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Acuerdos. Facturación recurrente

Automatiza la generación de facturas con montos y conceptos repetitivos desde el módulo de acuerdos. Tiempo estimado de lectura: 6 minutos

⚡ Guía rápida

  • Ve a Herramientas Contador → Acuerdos

  • Haz clic en Nuevo (+) para crear tu acuerdo.

  • Llena los datos generales y guarda.

  • En la pestaña Detalles del acuerdo, agrega productos.

  • Haz clic en Iniciar acuerdo para activarlo.

  • Dirígete a Acuerdos por facturar y selecciona los que desees timbrar.

  • Haz clic en Emitir facturas → Procesar.

🎬 Video corto

🧭 Introducción

El módulo de Facturación recurrente está diseñado para automatizar la emisión de CFDIs que contienen los mismos conceptos, precios y periodicidades. Esto es ideal para servicios por suscripción o contratos con montos fijos.

Al configurar un acuerdo, puedes determinar fechas, monedas, productos y frecuencia con la que se generarán las facturas.

📍 Ubicación en el sistema

Menú lateral → Herramientas Contador → Acuerdos

⚙️ Antes de comenzar asegúrate de:

  • Tener productos dados de alta en Datos Maestros → Productos.

  • Tener clientes registrados en Datos Maestros → Clientes.

  • Si deseas segmentar por sucursal, haberlas creado en Configuración → General → Sucursales.

  • Si asignarás un agente comercial, dalo de alta desde Configuración → Ventas → Agentes de ventas.

  • Si quieres registrar el medio por el cual captaste al cliente, usa Configuración → Herramientas Contador → Referentes.

  • Para registrar cambios futuros, configúralos Motivos de cambio en Configuración → Herramientas Contador.

    Consideraciones importantes:

  • Los acuerdos se generan 30 días después de haber sido creados; a partir de ese momento estarán disponibles para su facturación.

  • No está disponible para complementos de pago.

  • Impuestos soportados: IVA 16%. Para otros impuestos o retenciones, consulta el tutorial Clonar factura, como alternativa.

🛠️ Proceso paso a paso

1. Crea un nuevo acuerdo

  1. Ve a Herramientas Contador → Acuerdos.

  2. Haz clic en Nuevo (+).

  3. Completa los siguientes campos:

  • Sucursal: Selecciónala si aplica.

  • ID del acuerdo: Identificador único del acuerdo. Puede ser el número de contrato o un consecutivo. No debe repetirse.

  • Cliente: Selecciónalo por nombre o RFC.

  • Moneda: MXN o USD.

  • Día de facturación: Día del mes en el que se generará la factura (ejemplo: 1 de cada mes).

  • Recurrencia: Frecuencia de facturación (mensual, bimestral, trimestral, etc.).

  • Fecha de inicio: Periodo inicial que abarcará la primera factura (ejemplo: del 01/07/2026 al 31/07/2026 para una recurrencia mensual).

  • Número de periodos límite (opcional): Cantidad total de facturas que se generarán con el acuerdo.

⚠️ Importante: Cuando el acuerdo alcanza el número establecido en

“# Períodos límite”, deja de mostrarse en Acuerdos por facturar, ya que se completó el total de periodos configurados.

El sistema no mostrará ningún aviso. Si necesitas continuar facturando, ingresa al acuerdo y aumenta el número de periodos límite, o crea un nuevo acuerdo

  • Periodos previamente facturados (opcional): Indica cuántos periodos ya fueron facturados anteriormente para que el sistema solo genere los restantes. Si no aplica, deja el valor en 0.

  • Referente: Captúralo si aplica.

  • Tipo de facturación: Selecciona Periodos futuros o Periodos vencidos (consulta el ejemplo mostrado más abajo).

  • Incluir descripción del periodo (opcional): Agrega automáticamente el periodo facturado en la descripción de la factura.

  • Comentarios internos: Notas de uso interno. No se muestran en el PDF de la factura.

Haz clic en Guardar.

Ejemplo:

En este ejemplo, la factura se configuró para generarse el día 1 de cada mes y corresponde al periodo del 1 al 28 de febrero de 2026.

