Introducción

Este artículo te guía para mantener actualizados y auditados los CFDIs en Contalink, dividido en dos partes:

Guía rápida: pasos esenciales para configurar y actualizar el estatus de tus CFDIs en pocos minutos.
Tutorial completo: explicación detallada con contexto, rutas en el sistema, configuraciones previas, mejores prácticas y recomendaciones (aprox. 6 minutos de lectura).

Escoge la opción que prefieras y mantén tus comprobantes alineados con la información del SAT, de manera segura y sin complicaciones.

⚡ Guía rápida

Configura cómo deseas manejar los CFDIs cancelados en General / Configuración Empresa / Configuración Avanzada.
Actualiza el estatus de tus CFDIs:
- Automáticamente (el sistema lo revisa a diario con el SAT).
- Manualmente en Auditoría > CFDIs Cancelados.
Monitorea CFDIs en proceso de cancelación en el apartado CFDIs Cancelados.
Consulta el Informe de CFDIs en Auditoría > Informe de CFDIs para validar tus documentos fiscales.

Tutorial completo

Introducción

La Auditoría de CFDIs en Contalink es una herramienta que permite mantener actualizada la información de tus comprobantes fiscales frente al SAT y elegir cómo deseas gestionar las cancelaciones.
Con esta función puedes:

Evitar inconsistencias en tus reportes y declaraciones.
Automatizar procesos de validación.
Revisar facturas canceladas y su impacto contable.

🔎 Lógica del sistema: Contalink consulta diariamente el SAT y actualiza el estatus de tus CFDIs, aplicando las reglas que hayas configurado para documentos cancelados.

Configuración de CFDIs Cancelados

Dentro del sistema puedes configurar las acciones que se aplicarán al cambiar el estatus de tus CFDIs. Elegir el criterio correcto depende de tu política contable y de cómo deseas manejar las cancelaciones de CFDIs en tu sistema.

Ingresa al menú de configuración y selecciona GENERAL / CONFIGURACIÓN EMPRESA.
Dirígete al apartado CONFIGURACIÓN AVANZADA
Localiza el campo CFDI CANCELADO y selecciona una de las opciones que enseguida te detallamos

Criterio 1: Conservar póliza y conciliación

Esta opción es ideal si quieres mantener un registro de las operaciones previas sin alterar los datos originales.

Si tu documento está contabilizado y ligado a un pago, su información se mantendrá igual. En este caso, deberás aplicar manualmente su póliza de reversa y quitar los enlaces del documento.

Criterio 2: Creación de Póliza para Cancelar el Saldo

Esta opción es ideal si quieres mantener un registro de las operaciones previas sin alterar los datos originales y adicionalmente generar una póliza para afectar tus saldos contables para disminuir el saldo registrado cuando el documento fue vigente.

Si tu documento está contabilizado y ligado a un pago, el sistema generará automáticamente una póliza para cancelar el saldo pendiente. Si solo tienes la factura, generaremos una póliza para cancelar la provisión.

Criterio 3: Eliminación de Pólizas y Movimientos

Esta opción es ideal si prefieres limpiar completamente las operaciones relacionadas con un CFDI cancelado.

Este criterio implica que si tu documento está contabilizado y ligado a un pago, se eliminarán las pólizas y movimientos asociados a la factura.

Actualizar estatus de CFDIS automáticamente

Contamos con un proceso que revisa automáticamente el estatus de tus CFDIS ante el SAT y actualiza tu información.

Este proceso se realiza de forma diaria y podrás verificar directamente la información de tus facturas en las vistas que ya conoces.

Al cambiar su estatus, Contalink revisa el criterio configurado en la empresa y realiza las acciones correspondientes.

⚠️ Nota: Para descartar cualquier posible error, ya que la actualización automática depende de la respuesta del SAT y que este no tenga ninguna intermitencia, es recomendable ejecutar al menos una vez el proceso de manera manual antes de la presentación de tus impuestos, para validar si existen nuevas cancelaciones.

Actualizar de estatus de CFDIS de forma manual

Para actualizar de manera manual el estatus de tus documentos sigue estos pasos:

Ingresa al menú principal y selecciona AUDITORIA
Selecciona la opción CFDIs Cancelados
Selecciona el periodo que se desea revisar
Podrás filtrar también por UUID
Da clic en CONSULTAR

El sistema iniciará la verificación de cada uno de los CFDIs, mostrando en la parte inferior el tipo de recibo, folio, UUID y si se encuentra vigente o cancelado. Puedes filtrar datos del CFDI o por estatus CANCELADO para encontrar fácilmente los comprobantes que necesitas revisar.

Si lo requieres puedes consultar el documento que se ha revisando dando clic en el icono mostrado de lado derecho. Si lo requieres podrás validar que el estatus este reflejado en el SAT , para ello sigue estos pasos:

Dirígete a la parte superior de la página y busca la opción de filtrado. Selecciona la opción "Cancelado" para filtrar los comprobantes cancelados.
Haz clic en icono marcado en color verde, se abrirá automáticamente una ventana adicional en tu navegador.

