Introducción
En este artículo aprenderás a clasificar las facturas de ventas y egresos que hayas cargado en Contalink, ya sea de forma individual o masiva. Esta acción permite que el sistema registre los ingresos y gastos en las cuentas contables correspondientes.
Guía rápida: Pasos básicos para completar el proceso en menos de 1 minuto.
Tutorial completo: Explicación detallada con contexto, ruta en el sistema, buenas prácticas y video de apoyo (3–4 minutos).
Escoge la opción que prefieras y cumple con tus obligaciones fiscales sin complicaciones.
⚡️ Guía rápida
Clasificación de ventas:
Dirígete al menú izquierdo → Ventas → Facturas.
Asigna una cuenta contable en la columna Cuenta Contable (una por una o de forma masiva).
Para clasificación masiva:
Haz clic en Más todos (Botón en gris de lado derecho)
Selecciona Clasificación de Cuenta → Cambiar etiqueta.
Elige la cuenta de resultados o la cuenta de ingresos correspondiente.
Recuerda que puedes clasificar en base a la tasa aplicable (0%, 8%, 16%, exento o no objeto), según tu actividad económica.
Se recomienda realizar esta clasificación manualmente al menos la primera vez para que Contalink aprenda tu lógica de negocio y pueda replicarla automáticamente en los siguientes periodos.
Clasificación de egresos:
Dirígete al menú izquierdo → Egresos → Facturas.
El sistema puede clasificar automáticamente usando tu historial.
Para clasificación individual:
Asigna la cuenta contable directamente en la columna Cuenta Contable.
Para clasificación masiva:
Haz clic en Más todos.
Selecciona Clasificación de Cuenta → Clasificación usando Algoritmo Automático.
Haz clic en Aplicar.
Tutorial completo
a) ¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Este proceso te permite indicarle al sistema qué cuenta contable usar para cada ingreso o gasto. Es necesario para que Contalink genere pólizas correctas, calcule los resultados financieros y mantenga tu contabilidad actualizada.
No necesitas clasificar proveedores, clientes o impuestos: Contalink lo hace por ti.
Solo necesitas decirle al sistema:
➤ Este ingreso va a esta cuenta
➤ Este gasto o compra va a esta otra
Esto lo puedes hacer tú directamente o programarlo para que se repita mes a mes.
Lo ideal es hacerlo manual el primer mes. Así entrenas al sistema con tu lógica contable, y a partir del segundo mes, Contalink podrá replicar esa lógica automáticamente.
b) Requisitos o configuraciones previas
Asegúrate de haber cargado o tener descargados previamente los XML de facturas en el sistema.
Proceso paso a paso
Clasificar ventas
Dirígete al menú izquierdo → Ventas → Facturas.
En la parte superior derecha, encontrarás un ícono con forma de calendario.
Haz clic ahí para filtrar el periodo que deseas trabajar. Esto actualizará la vista en todas las ventanas del sistema.
Si necesitas una búsqueda más específica, haz clic en el ícono azul con forma de embudo para aplicar filtros avanzados como tipo de factura, monto o RFC.
Una vez aplicado el filtro, verás todas las facturas del periodo seleccionado.
En la columna Cuenta Contable (recuadro blanco ubicado a la izquierda de ca factura), puedes ingresar manualmente la cuenta de resultados o de ingresos correspondiente. Puedes seleccionar la tasa aplicable (16%, 8%, 0%, exento o no objeto), según el tipo de producto o servicio y tu actividad económica.
Para clasificar varias facturas al mismo tiempo:
Haz clic en el botón Más todos. (recuadro gris ubicado a lado izquierdo superior)
Luego haz clic en el icono con forma de una etiqueta en (color negro de lado derecho)
Selecciona la opción Cambiar cuenta contable
Ingresa la cuenta de ingresos o de resultados para todas las facturas seleccionadas.
Recomendación: realiza esta clasificación manualmente al menos una vez. Esto permitirá que el sistema aprenda tu configuración y la replique automáticamente en meses posteriores.
Clasificar egresos
Dirígete al menú izquierdo → Egresos → Facturas.
En la esquina superior derecha verás un ícono con forma de calendario. Úsalo para filtrar el periodo que vas a trabajar.
A su lado está un ícono azul con forma de embudo, que te permite hacer búsquedas más específicas (por RFC, tipo de CFDI, etc.).
