Ir al contenido principal

Conciliación: Generalidades y casos de uso

Aprende a realizar tu conciliación bancaria en Contalink: desde configurar tu cuenta hasta conciliar movimientos con facturas, nómina, efectivo y más. ⏱️Tiempo estimado de lectura: 8 minutos.

Escoge cómo aprender

  • Guía rápida: pasos esenciales para completar el proceso de inmediato.

  • Tutorial completo: Con configuraciones, casos de uso y solución de problemas.

⚡Guía rápida

  1. Registra tu cuenta bancaria en Tesorería → Bancos y Cajas → Agregar cuenta.

  1. Ve a Tesorería → Conciliación, selecciona la cuenta y el periodo.

  2. Carga tu estado de cuenta en XLS (conviértelo desde Tesorería → Herramientas → Convertidor de estado de cuenta si lo tienes en PDF).

  3. Importa el archivo y revisa los movimientos en la columna Pendientes.

  4. Selecciona un movimiento, usa los filtros para localizar el documento a conciliar y haz clic en +Conciliar.

  5. Revisa tus movimientos conciliados y las pólizas generadas.

📽️ Consulta también el video corto al final del artículo para ver el proceso completo.

📘Tutorial completo

¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria te permite verificar que los movimientos de tu banco coincidan con los registros de tu contabilidad. Con Contalink puedes automatizar la carga, clasificación y enlace de movimientos para reducir errores, agilizar la revisión mensual y generar pólizas automáticamente.

🔧Configuraciones previas

Antes de comenzar, asegúrate de:

  • 🏦 Ten registrada tu cuenta financiera en Contalink (ver instrucciones abajo).

  • 🧾Ten tu estado de cuenta en formato XLS. Si está en PDF, conviértelo desde Tesorería → Herramientas → Convertidor de estado de cuenta.

💡Revisar estos pasos facilitan el proceso de conciliación.

Paso 1 - Registro de Cuenta

Ve a Tesorería → Bancos y Cajas

Registra una cuenta para registrar tus movimientos bancarios, puede ser un Banco, Tarjeta de crédito, Caja, Inversiones o Viáticos, asigna una cuenta contable, una fecha de inicio y un saldo inicial.

Paso 2 - Conciliación

  • Ve a Tesorería → Conciliación

  • Selecciona la cuenta de banco, caja o tarjeta de crédito, y el mes y año que vas a trabajar.

Paso 3 - Carga tus movimientos

Opción A: Cargar estado de cuenta (XLS)

  1. Haz clic en Agregar estado de cuenta.

  2. Selecciona tu archivo o descarga la plantilla para llenarlo manualmente.

  3. Haz clic en + Importar.

  4. En la parte izquierda verás los movimientos pendientes:

    • 🔵Depósitos (azul)

    • 🔴 Retiros (rojo)

Opción B: Registrar un movimiento de forma individual

  1. Haz clic en Agregar movimiento.

  2. Captura los datos. Los campos Fecha y Depósito/Retiro son obligatorios.

  3. Haz clic en Guardar.

¿Tu estado de cuenta abarca dos meses?

  1. Haz clic en el ícono de filtro (azul, parte superior izquierda).

  2. Indica la fecha inicial y final del estado de cuenta (por ejemplo, 01/diciembre – 31/enero) y haz clic en Aplicar.

  3. Carga el archivo normalmente.

🔧 Error "Fila 2" al importar:

  • Revisa que todas las fechas estén en formato DD/MM/AAAA y que el archivo no tenga movimientos fuera del rango de fechas seleccionado en Contalink.

Gestiona tus movimientos (opcional)

  • Editar un movimiento

    1. Haz doble clic sobre el movimiento.

    2. En la ventana emergente, selecciona Editar movimiento.

    3. Modifica los campos necesarios y haz clic en Guardar cambios.

    4. Recarga la página para ver los cambios aplicados.

  • Eliminar movimientos

    • Masivo: Selecciónalos desde la pestaña Pendientes y haz clic en Eliminar movimientos.

    • Individual: Haz doble clic sobre el movimiento y selecciona Eliminar movimiento.

  • Filtrar en movimientos

Haz clic en el ícono azul de filtro para buscar por fecha, tipo, folio, monto u otros criterios. Elige los parámetros y haz clic en Aplicar.

Concilia tus Movimientos

  1. Haz clic sobre el movimiento que deseas conciliar (se marcará en verde).

  2. Usa los filtros de la parte superior derecha (fecha, importe, folio, RFC, UUID, etc.) para localizar el documento.

  3. Elige la vista que prefieras:

    • Vista detallada: muestra cada factura en recuadros individuales.

