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Conciliación: Generalidades y casos de uso

Aprende a realizar tu conciliación bancaria en Contalink: desde registrar tu cuenta bancaria hasta cargar tu estado de cuenta y conciliar movimientos. ⏱️Tiempo estimado de lectura: 8 minutos.

Actualizado hoy

Introducción

Este artículo te ofrece dos formas de aprender a realizar la conciliación bancaria en Contalink:

  • Guía rápida: pasos esenciales para completar el proceso de inmediato.

  • Tutorial completo: explicación detallada con contexto, ruta en el sistema, requisitos, buenas prácticas, casos de uso y video de apoyo.

Elige la opción que mejor se adapte a tu tiempo y experiencia.

⚡Guía rápida

  1. Registra tu cuenta bancaria desde Tesorería > Bancos y Cajas > Agregar cuenta.

  2. Define datos esenciales como nombre, tipo, moneda, fecha y saldo inicial.

  3. Ve a Tesorería → Conciliación, selecciona la cuenta y el periodo.

  4. Carga tu estado de cuenta en XLS:

    • Convierte tu PDF con Tesorería → Herramientas → Convertidor de estado de cuenta, o

    • Descarga la plantilla y completa los movimientos.

  5. Importa el archivo y revisa los movimientos en la columna Pendientes.

  6. Concilia seleccionando un movimiento y asociando tus documentos, usa los filtros para localizar rápidamente el documento a conciliar, en caso de conciliar con cuenta contable cambia la opción y selecciona la cuenta a conciliar.

  7. Consulta los movimientos conciliados, verifica CFDI o concepto y revisa las pólizas.

📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.

📘Tutorial completo

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria te permite verificar que los movimientos registrados en tu contabilidad coincidan con los de tu banco.
Con Contalink puedes automatizar la carga, clasificación y enlace de movimientos para:

  • ✅ Reducir errores manuales.

  • ✅ Acelerar la revisión mensual.

  • ✅ Facilitar la generación automática de pólizas y relación con CFDI.

Esta herramienta es ideal para despachos, empresas y usuarios que buscan mantener sus registros al día sin procesos complejos.

🔧Configuraciones previas

Antes de comenzar, asegúrate de:

  • 🏦 Registrar tu cuenta financiera bancaria en Contalink.

  • 🧾 Preparar tu estado de cuenta y tener los movimientos en XLS.

    • Si tu estado de cuenta esta en PDF, sigue el siguiente tutorial.

    • Si no cuentas con el estado de cuenta pero si con los movimientos bancarios sigue los siguientes pasos:

💡Revisar estos pasos facilitan el proceso de conciliación.

🪄¿Cómo registrar movimientos bancarios?

Puedes:

Cargar estado de cuenta (XLS)

  • Haz clic en Agregar estado de cuenta.

  • Puedes Descargar la plantilla para su llenado en caso de que no cuentes con tu estado de cuenta o en su caso si lo tienes y ya utilizaste previamente la herramienta de "Convertidor de Estados de cuenta" solo Selecciona tu archivo.

  • Da clic en + Importar.

Registrar un movimiento de forma individual

  • Da clic en Agregar movimiento.

  • Captura los campos correspondientes, los campos Fecha y Depósito/Retiro son obligatorios.

  • Dar clic en "Guardar"

Cargar estado de cuenta que abarca 2 meses

Cómo cargar tu estado de cuenta en Contalink que abarca dos meses.

  1. Ingresa a Tesorería > Conciliación.

  2. Haz clic en el filtro (icono color azul, parte superior izquierda).

  3. Indica la fecha inicial y final que abarca tu estado de cuenta, por ejemplo, del 01 de enero al 28 de febrero y dar clic en Aplicar.

  4. Haz clic en "Cargar Estado de Cuenta" y sube el archivo de Excel que incluya los dos meses. Para hacerlo, selecciona el archivo y luego haz clic en "+Importar".

    Con esto podrás ver los movimientos cargados de forma exitosa a tu conciliación bancaria.

Cómo corregir el error “Fila 2” al cargar un estado de cuenta en Contalink.

🔍 Revisa que tu estado de cuenta incluya solo un periodo (un mismo mes y año) o en su caso, ajusta los filtros conforme el paso anterior.

🔧 Verifica que todas las fechas tengan el formato día/mes/año.

