Introducción
En este artículo aprenderás a utilizar la funcionalidad de registro manual de facturas o comprobantes en Contalink. Esta función es útil cuando no cuentas con el archivo XML de tu comprobante, pero necesitas mantener un control detallado de tus movimientos financieros.
Podrás elegir entre dos opciones para completar esta tarea:
⚡️ Guía rápida: Pasos esenciales para registrar facturas sin XML de forma rápida.
📘 Tutorial completo: Explicación detallada con contexto, rutas en el sistema y mejores prácticas.
⚡️ Guía rápida
Ingresa al menú izquierdo, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.
Para registro manual: haz clic en el icono en la esquina superior derecha y elige Captura manual. Completa los datos y guarda.
Para el registro masivo leyendo PDF: Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS. Haz clic en NUEVO y selecciona CAPTURA AUTOMÁTICA
Para el registro masivo con plantilla de excel: Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS. Haz clic en NUEVO y selecciona IMPORTAR EXCEL.
Clasifica, contabiliza y marca como pagado desde el listado de facturas.
Tutorial completo
a) Introducción
En ocasiones no dispones del archivo XML para respaldar tus gastos o movimientos, como en compras a proveedores extranjeros, gastos no deducibles o pagos de impuestos. Contalink te permite registrar estas operaciones manualmente para que puedas clasificarlas, conciliarlas y contabilizarlas sin problema. Puedes hacerlo de tres formas: registro uno a uno, registro masivo desde archivos PDF, o registro masivo usando una plantilla Excel.
La información que captures alimentará el sistema para reflejar correctamente tus movimientos y facilitar el cumplimiento fiscal.
Opciones:
Captura manual
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS. En esta vista encontrarás todas las facturas y notas de crédito relacionadas con tus compras y gastos.
Haz clic en el icono ubicado en la esquina superior derecha para abrir el formulario de registro manual.
En la siguiente vista selecciona "Captura manual".
Ingresa los datos principales:
Fecha de expedición
Folio: Ayuda a identificar tu comprobante.
Tipo de moneda
Nombre y RFC del proveedor.
Agrega los conceptos o productos relacionados con el comprobante:
Cantidad, concepto o producto, y precio (sin incluir impuestos).
Selecciona el tipo de impuesto aplicable (IVA, exento, u otros). Si eliges "OTROS", podrás ingresar manualmente el monto del impuesto.
NOTA: Usa las herramientas de la derecha para añadir o eliminar líneas según sea necesario. Los cálculos de impuestos se actualizarán automáticamente.
5. Una vez completado, haz clic en GUARDAR. El comprobante quedará registrado en la ventana de facturas. Desde allí, podrás:
Clasificarlo según su tipo.
Generar la póliza contable correspondiente.
Marcarlo como pagado.
Registro masivo leyendo comprobantes digitales en PDF
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.
Haz clic en NUEVO y selecciona CAPTURA AUTOMÁTICA
Selecciona o arrastra la factura/comprobante digital en formato PDF en la ventana de carga. Podrás subir uno o más documentos a la vez.
Contalink procesará la información y mostrará un mensaje de éxito si todo es correcto. Una vez cargada la información, podrás consultar un resumen con la información de tu comprobante.
Los registros aparecerán en el listado de facturas. Desde ahí podrás:
Clasificarlos según su tipo.
Generar las pólizas contables correspondientes.
Marcar los comprobantes como pagados.
Registro masivo con Plantilla en Excel
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.
Haz clic en NUEVO y selecciona IMPORTAR EXCEL.
Descarga la plantilla de Excel proporcionada.
Completa los campos con los datos de cada comprobante:
Folio
Moneda
Fecha
Nombre y RFC del proveedor.
Concepto
Totales e impuestos aplicables. Puedes incluir tasas de impuestos como IVA del 16%, 8%, exento o tasa 0.
NOTA: Los impuestos cedulares no están habilitados actualmente.
5. Una vez completada la plantilla, regresa al sistema. Selecciona o arrastra el archivo en la ventana de carga.
NOTA: Cada línea dentro de tu archivo corresponde a un registro en el sistema
Contalink procesará la información y mostrará un mensaje de éxito si todo es correcto. Podrás consultar un resumen con la información de tus facturas.
Los registros aparecerán en el listado de facturas. Desde ahí podrás:
Clasificarlos según su tipo.
Generar las pólizas contables correspondientes.
Marcar los comprobantes como pagados.
Este proceso asegura que puedas llevar un control completo de todos tus movimientos financieros, incluso aquellos que no generan un comprobante XML.
Mejores prácticas y recomendaciones
Asegúrate de completar la plantilla respetando el formato y sin cambiar encabezados para evitar errores.
¿Tienes dudas adicionales?
Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).
Horario de atención:
Lunes a viernes de 08:30 a.m. a 09:00 p.m. (hora centro de México).
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