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Descarga automática o manual de CFDIS o XML

Descarga tus facturas de ingreso y egreso, comprobantes de nómina y complementos de pago de forma automática o sube manualmente tus XML. 🕓 Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

Actualizado hace más de 3 semanas

Introducción

Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDIs) son archivos XML que registran tus operaciones fiscales como ventas, compras, nóminas y complementos de pago. Con Contalink, puedes integrarlos fácilmente al sistema mediante dos métodos: Carga Automática y Carga Manual. Esta funcionalidad te permite mantener tus registros actualizados, reducir el trabajo manual y tener mayor control de tu contabilidad.

En este artículo encontrarás dos formas de incorporar tus comprobantes fiscales digitales (CFDIs) a Contalink:

  • Guía rápida: pasos esenciales para descargar o subir tus CFDIs de inmediato.

  • Tutorial completo: explicación detallada sobre la configuración, ruta en el sistema, buenas prácticas y video de apoyo.

Puedes elegir el tipo de guía según el tiempo que tengas disponible.

⚡Guía rápida

Carga automática con FIEL

  1. Ve al módulo Carga de CFDIs (ícono del SAT en la parte superior derecha).

  2. Haz clic en Descarga Automática → Configuración FIEL.

  3. Carga los archivos CER, KEY y la contraseña de tu FIEL vigente.

  4. Define la fecha inicial de descarga.

  5. Guarda los cambios.

  6. Espera hasta 48 horas para que Contalink descargue los XML desde el SAT.

Carga manual de XML

  1. Descarga tus XML desde el SAT o un servicio externo.

  2. En Contalink, entra a Carga de CFDIs → Carga Manual CFDIs.

  3. Sube tus archivos:

    • Uno a uno: Da clic en el circulo verde y selecciona un archivo.

    • Carga masiva: arrastra hasta 1000 XML.

  4. Los archivos válidos se marcan en verde; los errores se marcan en rojo.

📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.

Ubicación en el sistema

Ruta: Carga de CFDIs (ícono del SAT en la parte superior derecha).

Requisitos previos

  • Contar con la FIEL vigente para configurar la descarga automática.

  • Tener los archivos .cer, .key y la contraseña correspondientes.

  • En caso de optar por la carga manual, contar con los archivos XML correspondientes.

Tutorial completo

➡️ Carga Automática de CFDIs

Este método conecta Contalink con el portal del SAT para descargar automáticamente tus CFDIs, siempre que tengas configurada la FIEL vigente de tu empresa.


Configura la FIEL

1. Accede a la sección “CARGA DE CFDIs” desde la parte superior derecha del sistema.

2. Identifica si la descarga automática no está activa: verás un ícono rojo.

3. Haz clic en “DESCARGA AUTOMÁTICA” y selecciona “CONFIGURACIÓN FIEL”.

4. Carga los archivos requeridos:

  • Archivo CER

  • Archivo KEY

  • Contraseña de la FIEL

5. Elige la fecha desde la cual deseas descargar los XML.

6. Guarda los cambios.

💡 Tip: El primer proceso de descarga puede tardar hasta 48 horas. Contalink traerá automáticamente el historial de documentos vigentes desde la fecha seleccionada hasta hoy.

Una vez completada la configuración, el ícono de estado cambiará a verde cuando la configuración sea exitosa.

Da seguimiento a las descargas

  1. Consulta la vista principal de la sección.

  2. Haz clic en los cuadros de estado para ver el detalle de documentos descargados e intentos de conexión.

Semáforo de estado:

  • ⚪ Blanco: Solicitud inicial.

  • 🔵 Azul: Descarga en proceso.

  • ✅ Verde: Todos los documentos han sido descargados.

  • 🔴 Rojo: Fallo en la descarga.

Reconfigura la FIEL si está vencida o revocada

Si tu FIEL ha sido revocada o ha vencido debemos actualizar los archivos revocados configurados en el sistema.

1. Ingresa a Carga de CFDIs → Configuración FIEL.

2. Dar clic en Actualizar archivos FIEL → Actualiza los archivos CER, KEY y contraseña. Puedes cambiar la fecha de inicio de descarga o mantener la misma fecha.

3. Haz clic en “Guardar y Activar” para guardar los nuevos datos.

Reactiva la descarga automática por FIEL

Si configuraste la descarga automática anteriormente pero dejó de funcionar, puedes reactivarla fácilmente desde el mismo módulo de configuración.

1. Haz clic en el ícono del SAT en la parte superior derecha y selecciona “Configuración FIEL”.

2. Dentro del apartado, haz clic en “Actualizar FIEL”.

3. Verifica la fecha inicial de descarga para asegurarte de que esté correctamente definida.

4. Revisa la sección de configuración:

  • Los recuadros en color celeste indican que la descarga está en proceso.

  • No es necesario realizar más acciones: el sistema procesará la descarga automáticamente.