    • Vista resumida: tabla con más documentos visibles a la vez; permite conciliar todos con un solo clic.

  4. Haz clic en +Conciliar para aplicar.

💡 ¿El importe del movimiento no coincide exactamente con el de la factura? Puedes modificar el importe a aplicar directamente en el campo editable antes de conciliar. El sistema solo permite ingresar un importe igual o menor al monto pendiente de la factura.

Puedes conciliar movimientos con:

  • CFDIs

  • Nómina

  • Notas de crédito

  • Cuenta contable

🔍Consulta tus movimientos conciliados

Los movimientos conciliados aparecen en la columna Conciliados.

Haz doble clic sobre cualquiera para ver el CFDI o cuenta contable asociada, el complemento de pago y la póliza generada.

El sistema usa una semaforización para identificar el estado de cada movimiento:

  • 🟢 Verde: tiene CFDI asociado y póliza contable aplicada.

  • 🔴 Rojo: sin CFDI relacionado o sin póliza contable.

  • Rojo: No hay un CFDI relacionado o no se ha generado una póliza contable.

¿Te equivocaste al conciliar?

  1. Selecciona el movimiento en la columna Conciliados.

  2. Haz clic en ⛔ Conciliación y confirma.

  3. El movimiento regresará automáticamente a Pendientes.

Para desconciliar todos tus movimientos, puedes seleccionarlos y hacer clic en el ícono rojo de bote de basura. También puedes consultar el artículo: Desconciliación masiva.

Casos de uso

Conciliar utilizando Colega IA

Cuando un movimiento tiene poco contexto, usa Colega IA: selecciona el movimiento y haz clic en el ícono de Colega IA. El asistente sugerirá cuentas contables y te proporcionará información adicional basada en los datos del movimiento. Conoce más información sobre Colega IA

Conciliar pago parcial

Úsalo cuando el movimiento cubre solo una parte del saldo de una factura.

  1. Selecciona el movimiento (se marcará en verde).

  2. Haz doble clic sobre él para abrir la ventana emergente.

  3. Ingresa el importe parcial y haz clic en Aplicar Pago Parcial.

    1. Presiona Esc para cerrar la ventana. El movimiento quedará marcado con un ícono de billete (💵), indicando que hay un pago parcial pendiente de aplicar.

  4. Busca la factura y concilia normalmente.


    ​

Cómo registrar una devolución bancaria sin nota de crédito en Contalink

En algunas ocasiones, un pago realizado desde tu cuenta bancaria puede ser devuelto por el banco. Esto genera dos movimientos en tus estados de cuenta:

  • Un retiro correspondiente al pago original.

  • Un depósito correspondiente a la devolución del importe.

Cuando esta devolución no cuenta con una nota de crédito o un comprobante fiscal relacionado, es importante registrar ambos movimientos correctamente para mantener conciliada la información bancaria y contable.

Proceso paso a paso:

  1. Ingresa a Tesorería → Conciliación.

  2. Localiza el retiro correspondiente al pago original.

  3. Concílialo utilizando una cuenta contable de orden o una cuenta de traspaso bancario.

  4. Localiza el depósito correspondiente a la devolución.

  5. Concílialo utilizando la misma cuenta contable empleada en el retiro.

  6. Guarda ambos movimientos.

  7. Contabiliza la conciliación.

Al finalizar el proceso:

  • El retiro original quedará conciliado.

  • El depósito de devolución quedará conciliado.

  • La contabilidad reflejará correctamente ambos movimientos.

  • No será necesario generar una nota de crédito para registrar la devolución.

  • Los saldos bancarios y contables permanecerán conciliados.

Conciliar en Efectivo

En Contalink puedes conciliar tus cobros y pagos en efectivo, a lo que denominamos conciliación con billete.

  1. Asegúrate de tener una cuenta de tipo Caja en Tesorería → Bancos y Cajas.

  2. En Ventas o Egresos → Facturas, selecciona las facturas y haz clic en el ícono de billete 💵.

  3. Elige la cuenta de Caja, la fecha y la forma de cobro. Haz clic en Aplicar.

  4. Consulta los movimientos en Tesorería → Conciliación, pestaña Conciliados, dentro de la cuenta de Caja.


​

Cómo conciliar comisiones bancarias en Contalink

Es común que los bancos realicen cargos automáticos por conceptos como manejo de cuenta, transferencias, terminales de pago o servicios financieros.

En muchos casos, estos cargos aparecen en el estado de cuenta como dos movimientos separados:

  • Un retiro correspondiente a la comisión bancaria.

  • Un retiro adicional correspondiente al IVA de dicha comisión.

