Introducción
Contalink te permite personalizar los permisos de tus usuarios mediante la creación de roles. Esto te da control total sobre qué herramientas, empresas o secciones puede visualizar o modificar cada usuario dentro del sistema.
En este artículo encontrarás dos secciones:
Guía rápida: pasos esenciales para crear y asignar un rol.
Tutorial completo: explicación detallada del proceso, configuración avanzada y consejos prácticos.
💡 Tip: Usa el temario lateral para ir directamente a la sección que necesites revisar.
⚡Guía rápida: Crear un rol y asignar permisos
Ingresa con tu usuario administrador y selecciona la empresa base (la que tiene una ⭐ junto a su nombre).
Dirígete al ⚙️ icono de engrane (Configuración).
Dirigete a Administración de permisos → Roles.
Da clic en el botón “+” para crear un nuevo rol.
Asigna un nombre al rol y presiona Guardar.
En la sección Permisos, define si cada módulo tendrá acceso de Lectura, Escritura o Sin acceso.
Una vez configurado, guarda los cambios y dirígete a la ventana de Usuarios para asignar el nuevo rol.
📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.
Tutorial completo
Ubicación en el sistema
📍Menú principal → ⚙️ Configuración → Administración de permisos → Roles
🔧Requisitos previos
Acceder con un usuario administrador.
Iniciar sesión desde la empresa base (la identificada con una ⭐).
Pasos para crear y configurar un rol personalizado.
Paso 1: Crear un nuevo rol
Desde la vista de Roles, haz clic en “+” para agregar un nuevo registro.
Asigna un nombre identificable (por ejemplo: “Auxiliar contable” o “Nómina limitada”).
Da clic en Guardar.
Una vez guardado, se habilitarán las secciones Permisos y Usuarios-Empresas.
Paso 2: Configurar permisos
En el apartado Permisos podrás habilitar o restringir el acceso a cada módulo del sistema.
Cada módulo cuenta con tres niveles de permiso:
🟡Lectura: permite consultar información sin poder modificarla.
🟢Escritura: otorga acceso completo para operar dentro de la herramienta.
🔴Sin acceso: oculta completamente la sección del menú y bloquea su uso.
💡 Ejemplo:
Si deseas que un usuario solo consulte la información de Nómina, marca “Lectura” para ese módulo y “Sin acceso” en los demás.
Paso 3: Configuración detallada por herramienta
Si necesitas un control más específico, haz clic en el nombre de la funcionalidad para abrir una ventana emergente.
Desde allí puedes:
Bloquear campos particulares.
Habilitar o restringir acciones específicas dentro de una transacción.
✅Una vez definidos los permisos, selecciona Actualizar para guardar los cambios.
📑Duplicar un rol existente (opcional)
Si ya tienes un rol con una configuración similar, puedes utilizarlo como base en lugar de configurar nuevamente todos los permisos. Puedes duplicar un rol ya configurado siguiendo estos pasos:
Con el usuario administrador, ingresa a la ⭐empresa base → ⚙️Configuración → Roles.
Selecciona el rol que deseas duplicar. Da clic en el icono de copiar.
Selecciona el rol que deseas tomar como base. (Debe ser el mismo que seleccionaste)
Da clic en Procesar.
Luego podrás editar los permisos del nuevo rol según tus necesidades.
💡 Recomendación: Utiliza esta opción cuando varios integrantes de tu equipo tengan funciones similares. Así podrás ahorrar tiempo y mantener una estructura de permisos uniforme.
🛡️Asignar el rol a un usuario
Una vez creado y configurado el rol, deberás indicar qué usuario lo utilizará y en qué empresas tendrá ese nivel de acceso.
Para aplicar el nuevo rol:
Ingresa a la ⭐Empresa base → ⚙️Configuración → 👥Usuarios.
Da clic en el usuario al que deseas asignar o modificar el rol.
En la parte inferior visualizarás la pestaña: Roles-Empresas con el listado de roles.
Estos son los roles disponibles y las empresas que el usuario tiene asociadas a cada uno.
🟢Si el botón de Empresas se encuentra en Verde, quiere decir que el usuario tiene asignada 1 empresa con ese rol.
🔵Si el botón de Empresas se encuentra en Azul, el usuario tiene varias empresas asignadas con ese rol.
⚪Si el botón de Empresas se encuentra en Blanco, no hay empresas asignadas con ese rol para el usuario.
Para agregar o quitar empresas, haz clic en Empresas en el rol correspondiente.
En el listado, utiliza la casilla ✅ para habilitar o deshabilitar las empresas en las que el usuario tendrá asignado ese rol.
De esta manera, puedes controlar qué rol tendrá el usuario y en cuáles empresas podrá utilizarlo.
💡 Un mismo usuario puede requerir diferentes accesos dependiendo de las empresas que tenga asignadas. Verifica que la relación entre usuario, empresa y rol sea la correcta.
🛡️→🛡️Cambiar el rol a un usuario
Si deseas cambiar el rol del usuario:
Identifica el rol que tiene asignado actualmente.
Haz clic en el botón Empresas de ese rol.
Localiza la(s) empresa(s) y desmarca la casilla ✅ para quitarla del rol actual.
Regresa al nuevo rol que deseas asignar.
Haz clic en Empresas.
Localiza la(s) misma(s) empresa(s) y marca la casilla ✅.
El cambio se guarda justo al marcar la casilla, puedes dar clic fuera del recuadro para actualizar los cambios.
"Ya existe un rol asignado para este usuario en esta empresa"
Este mensaje aparece cuando intentas asignar una empresa a un rol, pero el usuario ya tiene esa misma empresa asociada a otro rol.
En Contalink, un usuario no puede tener más de un rol asignado dentro de la misma empresa. Por ello, antes de asignar un nuevo rol, deberás retirar la empresa del rol anterior.
Qué hacer:
No marques esa empresa otra vez (ya está asignada al usuario con otro rol).
Si lo que requieres es cambiar el rol, debes:
Seleccionar el botón de Empresas en rol anterior,
Desmarcar la casilla de la empresa
Seleccionar Empresas en el nuevo rol
Marcar la casilla de la empresa en este nuevo rol.
Guarda los cambios
👉 En resumen: el sistema evita duplicar el acceso. Si el usuario ya tiene rol en una empresa, no puedes volver a asignarla.
Mejores prácticas y recomendaciones
Crea nombres de roles claros y descriptivos, como “Administrador contable” o “Asistente de facturación”.
Revisa los permisos de forma periódica para garantizar la seguridad y organización del acceso.
Si administras varios despachos o empresas, te recomendamos mantener una estructura de roles uniforme para agilizar la gestión de tu equipo.
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