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Carga masiva de empleados y asimilados por medio de plantilla Excel (XLS)

Aprende a registrar y actualizar empleados y asimilados de forma masiva mediante plantillas de Excel en Contalink. Tiempo estimado de lectura: 5 minutos.

Introducción

Contalink te permite cargar la información de varios empleados o asimilados mediante una plantilla de Excel, para evitar capturar cada registro de forma manual.

En este artículo encontrarás dos alternativas:

Guía rápida: Consulta los pasos esenciales para realizar la carga de forma inmediata.

Tutorial completo: Conoce el proceso detallado, los datos que debes considerar al llenar la plantilla y las recomendaciones para evitar errores.

Puedes elegir la opción que mejor se adapte a tu necesidad y al tiempo disponible.

Guía rápida

Carga masiva de empleados

  1. Ingresa a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  2. Selecciona Empleados.

  3. Descarga la plantilla XLS.

  4. Captura los campos obligatorios y la información adicional que necesites.

  5. Utiliza los catálogos disponibles en las celdas.

  6. Guarda la plantilla.

  7. Regresa a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  8. Arrastra el archivo al área de carga.

  9. Revisa si hay errores identificados por el sistema.

  10. Si no existen errores, haz clic en Guardar.

Carga masiva de asimilados

  1. Ingresa a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  2. Selecciona Empleados Asimilados.

  3. Descarga la plantilla XLS.

  4. Captura los campos obligatorios y la información adicional que necesites.

  5. Utiliza los catálogos disponibles en las celdas.

  6. Guarda la plantilla.

  7. Regresa a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  8. Arrastra el archivo al área de carga.

  9. Revisa si hay errores identificados por el sistema.

  10. Si no existen errores, haz clic en Guardar.

Tutorial completo

¿Qué puedes hacer con la carga masiva?

La carga masiva permite crear nuevos registros o actualizar información existente de varios empleados y asimilados mediante un archivo XLS.

Esta opción es especialmente útil cuando necesitas incorporar varios registros o modificar información de manera simultánea, ya que reduce la captura manual y facilita la administración de la información en Contalink.

Puedes realizar dos tipos de carga:

  • Empleados

  • Empleados Asimilados

A continuación, te explicamos cómo preparar y cargar cada plantilla.

Carga masiva de empleados

1. Descarga la plantilla

Ingresa a:

Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva

Selecciona Empleados y descarga la plantilla en formato XLS.

Utiliza la plantilla proporcionada por Contalink para asegurarte de trabajar con la estructura requerida por el sistema.

2. Completa la información

Abre la plantilla y captura los datos de los empleados.

Registra, por lo menos, los campos obligatorios, identificados en la plantilla con color rojo.

También es necesario proporcionar información en los campos obligatorios de:

  • Riesgo Puesto

  • Registro Patronal

Los campos opcionales te permiten importar información adicional, como correo, número de empleado, percepciones, deducciones y otros pagos.

2.1 Campos con catálogo

Algunas columnas cuentan con un catálogo de opciones dentro de cada celda. En estos casos, selecciona el valor correspondiente del catálogo.

Los campos que cuentan con esta opción son:

  • Tipo Régimen

  • Tipo Contrato

  • Periodicidad Pago

  • País de residencia

  • Clave Entidad Federativa

  • Tipo Jornada

  • Riesgo Puesto

Recomendación: Evita escribir manualmente valores en estas columnas y utiliza las opciones disponibles en el catálogo.

3. Consideraciones para capturar los datos

Para evitar errores durante la carga:

  • Registra el nombre del empleado en mayúsculas, comenzando por el nombre y sin acentos.

  • Captura la fecha de inicio de la relación laboral con estructura DD/MM/AAAA y con formato texto.

  • Registra los importes de salario base, salario diario integrado, percepciones, deducciones y otros pagos con un máximo de dos decimales.

3.1 Copiar información desde otro archivo

Si ya tienes la información de tus empleados en otro archivo, puedes copiarla y pegarla en la plantilla.

Al hacerlo, selecciona:

Pegar como texto sin formato o pegar como valores

Esto ayuda a evitar errores derivados de formatos o configuraciones incompatibles entre archivos.

4. Carga la plantilla

Cuando hayas terminado de llenar la plantilla:

  1. Ingresa nuevamente a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  2. Arrastra el archivo XLS al área de carga.

  3. Espera a que Contalink valide la información.

  4. Revisa si hay errores identificados por el sistema.

  5. Si no existen errores, haz clic en Guardar.

5. ¿Qué sucede al guardar?

Contalink revisa el RFC de cada empleado para determinar qué acción debe realizar.

  • Si el RFC no existe, Contalink crea un nuevo registro en el catálogo de empleados.

  • Si el RFC ya existe, Contalink actualiza la información del registro existente.

Carga masiva de asimilados

1. Descarga la plantilla

Ingresa a:

Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva

Selecciona Empleados Asimilados y descarga la plantilla en formato XLS.

2. Completa la información

Captura los campos obligatorios identificados en color rojo.

Puedes incluir información opcional, como correo, percepciones, deducciones y otros pagos.

2.1 Campos con catálogo

Algunas columnas cuentan con un catálogo de opciones disponible directamente en cada celda.

Los campos que incluyen catálogo son:

  • Tipo Régimen

  • Tipo Contrato

  • Periodicidad Pago

  • País de residencia

  • Clave Entidad Federativa

Selecciona la opción correspondiente en cada caso.

3. Consideraciones para capturar los datos

Para evitar errores durante la carga:

  • Registra el nombre del asimilado en mayúsculas, comenzando por el nombre y sin acentos.

  • Captura la fecha de inicio de la relación laboral con el formato DD/MM/AAAA y como texto.
    ​

  • Registra los importes de salario base, percepciones, deducciones y otros pagos con un máximo de dos decimales.

3.1 Copiar información desde otro archivo

Si la información ya se encuentra en otro archivo, puedes copiarla y pegarla en la plantilla.

Utiliza la opción:

Pegar como texto sin formato o pegar como valores

Esto permite evitar problemas de compatibilidad ocasionados por formatos provenientes del archivo de origen.

4. Carga la plantilla

Después de completar la información:

  1. Ingresa a Configuración ⚙️ → Migraciones → Carga masiva.

  2. Arrastra el archivo al área de carga.

  3. Revisa los posibles errores.

  4. Si no existen errores, haz clic en Guardar.

5. ¿Qué sucede al guardar?

Contalink revisa el RFC de cada asimilado:

  • Si el RFC no existe, crea un nuevo registro en el catálogo de empleados.

  • Si el RFC ya existe, actualiza el registro existente.

Mejores prácticas y recomendaciones

Antes de realizar la carga, considera las siguientes recomendaciones:

  • Descarga la plantilla directamente desde Contalink para asegurarte de utilizar el formato correcto.

  • No modifiques la estructura de la plantilla ni los nombres de sus columnas.

  • Utiliza los catálogos disponibles en las celdas cuando correspondan.

  • Verifica que las fechas estén registradas como DD/MM/AAAA.

  • Captura los importes con un máximo de dos decimales.

  • Utiliza Pegar como texto sin formato al trasladar información desde otro archivo.

  • Revisa todos los errores mostrados por Contalink antes de guardar.

  • Conserva una copia de la plantilla utilizada para futuras consultas o respaldos.

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