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1. Introducción
Este artículo te guía paso a paso para dar de alta, modificar o eliminar cuentas contables en Contalink.
2. Antes de iniciar:
✅ Puedes cambiar individual o masivamente las cuentas
✅ Si la subcuenta está asociada a un cliente o proveedor, debes quitar primero la configuración en el dato maestro del cliente o proveedor
✅ Cuidado: El proceso de Eliminación o modificación de cuentas no es "Reversible", si realizas algún cambio o eliminación por error, no puedes regresar al valor anterior. Tendrías que registrar nuevamente las cuentas o rehacer manualmente los cambios.
✅ Si requieres cambiar todo el catálogo de cuentas revísa como hacerlo aquí. Cómo crear, editar o configurar tu catálogo de cuentas
3. Alta de cuentas contables
Puedes agregar cuentas contables a tu catálogo de cuentas de forma individual, o de forma masiva.
Opción 1. Alta de cuentas de forma individual:
Dentro de tu catálogo de cuentas:
PASO 1: Haz clic en el botón + Cuenta contable (recuadro verde). Se abrirá una ventana para capturar los datos de la nueva cuenta.
PASO 2: Llena los siguientes campos:
Cuenta Agrupadora (Mayor o Titulo)
Selecciona la cuenta mayor a la que pertenecerá tu nueva subcuenta.
Ejemplo: Si deseas agregar una cuenta llamada "Banamex", y tu cuenta mayor es 102-01 Bancos nacionales, esa será tu cuenta padre / Cuenta Agrupadora (Mayor o Titulo).Número de cuenta
Coloca el número consecutivo que siga la estructura de tu catálogo.
Ejemplo: Si tu Cuenta Agrupadora (Mayor o Titulo) es 102-01, podrías usar 102-01-01 o 102-01-02, dependiendo del orden y organización que manejes.Nombre o descripción
Personaliza el nombre de la cuenta según tus necesidades.
Ejemplo: Banamex nómina, Banorte inversión, etc.Código agrupador SAT
Elige el código correspondiente de la lista desplegable.
Por lo general, se relaciona con el tipo de cuenta y coincide con su número agrupador del SAT.Tipo y nivel
Estos campos se calculan automáticamente con base en la jerarquía de la cuenta seleccionada.
PASO 4: Haz clic en Aplicar
Contalink validará automáticamente la información. Si todo está correcto, las cuentas se cargarán al instante en tu catálogo. Si hay errores, el sistema te los mostrará para que puedas corregirlos fácilmente.
Opción 2: Alta masiva de cuentas contables
Esta opción es ideal si vas a registrar varias cuentas de una sola vez. Es mucho más rápida que agregarlas una por una.
¿Cómo hacerlo?
PASO 1. Ve al menú Contabilidad → Catálogo de cuentas.
PASO 2. Da clic en el botón Descargar:
Plantilla estándar: Si quieres usar el formato general de Contalink.
Descargar XLS: Si ya tienes un catálogo personalizado con el agrupador SAT.
PASO 3. Abre el archivo Excel y llena las columnas con los datos de las cuentas que quieres cargar, si aparecen datos que no requieres que se carguen o actualicen, elimina esa información del formato para evitar que la carga te marque errores:
Cuenta padre
Selecciona la cuenta mayor a la que pertenecerá tu nueva subcuenta.
Ejemplo: Si deseas agregar una cuenta llamada "Banamex", y tu cuenta mayor es 102-01 Bancos nacionales, esa será tu cuenta padre.Número de cuenta
Coloca el número consecutivo que siga la estructura de tu catálogo.
Ejemplo: Si tu cuenta padre es 102-01, podrías usar 102-01-01 o 102-01-02, dependiendo del orden y organización que manejes. Cuida que no se duplique con uno ya existente o que cargarás en el formato.Nombre o descripción
Personaliza el nombre de la cuenta según tus necesidades.
