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Conciliación: Generalidades y casos de uso

Aprende a realizar tu conciliación bancaria en Contalink: desde configurar tu cuenta hasta conciliar movimientos con facturas, nómina, efectivo y más. ⏱️Tiempo estimado de lectura: 8 minutos.

Actualizado ayer

Escoge cómo aprender

  • Guía rápida: pasos esenciales para completar el proceso de inmediato.

  • Tutorial completo: Con configuraciones, casos de uso y solución de problemas.

⚡Guía rápida

  1. Registra tu cuenta bancaria en Tesorería → Bancos y Cajas → Agregar cuenta.

  1. Ve a Tesorería → Conciliación, selecciona la cuenta y el periodo.

  2. Carga tu estado de cuenta en XLS (conviértelo desde Tesorería → Herramientas → Convertidor de estado de cuenta si lo tienes en PDF).

  3. Importa el archivo y revisa los movimientos en la columna Pendientes.

  4. Selecciona un movimiento, usa los filtros para localizar el documento a conciliar y haz clic en +Conciliar.

  5. Revisa tus movimientos conciliados y las pólizas generadas.

📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.

📘Tutorial completo

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria te permite verificar que los movimientos de tu banco coincidan con los registros de tu contabilidad. Con Contalink puedes automatizar la carga, clasificación y enlace de movimientos para reducir errores, agilizar la revisión mensual y generar pólizas automáticamente.

🔧Configuraciones previas

Antes de comenzar, asegúrate de:

  • 🏦 Ten registrada tu cuenta financiera en Contalink (ver instrucciones abajo).

  • 🧾Ten tu estado de cuenta en formato XLS. Si está en PDF, conviértelo desde Tesorería → Herramientas → Convertidor de estado de cuenta.

💡Revisar estos pasos facilitan el proceso de conciliación.

Paso 1 - Registro de Cuenta

Ve a Tesorería → Bancos y Cajas

Registra una cuenta para registrar tus movimientos bancarios, puede ser un Banco, Tarjeta de crédito, Caja, Inversiones o Viáticos, asigna una cuenta contable, una fecha de inicio y un saldo inicial.

Paso 2 - Conciliación

  • Ve a Tesorería → Conciliación

  • Selecciona la cuenta de banco, caja o tarjeta de crédito, y el mes y año que vas a trabajar.

Paso 3 - Carga tus movimientos

Opción A: Cargar estado de cuenta (XLS)

  1. Haz clic en Agregar estado de cuenta.

  2. Selecciona tu archivo o descarga la plantilla para llenarlo manualmente.

  3. Haz clic en + Importar.

  4. En la parte izquierda verás los movimientos pendientes:

    • 🔵Depósitos (azul)

    • 🔴 Retiros (rojo)

Opción B: Registrar un movimiento de forma individual

  1. Haz clic en Agregar movimiento.

  2. Captura los datos. Los campos Fecha y Depósito/Retiro son obligatorios.

  3. Haz clic en Guardar.

¿Tu estado de cuenta abarca dos meses?

  1. Haz clic en el ícono de filtro (azul, parte superior izquierda).

  2. Indica la fecha inicial y final del estado de cuenta (por ejemplo, 01/diciembre – 31/enero) y haz clic en Aplicar.

  3. Carga el archivo normalmente.

🔧 Error "Fila 2" al importar:

  • Revisa que todas las fechas estén en formato DD/MM/AAAA y que el archivo no tenga movimientos fuera del rango de fechas seleccionado en Contalink.

Gestiona tus movimientos (opcional)

  • Editar un movimiento

    1. Haz doble clic sobre el movimiento.

    2. En la ventana emergente, selecciona Editar movimiento.

    3. Modifica los campos necesarios y haz clic en Guardar cambios.

    4. Recarga la página para ver los cambios aplicados.

  • Eliminar movimientos

    • Masivo: Selecciónalos desde la pestaña Pendientes y haz clic en Eliminar movimientos.

    • Individual: Haz doble clic sobre el movimiento y selecciona Eliminar movimiento.

