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Registro manual de Facturas y Comprobantes

Conoce cómo puedes registrar una factura o comprobante directo en el sistema para los escenarios donde tu proveedor no te otorgue un XML.

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Escrito por Tatiana Gomez
Actualizado hace más de una semana

En este manual te explicamos cómo utilizar la funcionalidad de registro manual de facturas o comprobantes en el sistema, ideal para casos donde no cuentas con el archivo XML. Esto es útil para mantener un control detallado de tus compras, gastos o movimientos no respaldados con un CFDI.

Existen escenarios en los que no es posible obtener un CFDI por parte de tu proveedor, como por ejemplo:

  • Compras a proveedores extranjeros.

  • Gastos no deducibles.

  • Pago de impuestos u otros movimientos.

El registro manual en Contalink permite clasificar, conciliar y contabilizar estos movimientos de forma sencilla. Podrás utilizar tres métodos:

  1. Registro uno a uno capturando manualmente la información.

  2. Registro masivo leyendo los comprobantes digitales en formato PDF.

  3. Registro masivo usando una plantilla en Excel.

A continuación te explicamos cómo utilizar cada opción.


Captura manual

  1. Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS. En esta vista encontrarás todas las facturas y notas de crédito relacionadas con tus compras y gastos.

  2. Haz clic en el icono ubicado en la esquina superior derecha para abrir el formulario de registro manual.

  3. En la siguiente vista selecciona "Captura manual".

  4. Ingresa los datos principales:

    • Fecha de expedición

    • Folio: Ayuda a identificar tu comprobante.

    • Tipo de moneda

    • Nombre y RFC del proveedor.

    • Agrega los conceptos o productos relacionados con el comprobante:

      • Cantidad, concepto o producto, y precio (sin incluir impuestos).

      • Selecciona el tipo de impuesto aplicable (IVA, exento, u otros). Si eliges "OTROS", podrás ingresar manualmente el monto del impuesto.

NOTA: Usa las herramientas de la derecha para añadir o eliminar líneas según sea necesario. Los cálculos de impuestos se actualizarán automáticamente.

5. Una vez completado, haz clic en GUARDAR. El comprobante quedará registrado en la ventana de facturas. Desde allí, podrás:

  • Clasificarlo según su tipo.

  • Generar la póliza contable correspondiente.

  • Marcarlo como pagado.


Registro masivo leyendo comprobantes digitales en PDF

  1. Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.

  2. Haz clic en NUEVO y selecciona CAPTURA AUTOMÁTICA

  3. Selecciona o arrastra la factura/comprobante digital en formato PDF en la ventana de carga. Podrás subir uno o más documentos a la vez.

  4. Contalink procesará la información y mostrará un mensaje de éxito si todo es correcto. Una vez cargada la información, podrás consultar un resumen con la información de tu comprobante.

Los registros aparecerán en el listado de facturas. Desde ahí podrás:

  • Clasificarlos según su tipo.

  • Generar las pólizas contables correspondientes.

  • Marcar los comprobantes como pagados.


Registro masivo con Plantilla en Excel

  1. Ingresa al MENÚ PRINCIPAL, selecciona EGRESOS y luego FACTURAS.

  2. Haz clic en NUEVO y selecciona IMPORTAR EXCEL.

  3. Descarga la plantilla de Excel proporcionada.

  4. Completa los campos con los datos de cada comprobante:

    • Folio

    • Moneda

    • Fecha

    • Nombre y RFC del proveedor.

    • Concepto

    • Totales e impuestos aplicables. Puedes incluir tasas de impuestos como IVA del 16%, 8%, exento o tasa 0.

NOTA: Los impuestos cedulares no están habilitados actualmente.

5. Una vez completada la plantilla, regresa al sistema. Selecciona o arrastra el archivo en la ventana de carga.

NOTA: Cada línea dentro de tu archivo corresponde a un registro en el sistema

Contalink procesará la información y mostrará un mensaje de éxito si todo es correcto. Podrás consultar un resumen con la información de tus facturas.

Los registros aparecerán en el listado de facturas. Desde ahí podrás:

  • Clasificarlos según su tipo.

  • Generar las pólizas contables correspondientes.

  • Marcar los comprobantes como pagados.

Este proceso asegura que puedas llevar un control completo de todos tus movimientos financieros, incluso aquellos que no generan un comprobante XML.


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