En este manual te explicamos cómo utilizar la funcionalidad de registro manual de facturas o comprobantes en el sistema, ideal para casos donde no cuentas con el archivo XML. Esto es útil para mantener un control detallado de tus compras, gastos o movimientos no respaldados con un CFDI.
Existen escenarios en los que no es posible obtener un CFDI por parte de tu proveedor, como por ejemplo:
Compras a proveedores extranjeros.
Gastos no deducibles.
Pago de impuestos u otros movimientos.
El registro manual en Contalink permite clasificar, conciliar y contabilizar estos movimientos de forma sencilla. Podrás utilizar dos métodos:
Registro individual (uno a uno).
Registro masivo (usando una plantilla en Excel).
A continuación, te explicamos cómo utilizar cada opción.
Registro individual (uno a uno)
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.En esta vista encontrarás todas las facturas y notas de crédito relacionadas con tus compras y gastos.
Haz clic en el icono ubicado en la esquina superior derecha para abrir el formulario de registro manual.
En la siguiente vista selecciona "Capturar Egreso".
Ingresa los datos principales:
Folio: Ayuda a identificar tu comprobante.
Tipo de moneda
Fecha de registro.
Nombre y RFC del proveedor.
Agrega los conceptos o productos relacionados con el comprobante:
Cantidad, concepto o producto, y precio (sin incluir impuestos).
Selecciona el tipo de impuesto aplicable (IVA, exento, u otros). Si eliges "OTROS", podrás ingresar manualmente el monto del impuesto.
NOTA: Usa las herramientas de la derecha para añadir o eliminar líneas según sea necesario. Los cálculos de impuestos se actualizarán automáticamente.
5. Una vez completado, haz clic en GUARDAR. El comprobante quedará registrado en la ventana de facturas. Desde allí, podrás:
Clasificarlo según su tipo.
Generar la póliza contable correspondiente.
Marcarlo como pagado.
Registro masivo con Plantilla en Excel
Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.
Haz clic en Nuevo y selecciona Importar Egresos.
Descarga la plantilla de Excel proporcionada.
Completa los campos con los datos de cada comprobante:
Folio
Moneda
Fecha
Nombre y RFC del proveedor.
Concepto
Totales e impuestos aplicables. Puedes incluir tasas de impuestos como IVA del 16%, 8%, exento o tasa 0.
NOTA: Los impuestos cedulares no están habilitados actualmente.
5. Una vez completada la plantilla, regresa al sistema. Selecciona o arrastra el archivo en la ventana de carga.
NOTA: Cada línea dentro de tu archivo corresponde a un registro en el sistema
Contalink procesará la información y mostrará un mensaje de éxito si todo es correcto.
Los registros aparecerán en el listado de facturas. Desde ahí podrás:
Clasificarlos según su tipo.
Generar las pólizas contables correspondientes.
Marcar los comprobantes como pagados.
Este proceso asegura que puedas llevar un control completo de todos tus movimientos financieros, incluso aquellos que no generan un comprobante XML.