Puedes indicarle a Contalink que clasifique tus egresos usando el algoritmo automático, que a diferencia de las ventas, aquí puedes activar desde el primer mes.
Para usar el algoritmo automático:
Selecciona todas las facturas haciendo clic en el botón “Más todos” (ubicado en la parte superior izquierda, botón gris).
Luego, selecciona el ícono con forma de etiqueta, que se encuentra en la parte superior derecha.
Se desplegará una ventana con tres opciones. Selecciona la primera:
“Clasificación de cuentas contables usando algoritmo automático”.
Esta opción analiza la estructura del XML y, con base en esa información, asigna automáticamente la cuenta de compra o gasto correspondiente.
Listo. Visualmente podrás identificar las etiquetas asignadas por el sistema porque son de color naranja.
Naranja: asignadas automáticamente por Contalink.
Azul: asignadas por ti manualmente.
¿Qué pasa si no estás conforme con la clasificación automática?
Puedes cambiarla o eliminarla tanto de forma individual como masiva.
Individual:
Ubícate en la etiqueta naranja de la factura que deseas modificar. A su lado derecho aparecerá un ícono con forma de tache rojo.
Haz clic en este ícono para eliminar la clasificación. El campo se abrirá para que puedas escribir la cuenta contable que prefieras.Masivo:
Selecciona todas las facturas con el botón “Más todos”.
Luego, selecciona la etiqueta de color negro que aparece a la derecha y elige la tercera opción:
“Eliminar clasificación”.
Así podrás borrar de forma masiva las cuentas asignadas y volver a clasificarlas.
Cómo programar la automatización de la clasificación contable
Para facilitar y agilizar el proceso de clasificación de tus ventas y egresos, Contalink te permite programar la automatización mensual de esta tarea. Esto significa que, una vez configurado correctamente, el sistema clasificará automáticamente tus facturas cada mes, basándose en la información y patrones históricos que has proporcionado.
De esta forma, evitarás hacerlo manualmente mes a mes, aunque siempre tendrás la opción de revisar y ajustar las clasificaciones que el sistema sugiera.
Sigue estos pasos para configurar y verificar esta automatización:
Dirígete al menú izquierdo y haz clic en el ícono de engrane que está en la parte inferior.
Selecciona la opción Contabilidad → Automatización.
En esta ventana verás la modalidad de automatización que tienes configurada actualmente.
Si ya tienes una automatización configurada, no te preocupes: el sistema generará la clasificación automáticamente cada mes, siempre que tu modalidad sea alguna de estas:
Impuestos + Contabilidad conciliación con CFDIs
Impuestos + Contabilidad conciliación con estados de cuenta
Si tienes una modalidad personalizada, revisa que esté seleccionada la primera opción:
“Clasificación de Cuentas Contables”.Si está seleccionada, el sistema generará automáticamente la clasificación cada mes sin que tengas que hacerlo manualmente.
Si no está seleccionada, puedes activarla aquí.
Importante:
Si tienes activas las modalidades mencionadas anteriormente (Impuestos + Contabilidad), no tienes que preocuparte: el sistema realizará la clasificación mes a mes automáticamente.
Esto te evita hacer el proceso manual cada mes.
Te recomendamos revisar y validar que la clasificación que genere el sistema sea correcta. Recuerda que estas son sugerencias que puedes modificar en cualquier momento según tu criterio.
Mejores prácticas y recomendaciones
Realiza la clasificación manual el primer mes: Aunque Contalink puede automatizar la clasificación, es importante que durante el primer mes asignes manualmente las cuentas contables para que el sistema “aprenda” la lógica de tu negocio y pueda replicarla correctamente en meses posteriores.
Utiliza los filtros de periodo y búsqueda: Antes de clasificar, ajusta bien el periodo con el ícono de calendario y usa los filtros avanzados para trabajar con lotes específicos. Esto evita errores y mejora la precisión.
Revisa las etiquetas asignadas automáticamente: Las etiquetas naranjas indican clasificaciones hechas por el sistema. Verifica que sean correctas y ajusta manualmente las que consideres necesarias.
Mantén actualizada la configuración de automatización: Revisa periódicamente en el menú de automatización que la modalidad de clasificación esté activada y correctamente configurada para que el sistema realice el proceso automáticamente.
Elimina clasificaciones incorrectas de forma masiva o individual: Si detectas errores en las clasificaciones, usa la opción para eliminar etiquetas masivamente o una por una para corregirlas sin complicaciones.
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