En Contalink podrás emitir facturas de forma rápida y realizar registros previos llamados Cotizaciones. En este material te enseño a crear una cotización detallada para tus clientes y cómo convertir este documento en una factura una vez que el cliente apruebe los términos.
Te explico paso a paso cómo hacerlo:
Recopilación de Información
Antes de comenzar a crear la cotización, asegúrate de tener toda la información necesaria:
Creación de la Cotización
Para generar una cotización sigue estos pasos:
Ingresa al menú principal y selecciona VENTAS/ COTIZACIONES.
Da clic en el icono NUEVO para crear una cotización
En la siguiente vista selecciona completa los datos
Tipo de documento: selecciona la opción generar cotización. Este campo también permite enlazar tu folio consecutivo.
Tipo de régimen: por defecto aparece el régimen configurado en tu RFC
Fecha de emisión: puedes generar una factura con la fecha y hora actual o modificarla según las reglas de operación del SAT en el lapso de 72 hrs. previas.
Datos del cliente: podrás buscarlo por nombre o RFC, automáticamente se llenan los campos: método de pago, forma de pago y uso de CFDI
Tipo de moneda: si tu factura es en dólares podrás capturar el tipo de cambio pactado para esta operación
4. En la parte inferior de la pantalla, podrás ingresar la información de los productos o conceptos a facturar.
Cantidad
Concepto: podrás buscar por código o nombre
Importe : se pueden incluir de 1 a 6 decimales, incluye el valor antes de impuestos
Descuento
Impuesto
Podrás agregar uno o más productos.
Una vez capturada toda la información, podrás encontrar el botón de GUARDAR en la parte superior. ¡Este guardará tu documento con un estatus de BORRADOR, permitiéndote moverte a otra ventana del sistema o cerrar tu sesión y posteriormente regresar a emitir tu factura.
Si tus documentos están en estatus borrador, podrás acceder a ellos para realizar cambios o ediciones. Para generar una cotización da clic en el icono COMPLETAR
Si necesitas hacer cambios, puedes reactivar el registro de tu cotización dando clic en el botón REACTIVAR y posteriormente generar de nuevo tu cotización.
Gestión de cotizaciones
La "Cotización" te permite tener un documento previo que puedes enviar a tus clientes para que lo revisen y aprueben antes de generar la factura final. Para imprimir tu cotización, simplemente haz clic en el botón de DESCARGAR PDF en la vista interna de tu documento.
Desde la ventana de cotizaciones encontrarás una herramienta que te permitirá gestionar el estatus de tu cotización, esta vista te permitirá darle un estatus con base al proceso de venta que tengas con tu cliente. En la ventana de cotizaciones da clic en el icono KANBAN
Esta herramienta te permite tener un tablero con 7 estatus que podrás utilizar de forma opcionalpara llevar un flujo de venta con tus clientes.
SOLICITUD
EN PROCESO
ENVIADO A CLIENTE
EN EVALUACIÓN
NEGOCIACIÓN
APROBADO
FACTURADO
Cada cotización se ve reflejada en forma de tarjeta en este tablero, puedes arrastrarlo entre cada una de las etapas de forma sencilla. Para consultar o editar tu cotización da clic sobre el folio de la tarjeta.
Generar factura
Para timbrar tu factura puedes utilizar una de las siguientes opciones:
Kanban o tablero: Desde el tablero arrastra la tarjeta a la columna FACTURADO
Ventana de Cotización: Ingresa a la vista completa de tu cotización y da clic en el icono de GENERAR FACTURA ubicado en la esquina superior derecha.
Cuando hayas emitido tu factura, se registrará automáticamente en Contalink y se enviará por correo electrónico a tu cliente junto con el PDF y el XML correspondiente.