🔍 Asegúrate de seleccionar el periodo correcto en Contalink antes de cargar el archivo.

🔧 Corrige cualquier fecha fuera del rango en Excel.

✔️ Vuelve a intentar la carga.

¿Cómo editar movimientos bancarios?

Para editar un movimiento podrás hacer doble clic sobre él y realiza los cambios necesarios, como editar la cantidad o fecha en caso de tener un error.

¿Cómo eliminar movimientos bancarios pendientes de conciliar?

  • Eliminar movimientos bancarios pendientes de conciliar.

    • Selecciona los movimientos o el movimiento de la pestaña "Pendientes" y da clic en "Eliminar movimientos"

De esta forma lo podrás eliminar de forma masiva o por individual.

Realiza la conciliación de movimientos

En la parte izquierda verás los movimientos pendientes de conciliar:

  • Depósitos (azul)

  • Retiros (rojo)

Cómo conciliar:

  1. Selecciona con un clic el movimiento pendiente a conciliar, este se pintará en verde.

2. Usa los filtros que se ubican en la parte superior derecha como fecha, importe o folio para encontrar coincidencias.

  1. Elige una vista:

    • Vista detallada: muestra cada factura en recuadros; puedes arrastrarlos o usar +Conciliar.

    • Vista resumida: tabla con más documentos visibles; permite conciliación individual o masiva con Conciliar todos.

Puedes conciliar:

  • Movimientos con CFDI's.

  • Movimientos con Cuenta Contable.

  • Movimientos contra Factura Egreso Manual (Extranjero u otras).

  • Movimientos con CFDI's de nómina.

  • Movimientos con Notas de Crédito.

🔍Consulta tus movimientos conciliados

Los movimientos ya conciliados pasarán a la columna Conciliados.
Al hacer doble clic sobre el movimiento podrás revisar:

  • Documento relacionado (ya sea el CFDI(s) o la cuenta contable contra el que se concilió).

  • Complemento de pago (CFDI) asociado en caso de aplicar.

  • Póliza contable generada.

Para facilitar la revisión, Contalink utiliza un sistema de semaforización:

  • Verde: El movimiento tiene un CFDI asociado y una póliza contable aplicada.

  • Rojo: No hay un CFDI relacionado o no se ha generado una póliza contable.

⚠️¿Cometiste un error al conciliar?

🔄Borrar una Conciliación parcial

  1. Selecciona el movimiento conciliado.

  2. Haz clic en ⛔Conciliación.

  3. Confirma la acción en la ventana emergente.

El movimiento se moverá automáticamente a la columna Pendientes.

En caso de que necesites eliminar movimientos conciliados de manera masiva, te invito a consultar los siguientes pasos. Desconciliación masiva.

Diferentes casos de uso

Conciliar movimientos bancarios sin factura

  1. Ingresa a TESORERÍA > CONCILIACIÓN.

  2. Selecciona el movimiento por conciliar

  3. En la parte central selecciona la opción CUENTA CONTABLE

  4. Visualizarás un campo de importe que, por defecto, muestra el 100% del valor del movimiento.

  5. En el campo de CUENTA CONTABLE podrás buscar y seleccionar la cuenta contable adecuada por número o nombre.

    • Selecciona el "Tipo de impuesto" en caso de que aplique IVA

      • Al solo seleccionar el tipo de impuesto (16%, 8%, 0% y exento), se asocia IVA al importe base, tomando la fecha del movimiento.

      • Si deseas que tome el importe y se sume el IVA, marca la casilla "Trasladar provisión."

    • En caso de anticipos, marca la casilla Es anticipo.

      • Ingresa el RFC del cliente o proveedor, esto permite asociar el monto con el RFC. (Si no lo tienes registrado, puedes dar clic en Agregar RFC Nuevo, completar Nombre, RFC y Agregar).

    • Para finalizar, se dispone de un campo de COMENTARIOS y una casilla llamada "Mostrar transacción en la DIOT", que permite que el movimiento se integre al reporte de DIOT llenando la información en los recuadros que se habilitan.

    5. Haz clic en Guardar.

Conciliar utilizando Colega IA

Te presentamos a Colega IA. Esta nueva herramienta ha sido diseñada para ofrecer acceso instantáneo a datos y análisis con solo formular una pregunta, además de optimizar procesos en tu día a día. Conoce más información sobre Colega IA

Cuando se enfrenten movimientos con poco contexto, nuestro asistente virtual Colega IA, será de gran ayuda. Solo selecciona el movimiento y haz clic en el icono de Colega IA.

