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Creación y aplicación de anticipos de clientes o proveedores

Aprende a registrar, aplicar y administrar anticipos de clientes o proveedores en Contalink. ⏱️Tiempo estimado de lectura: 5 minutos

Actualizado hace más de una semana

Introducción

En este artículo, te explico cómo trabajar con el tema de anticipos dentro de Contalink. Los anticipos son pagos o cobros realizados de forma anticipada o previa, y estos movimientos están ligados a facturas o recibos que avalan la adquisición de un producto o servicio. Revisaremos a detalle cómo registrar un anticipo y cómo aplicar este monto a tu factura.

En este artículo encontrarás dos formas de aprender:

  • Guía rápida: pasos esenciales para registrar y aplicar anticipos.

  • Tutorial completo: explicación detallada con contexto contable, rutas del sistema, mejores prácticas y recomendaciones.

Puedes elegir la guía según tu experiencia y el tiempo que tengas disponible.

⚡Guía rápida

Registrar un anticipo

  1. Ve al menú Tesorería → Conciliación.

  2. Selecciona el banco y periodo.

  3. Localiza el movimiento correspondiente (depósito o retiro) y da clic para seleccionarlo.

  4. De lado derecho haz clic en Cuenta contable.

  5. Marca la casilla Es anticipo.

  6. Asigna la cuenta contable y el RFC del cliente o proveedor.

  7. Selecciona el "Tipo de impuesto" si aplica IVA y marca la casilla "Trasladar provision" solo en caso de que desees que tome el importe y se sume el IVA, si no, omitirla.

  8. Guarda los cambios.

💡 Anticipos de clientes → se registran como Depósito.
💡 Anticipos de proveedores → se registran como Retiro.

Aplicar un anticipo

  1. Ingresa al módulo Ventas o Egresos → Facturas.

  2. Abre la factura correspondiente haciendo clic en su folio.

  3. En la sección inferior Detalle de pagos / cobros, selecciona Aplicar documento.

  4. Elige la pestaña Anticipos.

  5. Marca el anticipo disponible y haz clic en Aplicar.

📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.

Tutorial completo

¿Qué es un anticipo y cuándo se usa?

Un anticipo es un pago o cobro realizado antes de emitir o recibir la factura correspondiente.
Con Contalink puedes registrar y aplicar anticipos de forma sencilla, manteniendo control sobre los movimientos bancarios y su impacto contable.
Esto te permite:

  • Identificar cobros o pagos previos a la emisión del CFDI.

  • Asociar el movimiento a una cuenta contable específica.

  • Aplicar posteriormente el anticipo a la factura definitiva.

Registrar un anticipo

  1. Abre Tesorería → Conciliación.

  2. Selecciona el banco y el periodo que deseas revisar.

  3. Localiza el movimiento correspondiente al anticipo (depósito o retiro), selecciona el movimiento y elije la opción "Cuenta Contable". Esto te permite asociar tu depósito/retiro con un concepto, en este caso, el anticipo..

4. En el formulario que aparece:

  • Ajusta el Importe si es necesario.

  • En Cuenta contable, busca la cuenta de anticipos (cliente o proveedor).

  • Selecciona el "Tipo de impuesto" si aplica IVA

    • Al solo seleccionar el tipo de impuesto, se asocia IVA al importe base, tomando la fecha del movimiento.

    • Si deseas que tome el importe y se sume el IVA, marca la casilla "Trasladar provisión."

  • Marca la casilla Es anticipo.

    • Ingresa el RFC del cliente o proveedor, esto permite asociar el monto con el RFC. (Si no lo tienes registrado, puedes dar clic en Agregar RFC Nuevo, completar Nombre, RFC y Agregar).

  • Para finalizar, se dispone de un campo de comentarios y una casilla llamada "Mostrar transacción en la DIOT", que permite que el movimiento se integre al reporte de DIOT llenando la información en los recuadros que se habilitan.

5. Haz clic en Guardar.

Este movimiento podrá contabilizarse a través del proceso de Contabilización Masiva.

💡 El movimiento quedará conciliado y listo para aplicarse cuando se emita o reciba la factura.

Aplicar anticipo

Una vez recibida la factura, explico cómo aplicar un anticipo:

Acceder a la factura

  1. Entra al módulo Ventas (si es de cliente) o Egresos (si es de proveedor) → Facturas.

  2. Abre la factura correspondiente haciendo clic en su folio.

Aplicar el documento

3. En la sección Detalle de Pagos / Cobros, haz clic en Aplicar documento.

4. Cambia a la pestaña Anticipos.

5. Contalink mostrará los anticipos registrados en conciliación con ese RFC.

6. Ubica el anticipo, puedes ajustar la cantidad para marcar el monto completo o una parcialidad y fecha de aplicación, una vez efectuado y haz clic en Agregar.

Cada anticipo ya aplicado a una factura se registra dentro de un banco o cuenta específico generado automáticamente por el sistema para este tipo de movimientos.

💡 El saldo de la factura se actualizará automáticamente y el movimiento quedará vinculado.

Para ver el detalle, puedes dar clic directo en el movimiento asociado a tu factura "Anticipo aplicado".

Y serás dirigido automáticamente a la relación en conciliación del anticipo con la factura y su póliza contable.

O en su caso, ingresar a Tesorería → Conciliación → Ubicar el banco "APLICACION DE ANTICIPOS" en el mes de aplicación y dando doble clic sobre el movimiento, verás la relación con la factura y la póliza contable.

Eliminar un anticipo aplicado

  1. Entra al módulo Ventas o Egresos → Facturas.

  2. Abre la factura que tiene el anticipo aplicado haciendo clic en su folio.

  3. Ubicamos la sección DETALLE DE COBRO / PAGOS.

  4. Damos clic en la X para eliminar la aplicación.

💡Mejores prácticas y recomendaciones

  • ⚠️ Al registrar un anticipo, los anticipos de clientes deben estar como depósitos y los anticipos de proveedores deben estar como retiros.

  • 🔍 Verifica que la cuenta contable de anticipos esté correctamente configurada.

  • ✅ Usa el RFC correcto para asegurar la aplicación correcta del movimiento.

  • 💡Si aún no tienes el CFDI, registra el movimiento de todas formas para mantener conciliado tu banco.

  • ✅Cuando recibas el CFDI, aplica el anticipo de inmediato para mantener tus pólizas actualizadas.

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  1. Inicia sesión en Contalink.

  2. Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.

  3. Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.

  4. Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

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