Ejemplo: Banamex nómina, Banorte inversión, etc. Cuida que no se duplique con uno ya existente o que cargarás en el formato.Código agrupador SAT
Elige el código correspondiente:
Por lo general, se relaciona con el tipo de cuenta y coincide con su número agrupador del SAT.Ejemplo práctico para dar de alta subcuentas bancarias:
Supongamos que quieres registrar varias subcuentas relacionadas con tu banco. Para el número de cuenta, es importante seguir una secuencia ordenada y personalizada según cómo tengas organizado tu catálogo. Por ejemplo, si tu cuenta mayor para bancos nacionales es 102-01, las subcuentas podrían ser 102-01-01, 102-01-02, etc., dependiendo de cuántas subcuentas necesites.
En el campo Cuenta padre, debes seleccionar la Cuenta Agrupadora (Mayor o Titulo) a la que pertenecerán estas subcuentas, en este caso 102-01 (Bancos Nacionales). Esto asegura que la estructura contable se mantenga organizada y jerárquica.
Para el Código agrupador SAT, elige el código que corresponda según el catálogo oficial del SAT. Generalmente, para bancos nacionales, este código será similar al número de cuenta padre, en este caso 102.01. Solo en casos especiales, como clientes extranjeros, este código podría variar, pero la mayoría de las empresas mantendrán el código estándar para bancos nacionales.
Así, al completar estos datos correctamente, tu catálogo estará bien estructurado y listo para un manejo contable claro y eficiente.
PASO 4. Una vez lleno el archivo, vuelve al sistema y haz clic en Cargar catálogo de cuentas.
PASO 5. Contalink validará la información:
Si todo está bien, las cuentas se integran automáticamente.
Si hay errores, el sistema te avisa para que los corrijas.
📌 Beneficio clave: El proceso es ágil, evita errores y te permite mantener actualizado tu catálogo sin complicaciones.
4. Modificar o editar una cuenta de forma individual
Paso 1: Ingresa al catálogo:
Ve al menú izquierdo y haz clic en Contabilidad (ícono de balanza) → selecciona Catálogo de cuentas.
Paso 2: Abre la cuenta a editar
En el catálogo de cuentas, verás la información en vista de árbol. Al lado izquierdo encontrarás un ícono de triángulo; al darle clic, este desplegará las cuentas y sus subcuentas para que puedas ubicarlas fácilmente.
Por ejemplo, en este caso abriré mi subcuenta Caja y efectivo.
Una vez localizada la subcuenta, da doble clic sobre ella.
Se abrirá una ventana con los campos editables:
Paso 3: Realiza los cambios necesarios
Edita los campos según lo que necesites actualizar:
Nombre o descripción: Puedes ponerle el nombre que desees, por ejemplo, “Cuenta Banamex nómina”.
Número de cuenta: Puedes modificarlo, solo asegúrate de que el nuevo número no esté en uso.
Código Agrupador SAT: Selecciona el que corresponda desde el menú desplegable.
Cuenta Agrupadora (Mayor o Título): Si es necesario cambiar su ubicación jerárquica, selecciona la cuenta padre adecuada.
Cuando termines, haz clic en Aplicar para guardar los cambios.
Si la cuenta que modificaste es de clientes o proveedores, haz el paso 4.
Paso 4: Actualiza la subcuenta en clientes o proveedores (si aplica)
Ingresa al menú izquierdo y selecciona Datos Maestros (icono de cubo) → Clientes o Proveedores.
Da clic sobre el nombre del cliente o proveedor que esté ligado a la subcuenta que modificaste.
En el campo Contabilidad, ajusta la cuenta con la nueva información.
Haz clic en Guardar para actualizar los cambios.
5. Modificar o editar cuentas de forma masiva
Paso 1. Accede al Catálogo de cuentas
Desde el menú izquierdo, selecciona Contabilidad → Catálogo de cuentas.
Paso 2. Cambia a vista tipo grid (cuadrícula)
Por defecto verás el catálogo en vista árbol.
En la parte superior derecha, encontrarás un recuadro gris con dos íconos.
Selecciona el segundo ícono para cambiar a vista tipo grid, que muestra las cuentas en tabla para facilitar la selección y edición masiva.
Paso 3. Filtra las cuentas que quieres modificar
Haz clic en el ícono de embudo (filtro) a la derecha.
En la ventana de filtro, selecciona el campo "Nombre".