  • Filtrar en movimientos

Haz clic en el ícono azul de filtro para buscar por fecha, tipo, folio, monto u otros criterios. Elige los parámetros y haz clic en Aplicar.

Concilia tus Movimientos

  1. Haz clic sobre el movimiento que deseas conciliar (se marcará en verde).

  2. Usa los filtros de la parte superior derecha (fecha, importe, folio, RFC, UUID, etc.) para localizar el documento.

  3. Elige la vista que prefieras:

    • Vista detallada: muestra cada factura en recuadros individuales.

    • Vista resumida: tabla con más documentos visibles a la vez; permite conciliar todos con un solo clic.

  4. Haz clic en +Conciliar para aplicar.

💡 ¿El importe del movimiento no coincide exactamente con el de la factura? Puedes modificar el importe a aplicar directamente en el campo editable antes de conciliar. El sistema solo permite ingresar un importe igual o menor al monto pendiente de la factura.

Puedes conciliar movimientos con CFDIs, nómina, notas de crédito, cuenta contable o facturas de egreso manual.

🔍Consulta tus movimientos conciliados

Los movimientos conciliados aparecen en la columna Conciliados. Haz doble clic sobre cualquiera para ver el CFDI o cuenta contable asociada, el complemento de pago y la póliza generada.

El sistema usa una semaforización para identificar el estado de cada movimiento:

  • 🟢 Verde: tiene CFDI asociado y póliza contable aplicada.

  • 🔴 Rojo: sin CFDI relacionado o sin póliza contable.

  • Rojo: No hay un CFDI relacionado o no se ha generado una póliza contable.

¿Te equivocaste al conciliar?

  1. Selecciona el movimiento en la columna Conciliados.

  2. Haz clic en ⛔ Conciliación y confirma.

  3. El movimiento regresará automáticamente a Pendientes.

Para desconciliar todos tus movimientos, puedes seleccionarlos y hacer clic en el ícono rojo de bote de basura. También puedes consultar el artículo: Desconciliación masiva.

Casos de uso

Conciliar sin factura (cuenta contable)

Úsalo para movimientos sin CFDI: impuestos, aportaciones, gastos no deducibles, movimientos internos.

  1. Selecciona el movimiento y haz clic en Cuenta contable.

  2. Completa los campos:

    • Importe (editable).

    • Cuenta contable: búscala por número o nombre.

    • Tipo de impuesto: si aplica IVA. Activa Trasladar provisión si quieres que el IVA se sume al importe base.

    • Es anticipo: actívalo si corresponde e ingresa el RFC del cliente o proveedor.

    • Mostrar en DIOT: actívalo si el movimiento debe incluirse en ese reporte y completa los campos adicionales (código postal, país, tipo de operación).

    • Haz clic en Guardar.

Conciliar utilizando Colega IA

Cuando un movimiento tiene poco contexto, usa Colega IA: selecciona el movimiento y haz clic en el ícono de Colega IA. El asistente sugerirá cuentas contables y te proporcionará información adicional basada en los datos del movimiento. Conoce más información sobre Colega IA

Conciliación de cuenta contable y pueda ser incluida en DIOT

Estos ajustes se presentan al momento de conciliar desde el módulo de Tesoreria > conciliación y seleccionar la opción de conciliar un egreso contra cuenta contable.

  1. Selecciona un egreso y elige Conciliar contra cuenta contable.

  2. Marca la casilla "Mostrar transacción en DIOT"

  3. Completa los nuevos campos según corresponda:

    • Código postal (solo si eliges IVA 8%).

    • País (aplica únicamente para proveedores extranjeros).

    • Tipo de operación ajustado según el tipo de tercero: nacional, extranjero o global.

    • Identifica si existe importación de bienes o servicios.

  4. Guarda la conciliación para que la información se registre correctamente en la DIOT.

  • Conciliar pago parcial

Úsalo cuando el movimiento cubre solo una parte del saldo de una factura.