Este asistente sugerirá cuentas contables para la operación y te ayudará con información adicional obtenida de los datos incluidos en tu movimiento por conciliar. Con ellos tendrás mayor información y completar tu conciliación.

Conciliar movimientos contra Factura Egreso Manual (Extranjero u otras).

  1. Selecciona el movimiento por conciliar

  2. En la parte central selecciona la opción Factura Egreso Manual (Extranjero u otras).

  3. Completar la información del movimiento con los datos del proveedor y del concepto a conciliar.

  4. Para finalizar da clic en GUARDAR.

Conciliación de cuenta contable y pueda ser incluida en DIOT

Estos ajustes se presentan al momento de conciliar desde el módulo de Tesoreria > conciliación y seleccionar la opción de conciliar un egreso contra cuenta contable.

  1. Selecciona un egreso y elige Conciliar contra cuenta contable.

  2. Marca la casilla "Mostrar transacción en DIOT"

  3. Completa los nuevos campos según corresponda:

    • Código postal (solo si eliges IVA 8%).

    • País (aplica únicamente para proveedores extranjeros).

    • Tipo de operación ajustado según el tipo de tercero: nacional, extranjero o global.

    • Identifica si existe importación de bienes o servicios.

  4. Guarda la conciliación para que la información se registre correctamente en la DIOT.

Conciliar parcial

Conciliar un movimiento bancario cuando solo deseas pagar o cobrar una parte del saldo de una factura.

  1. Ve a Tesorería > Conciliación

  2. Selecciona la cuenta bancaria, mes y año

  3. Identifica el movimiento a conciliar.

  4. Dar un solo clic al clic movimiento bancario (Deposito o Retiro) para marcarlo en verde.

  5. Después hacer doble clic en el movimiento y esperar se aperture la siguiente ventana emergente.

  6. Colocar el Pago Parcial > después directamente clic al botón Aplicar Pago Parcial.

  7. Da clic en el botón Esc en tu teclado para cerrar la ventana emergente.

  8. Con este proceso el pago / cobro se marcará con un icono de billete (esto simboliza que hay un pago parcial que está pendiente de aplicar)
    ​

  9. Busca la factura correspondiente y concilia.

Conciliar contra deudores / acreedores o reembolso de gastos

Contalink permite que puedas realizar conciliaciones contra deudores, acreedores diversos en caso que requieras conciliar viáticos, préstamos, pagos a cuenta de terceros, reembolso de gastos, etcétera.

  1. Crea una cuenta financiera (Tipo de cuenta: ej. “Viáticos”) en Tesorería > Bancos y Cajas.

    • Recomendaciones:

      • Asigna un nombre identificable, ej. “Reembolso gastos”, "Nombre del tercero", "Viáticos".

      • Configura correctamente la cuenta contable para controlar tu saldo.

      • En configuración avanzada, activa:
        ​Cuenta de cobro: Sí
        Esto permitirá que la cuenta reciba pagos para reembolso, viáticos, pago a cuenta de terceros.

      • Cuando finalices da clic en Guardar.

  2. Dirígete a Ventas (Cobros) o Egresos (Pagos) según sea el caso de la factura a conciliar > Facturas y marca las facturas para aplicar el cobro/pago usando la cuenta financiera creada.

    • Pasos a seguir:

      • Selecciona las facturas sujetas al cobro/pago haciendo clic en la fecha (se marcarán en azul).

      • Haz clic en el icono de billete (arriba a la derecha).

      • Selecciona la cuenta financiera creada en el paso anterior y da clic en Aplicar.

  3. Revisa los pagos aplicados en Tesorería > Conciliación, dentro de la columna Conciliados.

    • Pasos a seguir:

      • Selecciona la cuenta financiera, el mes y año correspondiente.

      • En la columna Conciliados, encontrarás los pagos aplicados a las facturas marcadas.

      • Aquí podrás revisar todos los movimientos del proceso antes de cerrar la conciliación.

  4. Aplica el pago total o parcial del reembolso de gastos ó cuando se le pague al tercero a través de la conciliación de TRASPASO BANCARIO.