3. Los datos ya estarán capturados en el portal del SAT. Ingresa el código de la imagen proporcionada para verificar que no eres un robot y haz clic en el botón "Verificar" para proceder.

Monitorear CFDIs en proceso de cancelación

Al cancelar tus facturas o comprobantes emitidos en Contalink, tendrás una herramienta para monitorear su estatus de cancelación llamado CFDIS Cancelados, esto en los casos donde se quiere una aprobación por parte de tus clientes.

El sistema revisa automáticamente el estatus en el portal del SAT cada 2 horas y actualiza su estatus por un lapso de 72 horas. En este apartado podrás monitorear esta información

El Informe de CFDIs en Contalink es una herramienta esencial para auditar, cuadrar y validar todos los documentos fiscales XML registrados en el sistema. Con esta funcionalidad puedes verificar que tus facturas, recibos de nómina, notas de crédito y otros CFDIs estén alineados con la información reportada ante el SAT, garantizando así una gestión fiscal confiable y transparente.

Consulta el Informe de CFDIs

Sigue estos pasos para acceder y utilizar el informe:

Ve al Menú Principal.
Haz clic en Auditoría.
Selecciona la opción Informe de CFDIs.
Filtra por año, mes o día específico según lo necesites.
Haz clic en Consultar para generar el reporte.

Una vez generado, el informe muestra un desglose detallado de los documentos XML con estatus vigente ante el SAT. Estos se organizan por tipo de comprobante:

Facturas de ingreso
Facturas de egreso
Recibos de nómina
Notas de crédito
Complementos de pago

Y se dividen en dos categorías clave:

Activos: Documentos operativos que no han sido eliminados del sistema.
Inactivos: Documentos que fueron eliminados, pero se muestran en color gris para mantener trazabilidad y facilitar auditorías.

💡 Tip: Haz clic sobre el número total de cada tipo de comprobante para abrir directamente la vista filtrada con todos los documentos que componen ese

También puedes revisar tus documentos directamente desde la sección de facturas:

Abre la vista de facturas (ingresos, egresos o nómina).
Haz clic en el ícono de filtro en la parte superior derecha.
Selecciona el estatus que deseas consultar:
- Todos
- Activos
- Inactivos

⚠️ Nota: Los CFDIs inactivos se muestran sombreados en gris. Esta visualización no afecta tus procesos contables como clasificación, contabilización o aplicación de pagos.

Caso de uso de auditoría de CFDIs Cancelados

¿Qué hacer cuando un CFDI de meses anteriores es cancelado y no se efectuó actualización de estatus de manera automática?

En caso de que te encuentres con una factura cancelada de un periodo anterior que aún aparece vigente en Contalink debes realizar lo siguiente:

Verificar pólizas y movimientos

Dirígete a VENTAS o EGRESOS / FACTURAS.
Haz clic en el folio de la factura cancelada para abrirla.
Elimina la póliza de provisión dando clic en ELIMINAR PÓLIZAS (si existe).
Elimina los movimientos conciliados dando clic en el botón ❌ (si aplica).

Asegúrate de que la factura no tenga póliza de provisión generada y/o cobro/pago aplicado antes de continuar.

Ejecuta la herramienta de CFDIS de manera manual

Ve a AUDITORÍA > CFDIs CANCELADOS.
Haz clic en ESTATUS DE FACTURAS, indica la fecha de inicio y fin, y da clic en CONSULTAR.
Espera a que se actualice el estatus de las facturas del período.

Una vez completado, tus facturas aparecerán correctamente como CANCELADAS

💡 Mejores prácticas

Configura correctamente el criterio de cancelación que usaras en tu operación. Esto asegura que las cancelaciones se gestionen de forma coherente con tus procesos internos y evita errores contables.
Aunque el sistema actualiza automáticamente monitorea y actualiza el estatus de tus CFDIs de forma manual por lo menos una vez cada cierto tiempo para evitar inconsistencias en tus reportes y declaraciones.
Utiliza el informe de CFDIS filtrando por tipo de documento y estatus (activos/inactivos) ya que facilita la auditoría interna, la conciliación contable y la transparencia fiscal, evitando sorpresas durante revisiones o declaraciones.

¿Tienes dudas adicionales?

Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).

Horario de atención:
Lunes a viernes de 08:30 a.m. a 09:00 p.m. (hora centro de México).

Si nos escribes fuera de ese horario, nuestra IA entrenada te atenderá y te proporcionará información útil hasta que un asesor esté disponible.

¿Cómo escribirnos al chat?

A continuación te compartimos cómo iniciar una conversación paso a paso:

Inicia sesión en Contalink.
Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.
Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.
Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

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