Para que la información bancaria, contable y fiscal permanezca correctamente conciliada, es importante relacionar ambos movimientos con la factura que ampara la comisión.

  1. Ingresa a Tesorería → Conciliación.

  2. Identifica los movimientos bancarios correspondientes a la comisión y su IVA.

  3. Selecciona ambos movimientos.

  4. Localiza la factura que ampara la comisión bancaria.

  5. Concilia los movimientos contra dicha factura.

  6. Aplica la conciliación.

  7. Contabiliza la operación.

  8. Verifica que la factura quede saldada y que no existan movimientos pendientes por conciliar.

¿Cuándo se utiliza este proceso?

Este procedimiento se utiliza cuando el banco descuenta automáticamente una comisión y registra el IVA correspondiente como un movimiento independiente.

Al conciliar ambos movimientos contra la factura emitida por la institución financiera, Contalink permite:

  • Mantener actualizados los saldos de las facturas.

  • Evitar diferencias entre la conciliación bancaria y la contabilidad.

  • Reflejar correctamente los impuestos asociados a la operación.

  • Facilitar la revisión de gastos financieros y reportes contables.

Importante: Algunas instituciones financieras registran la comisión y el IVA en movimientos separados. Ambos deben ser considerados durante la conciliación para evitar diferencias en los saldos.

Conciliar facturas que tienen nota de crédito

Contalink asocia automáticamente las notas de crédito a la factura indicada en su XML. Para verificarlo:

  1. Abre la factura desde Ventas o Egresos → Facturas y revisa la sección Detalle de pagos/cobros. Ahí verás la nota de crédito aplicada.

  2. En Tesorería → Conciliación, busca el movimiento y la factura. Esta ya mostrará el importe neto (descontando la nota de crédito). Concilia normalmente.

Conciliar movimiento bancario con nota de crédito

Las notas de crédito son documentos utilizados para disminuir total o parcialmente el importe de una operación previamente facturada.

Es común utilizarlas en situaciones como:

  • Devoluciones de mercancía.

  • Bonificaciones otorgadas por proveedores.

  • Correcciones por errores en productos o servicios.

  • Reembolsos parciales o totales de una operación.

Cuando la nota de crédito genera una devolución de dinero, también existe un movimiento bancario asociado que debe ser conciliado para reflejar correctamente la operación dentro de Contalink.

Proceso paso a paso:

  1. Ingresa a Tesorería → Conciliación.

  2. Localiza el depósito o retiro relacionado con la devolución.

  3. Selecciona el movimiento bancario.

  4. Busca la nota de crédito correspondiente.

  5. Concilia ambos registros.

  6. Contabiliza la operación.

  7. Verifica que la devolución haya quedado correctamente aplicada.

No puedo conciliar movimiento debido a que no aparecen mis facturas ¿Cómo puedo encontrarlas?

Si el sistema no muestra la factura para conciliar, una vez que se haya seleccionado el depósito o retiro, puede deberse a varios motivos.

Aquí te explicamos cada uno de ellos:

  1. Como primer paso para localizar la factura o CFDI debemos verificar que el estatus de pago de la factura no este como PAGADA (círculo color verde).

    1. Ingresa a Ventas o Egresos > Facturas.

    2. En esta vista debe identificar la columna de “Estatus” y visualizar el tercer círculo de acuerdo a su significado; si el círculo está en color verde significa que está PAGADO y, por lo tanto, esta Factura o CFDI ya fue conciliado con anterioridad y por ello no la localizamos en Conciliación.

      (Si el círculo está en color rojo significa que está como PENDIENTE de pago, si el círculo está en color marrón significa que está PARCIALMENTE pagada.)

    3. En caso de que la factura tenga un pago que no identifiques, deberás eliminarlo. Para ello ingresa a la vista interna de la factura:

    4. Y elimina su pago o pagos, se marca la casilla para seleccionarlo y se presiona el botón "Eliminar seleccionados"

    Si el estatus se encuentra de color Rojo:

    Si debe visualizarse en Conciliación, pero el CFDI o Factura no está cumpliendo con los criterios de búsqueda y debemos de cambiarlos para localizarla con las siguientes sugerencias:

  2. En conciliación, verifica que estés aplicando los filtros correctos, para ello:

    1. da clic en LIMPIAR FILTROS:

    2. Completar algunos de los campos para localizar la factura, ya sea TOTAL, FECHA INICIAL Y FINAL DE EMISIÓN DE LA FACTURA, FOLIO, NOMBRE o RFC DEL CLIENTE/PROVEEDOR o UUID y demos clic en BUSCAR.

