documenta el historial de asignaciones y consumos de días de vacaciones de cada empleado. Cada registro en esta sección representa un alta o baja de días de vacaciones y contiene los siguientes campos:
Clasificación del movimiento, pudiendo ser:
Vacaciones iniciales (se toman de los días de vacaciones que actualmente tiene registrados el empleado).
Vacaciones al cumplir año de relación laboral (se crea una línea de las vacaciones a las que tiene derecho el trabajador al cumplir un año más de relación laboral).
Vacaciones disfrutadas (se obtienen de los periodos de nómina timbrados).
Vacaciones pagadas (se obtienen de los periodos de nómina timbrados)
Días restantes (son los días pendientes que el trabajador tiene por disfrutar).
Periodo: Periodo de nómina en el que se tomaron/pagaron las vacaciones.
Cantidad: Número de días registrados en el movimiento.
Incapacidades:
Incapacidad por enfermedad general: Ocurre por una enfermedad común.
Incapacidad por riesgo de trabajo: Se da por un accidente laboral o enfermedad profesional.
Incapacidad por maternidad: Es un periodo de descanso remunerado (84 días) que se otorga a la trabajadora después del parto.
Incapacidad por licencia por cuidado de hijos diagnosticados con cáncer.
Prima dominical: Es una prestación laboral obligatoria en México. Esta aplica a los empleados por el servicio prestado durante el día domingo (solo es válido para este día), equivalente al 25% del salario diario del trabajador.
Horas extras:
Horas extra simples: Son aquellas horas de trabajo que extienden la jornada de trabajo de los empleados para evitar siniestros o riesgos inminentes que pongan en peligro su vida. Se pagan como una hora normal.
Horas extra dobles: Cuando los trabajadores exceden el número máximo de horas de su jornada, se les paga un 100% más. Es decir, el doble que una hora regular. El número máximo de horas extra dobles a la semana es 9.
Horas extra triples: Estas se presentan cuando los trabajadores exceden el tiempo máximo de su jornada y superan las 9 horas extra semanales. En estas circunstancias, las horas adicionales se pagan el triple.
Días festivos: El pago de salario en días festivos se establece en el artículo 75 de la Ley Federal del Trabajo; dice que los trabajadores tendrán derecho a recibir un salario doble por el servicio prestado durante estos días, independientemente del salario que les corresponda.
De acuerdo al artículo 93 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, NO se pagará el impuesto sobre la renta por la obtención de los siguientes ingresos:
Las prestaciones distintas del salario que reciban los trabajadores del salario mínimo general. Tratándose de los demás trabajadores, el 50% de la prestación de servicios que se realice en los días de descanso, sin que esta exención exceda del equivalente de cinco veces el salario mínimo (UMA) general del área geográfica del trabajador por cada semana de servicios.
Faltas: Tienes la opción de agregar una falta injustificada, ya sea sin descuento proporcional del séptimo día o con descuento proporcional del séptimo día, y especificar el número de días a descontar.
Para registrar la incidencia de faltas, primero debes tener configurados los días laborales del trabajador. Se recomienda registrar 6 días laborales por semana, ya que el séptimo corresponde al día de descanso y no se considera laborable.
Puedes configurar los días laborales desde Nómina > Empleados, ingresando al registro del empleado.
Retardos: Es presentarse a trabajar después de la hora estipulada en el contrato laboral o reglamento interno de la empresa.
6. Eliminar empleados de nómina generada
Consideraciones
Con este proceso solo se eliminará a los empleados de una nómina determinada para que no se consideren en la misma, pero los trabajadores seguirán registrados en la empresa.
El recibo de nómina del periodo del empleado a eliminar no debe estar timbrado.
En caso de estar timbrado, se deberá Cancelar para poder eliminar al empleado.
Sabrás que el empleado se puede eliminar del periodo cuando en Folio diga "Por timbrar".
Proceso paso a paso
Dar clic en recuadro en blanco a un lado del nombre del empleado.
Se colocará el check ✅ como evidencia de que está seleccionado.
Posteriormente, dar clic en la equis ❌
Con este proceso, tu empleado será eliminado de la nómina.
7. Eliminar nómina generada desde timbrado de nómina
Con este proceso podrás eliminar la nómina ordinaria o extraordinaria de un determinado periodo.
Consideraciones
Los recibos de la nómina a eliminar no deben estar timbrados.
En caso de estar timbrados, se deberán Cancelar para poder eliminar la nómina.
Sabrás que la nómina se puede eliminar cuando en la columna Folio diga "Por timbrar" en todos los empleados.
Proceso paso a paso
Da clic en el botón de bote de basura dentro de la nómina que deseamos eliminar.
Para finalizar, clic en Aceptar.
Con este proceso, la nómina será eliminada.
8. Modificar fecha de pago en timbrado de nómina
Se puede modificar de forma masiva o de forma individual.
Modificar fecha de pago masivamente.
Elimina el periodo generado desde la ventana Timbrado de nómina (ver proceso Eliminar periodo generado desde timbrado de nómina).
Vuelve a generar el periodo desde la ventana Timbrado de nómina colocando la nueva fecha de pago deseada para todos los empleados.
Modificar fecha de pago individualmente
Elimina al empleado o empleados deseados del periodo generado desde la ventana Timbrado de nómina (ver proceso Eliminar empleados de periodo de nómina).
Genera el mismo periodo desde la ventana Timbrado de nómina, pero con la nueva fecha de pago.
Se considerará al empleado o empleados eliminados previamente en una nueva línea de periodo con la nueva fecha de pago disponible para timbrar.
Nota: Te aparecerán dos o más periodos con la misma fecha en tu listado desde la ventana de Timbrado de nómina; los podrás distinguir por la fecha de pago. No siempre aparecerán consecutivos.
9. Ajuste de ISR MENSUAL:
¿Cómo se realiza?
Al realizar recibos de Nómina podrás encontrar esta opción para el recálculo , el cual se efectuará al marcar en la ventana emergente de timbrado de nómina, la selección de la casilla en el último periodo completo del mes y en periodos que abarquen días de 2 meses, (ejemplo del 26 Enero al 01 de Febrero si la fecha de pago es enero.) , la cual ajustará el ISR una vez que presiones la opción Crear. ( aplicando la tarifa mensual)
Nota: Para empleados asimilados, asegúrate de que al registrarlos en Nómina / Empleados, se les asigne el tipo de régimen correcto.
Mejores prácticas
Revisa siempre que la información fiscal de los empleados esté actualizada.
Valida incidencias antes de timbrar para evitar cancelaciones.
Utiliza la edición masiva para cambios comunes.
Descarga y respalda tus CFDI emitidos periódicamente.