Se configuró un límite de 10 periodos; sin embargo, como ya existe 1 periodo previamente facturado, el sistema solo generará 9 facturas adicionales. Si deseas que se generen las 10 facturas desde este acuerdo, deja el campo Periodos previamente facturados en 0.

Tipo de facturación:

  • Periodos futuros: la factura se genera al inicio del periodo (ejemplo: la factura de febrero se genera el 1 de febrero).

  • Periodos vencidos: la factura se genera al finalizar el periodo (ejemplo: la factura de febrero se genera al terminar febrero).

2. Agrega productos o servicios

Una vez guardado, se habilitan tres pestañas:

Detalles del acuerdo

  • Añade los productos o servicios, con su descripción, cantidad, precio e impuestos.

  • Guarda cada línea.

  • Puedes incluir múltiples productos.

Historial de transacciones

  • Registra cada cambio realizado al acuerdo.

  • Se visualiza fecha, tipo de cambio, motivo y comentarios.

Facturas

  • Muestra las facturas emitidas a partir de ese acuerdo, incluyendo:

    • Periodo

    • Subtotal

    • Descripción

    • Folio

    • Estatus de timbrado y envío

3. Inicia el acuerdo

  • Haz clic en Iniciar acuerdo

  • Podrás ingresar un comentario que aparecerá en la primera factura.

4. Timbrar facturas

  1. Dirígete a Herramientas Contador > Acuerdos por facturar en el mismo módulo.

  2. Selecciona uno o varios acuerdos a timbrar.

  3. Haz clic en Emitir facturas.

  4. Revisa los datos y da clic en Procesar.

5. Gestiona cambios y cancelaciones

En la parte superior del acuerdo se habilitan botones para gestionar sus productos o servicios:

  • Δ - Agregar concepto: Añade un nuevo producto o servicio al acuerdo. Solo llena el formulario emergente y da clic en Procesar.

  • 🔧 - Modificar concepto: Edita la cantidad o el precio de un producto existente. Es obligatorio seleccionar un motivo de cambio antes de guardar.

  • ∇ - Eliminar concepto: Elimina un producto o servicio previamente registrado. No requiere motivo.

  • 🗑️ Eliminar acuerdo: Un acuerdo en estatus borrador/guardado que no ha

    sido iniciado, podrá Eliminarse del sistema

  • 🚫 Cancelar acuerdo: Finaliza el acuerdo comercial. Esta opción será

    utilizada cuando ya existe un acuerdo iniciado (diste clic al botón ✓)

    El acuerdo no podrá ser borrado, solo se detiene para evitar que genere

    facturas.

    Nota: ⚠️ Solo es posible si no hay facturas pendientes por timbrar. Una vez cancelado, no podrá reactivarse.

Cancelar Acuerdo

Cancelar acuerdo permite detener un acuerdo comercial iniciado, evitando la generación de nuevas facturas relacionadas. El acuerdo no se elimina; únicamente cambia a estado Cancelado para conservar su historial.

⚠️ Consideraciones: Solo puede cancelarse si no existen facturas pendientes por timbrar. Una vez cancelado, no podrá reactivarse.

Antes de cancelar un acuerdo, es necesario crear previamente los Motivos de cancelación

Crear motivos de cancelación:

  1. Da clic en Configuración → Herramientas del Contador → Motivos de cambio

2. Da clic en + para crear nuevo motivo.

Podrás crear tantos como consideres necesario.

Coloca una descripción breve y Guarda.

3. Ingresa una descripción breve y da clic en Guardar.

4. Regresa al tablero de Acuerdos y abre el acuerdo a cancelar.

5. Da clic en Cancelar acuerdo e indica el motivo.

✅ Mejores prácticas

  • Usa sucursales para identificar mejor tus acuerdos.

  • Activa la opción “Incluir descripción de periodo” para mejorar la claridad en el PDF.

  • Registra tus motivos de cambio antes de realizar ajustes.

  • Revisa con frecuencia el apartado Acuerdos por facturar para no omitir emisiones.

  • Usa el campo de comentarios para tener trazabilidad interna sin afectar el PDF.

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