    • Movimiento de salida (Cuenta financiera de bancos):

      • Selecciona la cuenta financiera, mes y año con el movimiento de pago al tercero o reembolso de gastos.

      • Da clic en el movimiento para marcarlo en verde.

      • Elige conciliar contra "cuenta contable" y selecciona la cuenta puente para conciliar y Guardar.

    • Movimiento de entrada (Cuenta financiera de reembolsos, pago a socios, pago a terceros, reembolso de viaticos):

      • Selecciona la cuenta financiera de reembolsos, socio, tercero o viáticos y el mes del pago del saldo.

      • Registra un nuevo movimiento y concílialo contra la misma cuenta puente.

      • Selecciona el movimiento creado, se marcará en verde, y elige conciliar contra "cuenta contable" y concilia contra la cuenta puente utilizada para conciliar en el último punto de los pasos de salida.

        Para finalizar da clic en Guardar.

  5. Revisa que los movimientos queden conciliados y contabilizados para dar por cerrado el reembolso, el pago al tercero, el pago al socio ó el reembolso de viáticos.

Conciliar en Efectivo

En Contalink puedes conciliar tus cobros y pagos en efectivo, a lo que denominamos conciliación con billete.

Los pasos para conciliar movimientos en efectivo son los siguientes:

  1. Dirígete a Tesorería > Bancos y cajas.

  2. En caso de no tener cuenta financiera de CAJA puedes crearla con la opción de +Cuenta. Puedes seguir los pasos dando clic aquí.

  3. Dar clic en Ventas (Cobros) o Egresos (Pagos) según sea el caso de la factura a conciliar, seguido de un clic en el rubro de Facturas.

  4. Selecciona las facturas sujetas al cobro/pago haciendo clic en la fecha (se marcarán en azul).

  5. Haz clic en el icono de billete (arriba a la derecha).

  6. Selecciona Fecha de pago, Cuenta Financiera de CAJA, Forma de cobro y da clic en Aplicar.

  7. Una vez aplicado el cobro/pago podrás ver el estatus marcado como Pagado:

Estos cobros y pagos los podrás consultar en Tesorería > Conciliación, en el apartado de Conciliados dentro de la cuenta financiera en el periodo de pago.
​

Conciliar facturas que tienen nota de crédito

Las notas de crédito el sistema de Contalink las asocia en automático a la factura que viene relacionada en el XML de la nota de crédito.

Puedes validar si la factura que vas a conciliar ya tiene la nota de crédito asociada siguiendo los siguientes pasos:

  1. Dirígete a Ventas o Egresos > Facturas según sea el caso.

  2. Buscar la factura, y darle clic en el folio para que te abra otra pestaña.

  3. Revisa el apartado de DETALLE DE PAGOS/COBROS de la factura.

  4. Verás la nota de crédito aplicada y asociada o la puedes asociar siguiendo los siguientes pasos: Clic aquí.

  5. Para finalizar hay que conciliar la factura al movimiento,

    1. Ingresa al modulo de Tesoreria > Conciliacion.

    2. Buscar el movimiento a conciliar.

    3. Buscar la factura que se vaya a conciliar.

      (la factura ya tendrá el importe neto a conciliar, es decir descontando el importe de la nota de crédito.)

No puedo conciliar movimiento debido a que no aparecen mis facturas ¿Cómo puedo encontrarlas?

Si el sistema no muestra la factura para conciliar, una vez seleccionando, marcando en verde el movimiento bancario (depósito o retiro) y visualizar un monto pendiente de conciliar.

Te comparto los aspectos a revisar.

  1. Como primer paso para localizar la factura o CFDI debemos verificar que el estatus de pago de la factura no este como PAGADA (círculo color verde).

    1. Ingresa a Ventas o Egresos > Facturas.

    2. En esta vista debe identificar la columna de “Estatus” y visualizar el tercer círculo de acuerdo a su significado; si el círculo está en color verde significa que está PAGADO y, por lo tanto, esta Factura o CFDI ya fue conciliado con anterioridad y por ello no la localizamos en Conciliación.

      Si el círculo está en color rojo significa que está como PENDIENTE de pago, si el círculo está en color marrón significa que está PARCIALMENTE pagada.