⏱️ Nota: La reactivación puede tardar hasta 48 horas en reflejar todos los archivos XML en tu sistema.

➡️ Carga Manual

Si no cuentas con la FIEL, puedes subir tus XML directamente desde tu equipo.

Prepara tus archivos

Para ello, primero necesitas obtener tus archivos XML directamente desde el portal del SAT o desde algun servicio externo.

A continuación te guiaré paso a paso para descargar tus facturas emitidas o recibidas desde el SAT, y prepararlas para cargarlas fácilmente a Contalink.

Descargar XML del SAT para subirlos Manualmente a Contalink

  1. Ingresa al portal del SAT https://www.sat.gob.mx/

  2. Da clic en Continuar al sitio → “Factura Electrónica”. → Servicios de factura

  3. Despliega el menú de: Consulta, Cancela y recupera tus facturas → Clic en Servicio de consulta y recupera, o accede directamente desde este enlace: Servicio de consulta y recupera

  4. Accede con tus credenciales, puedes acceder con:

    • Tu RFC y contraseña del SAT, o

    • Tu FIEL (requiere tener Java activo).

  5. Elige entre Facturas Emitidas o Facturas Recibidas.

  6. Configura el rango de fechas y haz clic en Buscar CFDI.

  7. Marca la casilla Acciones para seleccionar todos los resultados.

  8. Haz clic en Descargar seleccionados.

  9. Luego, entra a Recuperar descargas de CFDI y descarga el archivo ZIP.

  10. Guarda el archivo ZIP en tu computadora, da clic derecho en él y después en la opción "Extraer todo"; contendrá todos los XML listos para subir a Contalink.

  11. Repite este procedimiento según el número de solicitudes que hayas realizado.

No necesitas clasificarlos por tipo o fecha; al momento de cargarlos, Contalink lo hace automáticamente.

Sube los XML manualmente

  • Haz clic en “CARGA MANUAL CFDIs”.

  • Configura la fecha de inicio de carga manual en la parte inferior de la sección, elige la fecha inicial desde la que se aceptarán los XML y da clic en el botón azul “Actualizar fecha” para guardar los cambios.

Esto te permite controlar desde qué momento deseas comenzar a registrar documentos manuales en tu sistema.

  • Elige el tipo de carga:

    • Uno a Uno:

      • Da clic en el círculo verde.

      • Selecciona el archivo XML a cargar.

    • Carga Masiva:

      • Arrastra hasta 1000 archivos XML al recuadro gris.

✅ Tip: Los archivos válidos se marcan en verde; los errores se marcan en rojo.

⚠️ Advertencia: Si cargas un archivo duplicado, Contalink conservará solo un registro gracias a la validación del UUID.

➡️ Consulta de Documentos

Una vez subidos al sistema, puedes revisar tus documentos desde el Menú Principal:

Módulo

Tipo de comprobante

Ventas → Facturas

Facturas de ingresos

Egresos → Facturas

Facturas de compras o gastos

Nómina → Comprobantes

Comprobantes de pago de empleados

Cada sección te permite visualizar, filtrar y gestionar los documentos fácilmente.

➡️ Cambia la fecha de inicio de descarga de XMLs

Si necesitas modificar el periodo desde el cual deseas que se descarguen o carguen tus comprobantes, puedes hacerlo desde las secciones de carga automática o manual.

Para descarga automática por FIEL:

  1. Haz clic en el ícono del SAT y entra a “Configuración FIEL”.

  2. En la pantalla de configuración, ubica el campo de fecha.

  3. Selecciona la nueva fecha desde el calendario.

  4. Haz clic en el botón naranja “Actualizar fecha” para guardar los cambios.

El sistema comenzará a descargar los CFDIs a partir de esa nueva fecha para que puedas trabajar tu contabilidad desde ese periodo.

Para carga manual de XMLs:

  1. Haz clic en el ícono del SAT y luego en “Carga Manual CFDIs”.

  2. Da clic en el botón del calendario, o escribe directamente la nueva fecha en el campo visible.

  3. Haz clic en el botón azul “Actualizar fecha”.

Una vez guardado el cambio, podrás subir tus archivos XML descargados previamente desde el SAT, siempre que correspondan al periodo nuevo indicado.

💡 Tip: Cambiar la fecha no afecta los XMLs ya cargados; simplemente define desde cuándo el sistema aceptará nuevos documentos.

💡Mejores prácticas y recomendaciones

  • 🔍 Mantén tu FIEL vigente para evitar interrupciones en la descarga automática.

  • ✅ Revisa el semáforo de estado periódicamente.

  • ⚠️ Evita subir XML duplicados; Contalink realiza la validación, pero conservar archivos limpios mejora el rendimiento.

  • ⚠️ Configura correctamente la fecha de inicio antes de cada carga.

  • 💡Aprovecha la descarga automática para mantener tus registros al día sin esfuerzo manual.

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Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).

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  1. Inicia sesión en Contalink.

  2. Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.

  3. Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.

  4. Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

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