  1. Selecciona el movimiento (se marcará en verde).

  2. Haz doble clic sobre él para abrir la ventana emergente.

  3. Ingresa el importe parcial y haz clic en Aplicar Pago Parcial.

    1. Presiona Esc para cerrar la ventana. El movimiento quedará marcado con un ícono de billete (💵), indicando que hay un pago parcial pendiente de aplicar.

  4. Busca la factura y concilia normalmente.


    ​

  • Conciliar contra deudores / acreedores o reembolso de gastos

Úsalo para viáticos, préstamos, pagos a cuenta de terceros y similares.

  1. Crea una cuenta financiera para el tercero

  • Ve a Tesorería → Bancos y Cajas → Crear nuevo. Asigna un nombre claro (ej. "Reembolso gastos", "Viáticos"), configura la cuenta contable y activa Cuenta de cobro: Sí en la configuración avanzada.

2. Aplica el cobro o pago desde la factura En Ventas o Egresos → Facturas

  • Selecciona las facturas, haz clic en el ícono de billete 💵, elige la cuenta financiera creada y haz clic en Aplicar.

3. Revisa en Tesorería

  • Ve a Tesorería → Conciliación, selecciona la cuenta financiera y verifica los movimientos en la pestaña Conciliados.

  • Traspaso Bancario

Aplica el pago total o parcial del reembolso de gastos ó cuando se le pague al tercero a través de la conciliación de TRASPASO BANCARIO.

  • Movimiento de salida (cuenta de bancos): Selecciona el movimiento de pago, elige Cuenta contable y selecciona la cuenta puente. Guarda.

  • Movimiento de entrada (cuenta del tercero): Registra un movimiento nuevo en esa cuenta y concílialo contra la misma cuenta puente.

  • Concilia el movimiento contra "cuenta contable" y selecciona la cuenta puente utilizada para conciliar en el último punto de los pasos de salida.

    Para finalizar da clic en Guardar.

  • Verifica que ambos movimientos queden conciliados para cerrar el proceso.

Conciliar en Efectivo

En Contalink puedes conciliar tus cobros y pagos en efectivo, a lo que denominamos conciliación con billete.

  1. Asegúrate de tener una cuenta de tipo Caja en Tesorería → Bancos y Cajas.

  2. En Ventas o Egresos → Facturas, selecciona las facturas y haz clic en el ícono de billete 💵.

  3. Elige la cuenta de Caja, la fecha y la forma de cobro. Haz clic en Aplicar.

  4. Consulta los movimientos en Tesorería → Conciliación, pestaña Conciliados, dentro de la cuenta de Caja.


​

Conciliar facturas que tienen nota de crédito

Contalink asocia automáticamente las notas de crédito a la factura indicada en su XML. Para verificarlo:

  1. Abre la factura desde Ventas o Egresos → Facturas y revisa la sección Detalle de pagos/cobros. Ahí verás la nota de crédito aplicada.

  2. En Tesorería → Conciliación, busca el movimiento y la factura. Esta ya mostrará el importe neto (descontando la nota de crédito). Concilia normalmente.

No puedo conciliar movimiento debido a que no aparecen mis facturas ¿Cómo puedo encontrarlas?

Si el sistema no muestra la factura para conciliar, una vez seleccionando, marcando en verde el movimiento bancario (depósito o retiro) y visualizar un monto pendiente de conciliar.

Te comparto los aspectos a revisar.

  1. Como primer paso para localizar la factura o CFDI debemos verificar que el estatus de pago de la factura no este como PAGADA (círculo color verde).

    1. Ingresa a Ventas o Egresos > Facturas.

    2. En esta vista debe identificar la columna de “Estatus” y visualizar el tercer círculo de acuerdo a su significado; si el círculo está en color verde significa que está PAGADO y, por lo tanto, esta Factura o CFDI ya fue conciliado con anterioridad y por ello no la localizamos en Conciliación.

      Si el círculo está en color rojo significa que está como PENDIENTE de pago, si el círculo está en color marrón significa que está PARCIALMENTE pagada.

