En Contalink, puedes generar cotizaciones detalladas y, cuando el cliente las apruebe, convertirlas rápidamente en facturas. A continuación, encontrarás una guía paso a paso para crear una cotización y convertirla en factura.
Te explico paso a paso cómo hacerlo:
Antes de Crear una Cotización
Antes de comenzar a crear la cotización, asegúrate de tener toda la información necesaria:
Creación de la Cotización
Para generar una cotización sigue estos pasos:
Ingresa al menú principal y selecciona VENTAS/ COTIZACIONES.
Da clic en el icono NUEVO para crear una cotización
En la pantalla de cotización, completa los siguientes campos:
Tipo de documento: Por defecto, estará en "Cotizar". Este campo enlaza tu folio consecutivo.
Tipo de régimen: Aparece el régimen configurado en tu RFC
Fecha de emisión: Puedes dejar la fecha y hora actual o ajustarla (máximo 72 horas previas naturales).
Datos del cliente: Busca al cliente por nombre o RFC. Se completarán automáticamente campos como método de pago, forma de pago y uso de CFDI.
Tipo de moneda: Si es en dólares, captura el tipo de cambio pactado
4. En la parte inferior de la pantalla, podrás ingresar la información de los productos o conceptos necesarios a facturar.
Cantidad: Indica el número de veces a cobrar este producto o servicio.
Concepto: Busca el producto por nombre o código.
Importe: Incluye el valor antes de impuestos, permitiendo hasta 6 decimales.
Descuento e Impuestos: Aplica descuentos e impuestos necesarios.
5. Haz clic en Guardar en la parte superior. Tu cotización quedará guardada con un estatus de "Cotización" y se asignará un folio específico, esto te permitirá moverte a otra ventana del sistema o cerrar tu sesión y posteriormente regresar a emitir tu factura.
6. Si necesitas hacer cambios, selecciona Reactivar, realiza los ajustes y guarda nuevamente con Completar.
Gestión de cotizaciones
Las cotizaciones se pueden gestionar y enviar a tus clientes para su revisión. En la vista interna de cada cotización, si esta se encuentra en estatus "Cotización" puedes dar clic en Descargar PDF para obtener una Vista Previa antes del timbrado.
En la ventana de cotizaciones, usa la vista KANBAN para actualizar tus cotizaciones según el estatus del proceso de venta. Puedes arrastrar cada cotización entre los siguientes estados:
SOLICITUD
EN PROCESO1
ENVIADO A CLIENTE
EN EVALUACIÓN
NEGOCIACIÓN
APROBADO
FACTURADO
Cada cotización aparece como una tarjeta en el tablero, que puedes arrastrar fácilmente entre las distintas etapas. Para consultar o editar una cotización, haz clic en el folio de la tarjeta correspondiente.
Generar factura
Para timbrar tu factura puedes utilizar una de las siguientes opciones:
Kanban o tablero: Desde el tablero arrastra la tarjeta a la columna FACTURADO.
Ventana de Cotización: Ingresa a la vista completa de tu cotización y da clic en el icono de Generar Factura ubicado en la esquina superior derecha.
Cuando hayas emitido tu factura, se registrará automáticamente en Contalink y se enviará por correo electrónico a tu cliente junto con el PDF y el XML correspondiente.