      También es importante asegurarse que la factura no se encuentre cancelada, si esta se encuentra cancelada, no podrás verla reflejada en conciliación:

    3. Verifica además que estés seleccionando el movimiento correcto, si es un depósito, estar buscando una factura de ingresos

      Y si es un retiro, que se esté buscando una factura de gastos:

    4. Verifica que tu factura sí se encuentre descargada, como primer paso, deberás dirigirte al botón "SAT" y validar que todos los recuadros se encuentren en verde, especialmente, el recuadro del día al que pertenece tu factura:

      En caso de que no se encuentren descargados los comprobantes, te invitamos a consultar el siguiente material: Descarga automática o manual de CFDIS o XML

      ¡Revisando y corrigiendo estos puntos ya estarás viendo tu factura lista para conciliar!

No puedo localizar mis movimientos bancarios que ya concilié. ¿Cómo puedo encontrarlos?

En algunos casos es posible que no encuentres un movimiento conciliado previamente, o un movimiento cargado recientemente.

A continuación, te explicamos como puedes ubicar estos movimientos.

Paso 1. Revisa que si la carga manual del movimiento se haya colocado correctamente la fecha en que estás consultando:

Paso 2. Verifica si lo cargaste en la cuenta financiera correspondiente:

Paso 3. Verifica si la plantilla de movimientos coincide con el periodo consultado:

Paso 4. Revisa si se completó correctamente la carga con la auditoría de transacciones. Alguno de los movimientos debe aparecer cargado durante el día correspondiente:

Relevante: Si no localizas tus movimientos contactanos por soporte compartiendo la plantilla de movimientos bancarios y uno de nuestros agentes podrá apoyarte con el proceso.

¿Te marcó el error "El movimiento no está conciliado" al momento de contabilizar tu movimiento?

En ocasiones se puede obtener un error al intentar contabilizar un movimiento bancario, entre otros casos, este error le aparece cuando su movimiento no ha sido conciliado al 100%.

Es necesario que termine la conciliación completa del mismo para que pueda generar la póliza:

Conciliación masiva contra una cuenta contable

Úsalo para liquidar varios movimientos pendientes de una vez.

  1. Selecciona los movimientos desde la pestaña Pendientes (uno por uno o usando la casilla general).

  2. Haz clic en Cuenta contable.

  3. Ingresa la cuenta contable y las opciones fiscales que apliquen.

  4. Haz clic en Guardar. Los movimientos pasarán a la columna Conciliados.

Este proceso te permitirá gestionar de manera eficiente y rápida la conciliación masiva de movimientos con saldos pendientes hacia una cuenta contable específica.

¿Cómo eliminar conciliaciones?

En caso de que requieras hacer la eliminación de alguna conciliación, o todas tus conciliaciones de forma masiva, aquí te compartimos como realizarlo.

Individualmente:

1. Ingresa a Tesorería > Conciliación

2. Localiza el movimiento en la pestaña “Conciliados”

3. Presiona el botón “Eliminar conciliación”

Masivamente:

1. Ingresa a Tesorería > Conciliación

2. Filtra el periodo que quieres eliminar

3. Dirígete a todos los conciliados y elimina

4. Dirígete a todos los pendientes y elimina

5. Espera a que culmine el proceso

De esta forma habrás eliminado todas las operaciones

Importante: Este proceso es irreversible. Asegurate primero de verificar que la información a eliminar es la adecuada

💡Mejores prácticas generales

  • 🔍 Revisa que tu saldo inicial coincida con el de tu banco para evitar diferencias.

  • ✅ Utiliza la plantilla oficial para reducir errores en la importación.

  • 🔍 Aprovecha los filtros para localizar movimientos rápidamente.

  • ✅ Realiza conciliaciones periódicas para mantener tu contabilidad al día.

❓¿Tienes dudas adicionales?

Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).

Horario de atención:
Lunes a viernes de 08:30 a.m. a 05:30 p.m. (hora centro de México).

Si nos escribes fuera de ese horario, nuestra IA entrenada te atenderá y te proporcionará información útil hasta que un asesor esté disponible.

¿Cómo escribirnos al chat?

A continuación te compartimos cómo iniciar una conversación paso a paso:

  1. Inicia sesión en Contalink.

  2. Dirígete a la esquina inferior derecha y haz clic en el ícono azul del chat.

  3. Escribe tu mensaje o selecciona una de las opciones sugeridas para comenzar.

  4. Un asesor o la IA te responderá según el horario de atención.

🧷Artículos relacionados

  • Registro de cuentas bancarias

  • Importación de movimientos bancarios

  • Generación de pólizas automáticas

  • Complementos de pago en Contalink

  • Conciliación masiva de facturas

Ver video

¿Ha quedado contestada tu pregunta?