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Aplicar pagos ó cobros directamente en la factura

Aprende a marcar como pagada o cobrada una factura de manera individual. Tiempo estimado de lectura: 3 minutos.

Introducción

En este artículo encontrarás dos formas de registrar pagos o cobros directamente en tus facturas:

  • Guía rápida: Los pasos esenciales en segundos.

  • Tutorial completo: Con configuraciones previas, ambos procesos y recomendaciones.

⚡️ Guía rápida

Proceso individual

  1. Ingresa a la factura desde: Ventas o Egresos > Facturas, o Nómina > Comprobantes.

  2. Haz clic en el folio de la factura.

  3. En la sección Detalle de cobros/pagos, selecciona Aplicar cobro/pago.

  4. Completa los datos: cuenta financiera, fecha, monto y forma de pago.

  5. Haz clic en Aplicar. La factura cambiará a estatus Pagada/Cobrada.

Proceso masivo

  1. Desde el menú izquierdo, entra a Ventas > Facturas o Egresos > Facturas.

  2. Selecciona las facturas a las que aplicarás el cobro o pago.

  3. Selecciona las facturas que deseas marcar.

  4. Haz clic en el ícono de billete 💵 (parte superior derecha).

  5. Define la fecha, cuenta bancaria o caja, y forma de pago.

  6. Haz clic en Aplicar.

La diferencia entre aplicar cobros / pagos de forma masiva es que se paga la totalidad o todo el importe pendiente de los CFDIs, mientras que en los pagos individuales puedes aplicar un importe determinado que sea diferente al total o pendiente del CFDI.

Tutorial completo

¿Cuándo usar esta función?

Úsala cuando ya recibiste o realizaste un pago y solo necesitas reflejarlo en el sistema, sin esperar el proceso de conciliación bancaria.

Configuraciones previas

Antes de aplicar cobros o pagos, es importante que verifiques que la cuenta bancaria o caja donde registrarás el movimiento esté correctamente configurada.

Si vas a registrar el movimiento en una cuenta distinta a la predeterminada (General MXN), primero debes crearla y habilitarla:

  1. Ve a Tesorería → Bancos y Cajas y haz clic en la cuenta

  2. Selecciona Ver detalles.

  3. Activa la casilla Cuenta de cobros: Sí.

⚠️ Si no activas esta casilla, la cuenta no aparecerá disponible al aplicar el pago o cobro.

Aplicar pagos y cobros de manera individual

▶️Te invitamos a consultar el siguiente videotutorial, o puedes seguir leyendo la información sobre este tema:
​

Proceso paso a paso

  1. Ingresa a la sección correspondiente:

    • Ventas > Facturas (si es una venta).

    • Egresos > Facturas (si es un gasto).

    • Nómina > Comprobantes (si corresponde a nómina).

  2. Haz clic en el folio de la factura o comprobante que quieras marcar como pagada.

  3. Dentro de la vista de factura, ubica la sección Detalle de cobros/pagos.

  4. Selecciona Aplicar cobro/pago.

  5. Completa la información solicitada:

    • Cuenta financiera.

    • Fecha del cobro/pago.

    • Monto.

    • Forma de pago.

  6. Aplicar. Se generará un movimiento bancario y el documento quedará como Pagado/cobrado.

    Esta aplicación generará un movimiento bancario, puedes consultarlo desde esta liga:

Aplicar pagos y cobros de manera masiva.

  1. Desde el menú izquierdo, accede a:

    • Ventas > Facturas, si vas a registrar un cobro.

    • Egresos > Facturas, si vas a registrar un pago.

  2. Filtra las facturas que necesitas. Haz clic en el ícono de embudo azul (esquina superior derecha) y aplica los criterios que necesites: método de pago, forma de pago, fechas, cliente, estatus, etc. Puedes combinar varios filtros a la vez.

  3. Selecciona las facturas:

    • Márcalas una por una, o

    • Haz clic en + Todos para seleccionar todas las filtradas.

  4. Con las facturas seleccionadas, haz clic en el ícono con forma de billete (💵), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

  5. En la ventana emergente, completa los siguientes campos:

    • Fecha del cobro o pago: puedes usar la fecha de emisión de la factura o una fecha personalizada.

    • Cuenta bancaria o caja: selecciona dónde se registrará el movimiento.

      Si no has creado una cuenta específica, el sistema utilizará la cuenta General MXN por defecto.

    • Forma de cobro o pago: elige la opción que corresponda (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).

  6. Haz clic en Aplicar.

Aplicación de pagos a comprobantes de nómina

Contalink permite aplicar pagos a varios comprobantes de nómina en una sola operación. Esta funcionalidad facilita el registro de pagos cuando necesitas procesar varias nóminas, evitando realizar la misma acción de manera individual.

¿Para qué sirve la aplicación masiva de pagos?

Cuando necesitas registrar el pago de varias nóminas, hacerlo comprobante por comprobante puede requerir tiempo y esfuerzo.

La aplicación masiva permite seleccionar varios comprobantes y registrar sus pagos en una sola operación, facilitando el control de las nóminas pagadas y reduciendo tareas repetitivas.

Pasos para aplicar pagos masivos a la nómina

  1. Accede a los comprobantes de nómina
    Ingresa a Nómina → Comprobantes para consultar los comprobantes disponibles.

  2. Selecciona las nóminas que deseas pagar
    Localiza y selecciona los comprobantes correspondientes. Puedes elegir varios para procesarlos en una sola operación. Verifica que únicamente estén seleccionadas las nóminas que deseas pagar.

  3. Abre la opción de aplicación de pagos
    Haz clic en el símbolo de pesos ($) que aparece después de seleccionar las nóminas.

  4. Configura la información del pago
    En la ventana de aplicación de pagos, selecciona el banco, la forma de pago y la fecha en que deseas aplicar el pago. Asegúrate de que los datos sean correctos.

  5. Revisa y confirma la operación
    Verifica la información capturada y confirma el proceso para aplicar los pagos.

Al finalizar, los comprobantes seleccionados tendrán registrado su pago con el banco, la forma de pago y la fecha indicada.

Mejores prácticas y recomendaciones

  1. Usa el proceso masivo cuando necesites afectar varios documentos a la vez.

  2. Usa el proceso individual para facturas específicas o cuando el cliente paga en parcialidades.

  3. Si necesitas registrar diferencias por tipo de cambio, usa el proceso de Conciliación bancaria.

  4. Verifica siempre que la cuenta financiera esté habilitada para cobros/pagos antes de aplicar movimientos.

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