Elige el tipo de coincidencia: "es", "contiene", "comienza con", etc.
Escribe el nombre o parte del nombre de las cuentas a modificar.
Da clic en Aplicar filtro.
Revisa la lista filtrada y selecciona las cuentas que quieres modificar:
Marca individualmente con el recuadro blanco a la izquierda.
O selecciona todas con la casilla superior.
Paso 4. Edita las cuentas seleccionadas
En la parte derecha, aparecerá un ícono con forma de lápiz; haz clic para abrir la edición masiva.
Se desplegarán opciones editables:
Cuenta padre
Naturaleza
Tipo
Código agrupador SAT
Desglose de IVA
Cada campo tiene una lista desplegable con las opciones disponibles.
Modifica los campos que necesites según tus requerimientos.
Ejemplo:
Si quieres que todas las cuentas seleccionadas se conviertan en subcuentas, solo cambia el campo Tipo y selecciona Subcuenta. Luego haz clic en Aplicar cambios y listo.
6. Eliminar cuentas del catálogo de forma individual
Paso 1. En el menú izquierdo, selecciona Contabilidad (icono de balanza) → Catálogo de cuentas.
Paso 2. Se desplegará el catálogo en vista de árbol. A la derecha verás un ícono con forma de triángulo; al hacer clic en él podrás desglosar las cuentas.
De forma inicial se muestran las cuentas título, como Pasivo, Capital, Activo, etc.
Al ir desglosando, podrás visualizar las subcuentas y su detalle.
Una vez que ubiques la subcuenta que deseas eliminar, en la parte inferior aparecerá el botón rojo Eliminar.
⚠️ Importante: Solo podrás eliminar la subcuenta si no tiene movimientos registrados en el sistema.
Paso 3. Si la subcuenta está asignada a algún cliente o proveedor, primero elimínala desde ahí:
En el menú izquierdo, selecciona Datos Maestros → Clientes o Proveedores.
Da clic en el cliente o proveedor que tenga asignada esa subcuenta.
En la pestaña Contabilidad, localiza la subcuenta y elimínala.
Finalmente, haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
7. Eliminar subcuentas de forma masiva
Paso 1. Ingresa al Catálogo de cuentas
Desde el menú izquierdo, selecciona Contabilidad → Catálogo de cuentas.
Paso 2. Cambia a vista tipo grid (cuadrícula)
Una vez dentro, el catálogo se mostrará por defecto en vista árbol.
En la parte superior derecha verás un recuadro gris con dos íconos.
Selecciona el segundo ícono para cambiar a vista tipo grid. Esta vista muestra las cuentas en forma de tabla, lo cual facilita el filtrado y selección masiva.
Paso 3. Filtra las cuentas a eliminar
Haz clic en el ícono de embudo (filtro), ubicado del lado derecho.
Se abrirá una ventana con varias opciones.
Elige algún atributo de la lista para filtrar y los valores, por ejemplo puedes buscar todas las cuentas que tengan cierto código agrupador, o que su padre o cuenta agrupadora sea determinada cuenta. Tu elige de acuerdo a las necesidades que cuentas quieres eliminar.
Da clic en Aplicar filtro. Se mostrará la lista filtrada.
Paso 4. Selecciona las cuentas a eliminar
Marca las casillas de las cuentas que deseas eliminar.
Si deseas eliminar todas las cuentas filtradas, da clic en la casilla de la parte superior derecha para seleccionar todas.
Paso 5. Elimina las cuentas
Una vez seleccionadas, da clic en el ícono de bote de basura (ubicado en la parte superior derecha).
Confirma la acción. ¡Listo! Las cuentas serán eliminadas.
⚠️ El proceso de Eliminación o modificación de cuentas no es "Reversible", si realizas algún cambio o eliminación por error, no puedes regresar al valor anterior. Tendrías que registrar nuevamente las cuentas o rehacer manualmente los cambios.
Buenas prácticas
Utiliza nombres claros y estructurados para tus cuentas.
Verifica que cada cuenta tenga su código agrupador SAT correcto.
Mantén una jerarquía lógica (padre → subcuentas).
Usa la carga masiva si tienes más de 10 cuentas nuevas.
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