    Si el estatus esta en color Rojo o Marron si debe visualizarse en Conciliación, pero el CFDI o Factura no está cumpliendo con los criterios de búsqueda y debemos de cambiarlos para localizarla con las siguientes sugerencias.

  2. En conciliación da clic en LIMPIAR FILTROS:

    1. Completar algunos de los campos para localizar la factura, ya sea TOTAL, FECHA INICIAL Y FINAL DE EMISIÓN DE LA FACTURA, FOLIO, NOMBRE o RFC DEL CLIENTE/PROVEEDOR o UUID y demos clic en BUSCAR.

¡Listo, ya podrás visualizar tu factura para conciliar!

Conciliación de movimientos pendientes contra un concepto

Si durante tu proceso de conciliación te encuentras con varios movimientos que aún tienen saldos pendientes y deseas conciliarlos de manera masiva contra un concepto o cuenta contable específica, sigue estos pasos:

  1. Identifica los movimientos pendientes que deseas conciliar.

  2. Selecciónalos manualmente o usa la casilla general para marcar todos.

  3. Haz clic en “Cuenta contable” para visualizar el total seleccionado.

  4. Ingresa la cuenta contable correspondiente y marca las opciones fiscales en caso de que apliquen.

  5. Da clic en “Guardar” para completar la conciliación masiva.

Las operaciones pasaran de lado de "Conciliados"

Este proceso te permitirá gestionar de manera eficiente y rápida la conciliación masiva de movimientos con saldos pendientes hacia una cuenta contable específica.

Factoraje financiero

El factoraje financiero ocurre cuando interviene un tercero que descuenta una comisión mercantil antes de depositarte o pagarte. Esto genera dos facturas relacionadas:

  • Una factura principal (ingreso o egreso).

  • Una factura por la comisión o factoraje.

Se usa en escenarios como:

  • Plataformas digitales: te pagan el total de tu venta, pero retienen una parte por su comisión.

  • Terminales de cobro (Clip, Mercado Pago, etc.): el depósito llega descontando la comisión.

  • Endosos: un tercero paga una factura emitida a nombre de otra persona.

En todos los casos:
➡️ Existen dos facturas, pero solo una se paga directamente.
➡️ Ambas deben quedar conciliadas y pagadas en tu sistema.

Conciliación de Factoraje Financiero en Contalink

Para estos escenarios, tenemos:

  • Factura de venta al cliente o gasto al proveedor.

  • Factura del gasto por comisión o factoraje.

  • Depósito/Retiro ya con la comisión descontada.

Proceso:

  1. Conciliar el Cobro/Pago contra la factura de Ingresos/Egresos

    Ejemplo:

    • Factura de venta / Gasto: $1,000

    • Comisión mercantil: $200

    • Depósito / Retiro en banco: $800

El banco mostrará solo el monto depositado o retirado después de restar la comisión.

Concílialos así:
✔️ Deposito/Retiro por $800 → concílialo contra la factura de $1,000.
La factura quedará con un saldo pendiente de $200.

2. Conciliar la factura de comisión mercantil

La factura de comisión aparece en Egresos/Ingresos.

  • Si viene desglosada en tu estado de cuenta → concilia normalmente.

  • Si NO aparece como movimiento bancario:
    ✔️ Usa una cuenta financiera a nombre del tercero para aplicar el pago.

Siguiendo el ejemplo:
✔️ Marca como pagada la factura donde quedo el saldo pendiente de $200 con la cuenta financiera del tercero o en su caso puedes cancelar el saldo e indicar el importe, fecha y cuenta contable a usar para cancelar este saldo.

Mejores practicas

  • En factoraje financiero siempre verifica que el monto depositado coincida con el ejemplo de cálculo (factura − comisión).

  • En factoraje financiero identifica si la comisión aparece como movimiento bancario; de lo contrario, usa cuentas de terceros.

💡Mejores prácticas generales

  • 🔍 Revisa que tu saldo inicial coincida con el de tu banco para evitar diferencias.

  • ✅ Utiliza la plantilla oficial para reducir errores en la importación.

  • 🔍 Aprovecha los filtros para localizar movimientos rápidamente.

  • ✅ Realiza conciliaciones periódicas para mantener tu contabilidad al día.

❓¿Tienes dudas adicionales?

Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).

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  1. Inicia sesión en Contalink.

  2. Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.

  3. Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.

  4. Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

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