    Si el estatus esta en color Rojo o Marron si debe visualizarse en Conciliación, pero el CFDI o Factura no está cumpliendo con los criterios de búsqueda y debemos de cambiarlos para localizarla con las siguientes sugerencias.

  2. En conciliación da clic en LIMPIAR FILTROS:

    1. Completar algunos de los campos para localizar la factura, ya sea TOTAL, FECHA INICIAL Y FINAL DE EMISIÓN DE LA FACTURA, FOLIO, NOMBRE o RFC DEL CLIENTE/PROVEEDOR o UUID y demos clic en BUSCAR.

¡Listo, ya podrás visualizar tu factura para conciliar!

Conciliación masiva contra una cuenta contable

Úsalo para liquidar varios movimientos pendientes de una vez.

  1. Selecciona los movimientos desde la pestaña Pendientes (uno por uno o usando la casilla general).

  2. Haz clic en Cuenta contable.

  3. Ingresa la cuenta contable y las opciones fiscales que apliquen.

  4. Haz clic en Guardar. Los movimientos pasarán a la columna Conciliados.

Este proceso te permitirá gestionar de manera eficiente y rápida la conciliación masiva de movimientos con saldos pendientes hacia una cuenta contable específica.

Factoraje financiero

El factoraje financiero ocurre cuando interviene un tercero que descuenta una comisión mercantil antes de depositarte o pagarte. Esto genera dos facturas relacionadas:

  • Una factura principal (ingreso o egreso).

  • Una factura por la comisión o factoraje.

Se usa en escenarios como:

  • Plataformas digitales: te pagan el total de tu venta, pero retienen una parte por su comisión.

  • Terminales de cobro (Clip, Mercado Pago, etc.): el depósito llega descontando la comisión.

  • Endosos: un tercero paga una factura emitida a nombre de otra persona.

En todos los casos:
➡️ Existen dos facturas, pero solo una se paga directamente.
➡️ Ambas deben quedar conciliadas y pagadas en tu sistema.

Conciliación de Factoraje Financiero en Contalink

Para estos escenarios, tenemos:

  • Factura de venta al cliente o gasto al proveedor.

  • Factura del gasto por comisión o factoraje.

  • Depósito/Retiro ya con la comisión descontada.

Proceso:

  1. Conciliar el Cobro/Pago contra la factura de Ingresos/Egresos

    Ejemplo:

    • Factura de venta / Gasto: $1,000

    • Comisión mercantil: $200

    • Depósito / Retiro en banco: $800

El banco mostrará solo el monto depositado o retirado después de restar la comisión.

Concílialos así:
✔️ Deposito/Retiro por $800 → concílialo contra la factura de $1,000.
La factura quedará con un saldo pendiente de $200.

2. Conciliar la factura de comisión mercantil

La factura de comisión aparece en Egresos/Ingresos.

  • Si viene desglosada en tu estado de cuenta → concilia normalmente.

  • Si NO aparece como movimiento bancario:
    ✔️ Usa una cuenta financiera a nombre del tercero para aplicar el pago.

Siguiendo el ejemplo:
✔️ Marca como pagada la factura donde quedo el saldo pendiente de $200 con la cuenta financiera del tercero o en su caso puedes cancelar el saldo e indicar el importe, fecha y cuenta contable a usar para cancelar este saldo.

Mejores practicas

  • En factoraje financiero siempre verifica que el monto depositado coincida con el ejemplo de cálculo (factura − comisión).

  • En factoraje financiero identifica si la comisión aparece como movimiento bancario; de lo contrario, usa cuentas de terceros.

💡Mejores prácticas generales

  • 🔍 Revisa que tu saldo inicial coincida con el de tu banco para evitar diferencias.

  • ✅ Utiliza la plantilla oficial para reducir errores en la importación.

  • 🔍 Aprovecha los filtros para localizar movimientos rápidamente.

  • ✅ Realiza conciliaciones periódicas para mantener tu contabilidad al día.

❓¿Tienes dudas adicionales?

Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).

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  1. Inicia sesión en Contalink.

  2. Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.

  3. Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.

  4. Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

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