Introducción
En este artículo aprenderás a aplicar pagos o cobros de forma rápida desde tus facturas en Contalink, sin necesidad de llevar un control detallado de cuentas por cobrar o por pagar.
Esta guía es ideal si trabajas con operaciones de contado o cobros al momento de emitir la factura.
Guía rápida: Pasos básicos para completar el proceso en menos de 1 minuto.
Tutorial completo: Explicación detallada con contexto, ruta en el sistema, buenas prácticas y video de apoyo (3–4 minutos).
Escoge la opción que prefieras.
⚡️ Guía rápida
Desde el menú izquierdo, entra a Ventas > Facturas o Egresos > Facturas.
Selecciona las facturas a las que aplicarás el cobro o pago.
Haz clic en el ícono con forma de billete, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Define la fecha del cobro o pago.
Elige la cuenta bancaria o caja donde se registrará el movimiento.
Selecciona la forma de cobro o pago. Y listo
Tutorial completo
a) Introducción
Esta funcionalidad de Contalink te permite registrar cobros o pagos directamente desde tus facturas, sin necesidad de conciliar manualmente con el estado de cuenta bancario. Es ideal para contribuyentes que trabajan con operaciones de contado o liquidan sus facturas en el momento, como suele ser el caso en muchos negocios pequeños o con pagos inmediatos.
🔄 Lógica del sistema:
Cuando aplicas un cobro o pago desde esta vista, Contalink:
Cambia automáticamente el estatus del documento a “Cobrada” o “Pagada”.
Registra un movimiento en la cuenta bancaria o de caja seleccionada, siempre que la moneda coincida.
Considera ese movimiento como efectivamente cobrado o pagado, lo cual impacta directamente en tus reportes fiscales, especialmente en los impuestos como el IVA.
⚠️ Esto significa que, al marcar la factura como cobrada o pagada, ese ingreso o egreso será tomado en cuenta para tus declaraciones fiscales. Asegúrate de que el pago realmente se haya realizado antes de aplicarlo.
Beneficios de usar esta función en Contalink:
Ahorra tiempo: No necesitas realizar un proceso de conciliación bancaria para cada cobro o pago.
Simplifica la operación: Ideal para negocios con procesos de cobro al momento o pagos inmediatos.
Evita errores manuales: El sistema se encarga de actualizar el estatus de la factura y registrar el movimiento correctamente.
Visibilidad centralizada: Todos los cobros y pagos registrados se concentran en el módulo de Tesorería → Conciliación, facilitando su consulta posterior.
b) Configuraciones previas
Antes de aplicar cobros o pagos, es importante que verifiques que la cuenta bancaria o caja donde registrarás el movimiento esté correctamente configurada.
Si vas a usar una cuenta diferente a la predeterminada (General MXN), deberás darla de alta desde:
Menú izquierdo → Tesorería → Bancos y cajasDurante el alta de la cuenta, sigue estos pasos:
Haz clic en Crear nuevo.
Selecciona la opción de Configuración avanzada.
Activa la casilla Cuenta de cobros: Sí para permitir que esta cuenta sea utilizada al aplicar cobros desde facturas.
⚠️ Si no activas esta casilla, la cuenta no estará disponible para seleccionar al momento de aplicar el pago o cobro desde la factura.
Proceso paso a paso
Desde el menú izquierdo, accede a:
Ventas > Facturas, si vas a registrar un cobro.
Egresos > Facturas, si vas a registrar un pago.
Una vez dentro de la vista de facturas, utiliza los filtros para encontrar los documentos que necesitas trabajar.
🔎 Cómo usar los filtros:
Haz clic en el ícono con forma de embudo azul, ubicado en la esquina superior derecha.
Desde ahí puedes aplicar distintos criterios de búsqueda:
Si deseas ver solo las facturas con método de pago PUE, selecciona esa opción en el filtro.
Si necesitas buscar facturas por forma de pago (por ejemplo, efectivo, transferencia, tarjeta), desplázate hacia la parte inferior del filtro y elige la forma de pago deseada.
También puedes combinar varios criterios, como fechas, cliente, estatus o tipo de documento.
Una vez aplicados los filtros, selecciona las facturas que deseas marcar como pagadas o cobradas:
Puedes marcarlas una por una.
O bien, si deseas seleccionar todas las facturas filtradas, haz clic en el botón “+ todos”, que aparece en la parte superior izquierda.
Con las facturas seleccionadas, haz clic en el ícono con forma de billete (💵), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
En la ventana emergente, completa los siguientes campos:
Fecha del cobro o pago: puedes usar la fecha de emisión de la factura o una fecha personalizada.
Cuenta bancaria o caja: selecciona dónde se registrará el movimiento.
Si no has creado una cuenta específica, el sistema utilizará la cuenta General MXN por defecto.
Forma de cobro o pago: elige la opción que corresponda (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).
Haz clic en Aplicar para registrar los movimientos.
Mejores prácticas y recomendaciones
✅ Utiliza este flujo cuando no sea necesario conciliar los movimientos con el estado de cuenta bancario.
⚠️ Si necesitas registrar diferencias por tipo de cambio (ganancia o pérdida), usa mejor el proceso de Conciliación bancaria.
💡 Mantén tus cuentas bancarias y cajas actualizadas y con nombres claros para evitar confusiones.
🔍 Puedes revisar todos los movimientos aplicados desde:
Tesorería > Conciliación, filtrando por el nombre de la cuenta.
¿Tienes dudas adicionales?
Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).
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Lunes a viernes de 08:30 a.m. a 09:00 p.m. (hora centro de México).
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