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1. Introducción
En este artículo revisaremos cómo configurar las cuentas contables para clientes y proveedores en CONTALINK. Esto te permitirá generar pólizas correctamente y mantener un control contable eficiente.
2. Antes de comenzar
Antes de iniciar asegúrate de:
✅ Tener un catálogo de cuentas configurado
✅ Decidir si llevarás contabilidad desglosando una cuenta por cada cliente o proveedor o a una cuenta global
3. Introducción
CONTALINK ofrece dos formas de llevar la contabilidad de clientes y proveedores, adaptándose al nivel de detalle que necesites:
Agrupada: toda la información se concentra en cuentas generales. Ideal si no necesitas desglose por RFC.
Detallada por RFC: cada cliente o proveedor recibe su propia cuenta contable, generada automáticamente al activar esta opción y al procesar las descargas de XML.
¿Cómo funciona esta segunda opción?
Al activar esta opción, Contalink revisa automáticamente tu catálogo de cuentas, si detecta que un cliente o proveedor no tiene una cuenta asignada al momento de la descarga, creará automáticamente una subcuenta usando el siguiente consecutivo disponible y la configurará a cada cliente o proveedor en el catálogo de datos maestros.
La elección dependerá de tus necesidades y de cómo quieras visualizar la información en tus registros contables.
¿Por qué es importante esta configuración?
Esta configuración permite que las pólizas se generen correctamente con las cuentas contables asignadas a cada cliente o proveedor.
Al subir por primera vez tu catálogo de cuentas, si tienes activa la funcionalidad de Generar cuentas contables de Clientes o proveedores en automático, Contalink realizará una revisión automática:
Verifica qué RFCs ya están registrados en tus catálogos de datos maestros (cada cliente o proveedor). Los busca por RFC o por Razón social.
Si encuentra coincidencias, configura la cuenta contable en cada cliente o proveedor encontrado de forma automática. Esto te ayuda a evitar duplicados y mantener tu catálogo limpio.
4. Contabilidad por Cliente-Proveedor Agrupada
Esta opción utiliza una cuenta general para todos los clientes y otra para todos los proveedores. Es ideal si no necesitas desglose por RFC.
Para aplicarlos sigue estos pasos:
Ve a Configuración → Contabilidad → Catálogo de cuentas.
Activa la vista tipo árbol y revisa tus cuentas generales.
Luego entra a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Selecciona la cuenta general conforme a tu catálogo de cuentas, dando clic sobre el recuadro, para:
Clientes
Proveedores
CONTALINK usará esas cuentas cada vez que se generen pólizas de terceros.
Contabilidad por Cliente-Proveedor Detallada
Esta opción asigna una cuenta contable específica para cada RFC, te permite hacer análisis detallados por cliente o proveedor.
Para aplicarlos sigue estos pasos:
Ve a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Activa la opción
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR CLIENTE EN AUTOMÁTICO
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR PROVEEDOR EN AUTOMÁTICO
Elige si quieres:
Activar configuración en Datos Anteriores: se crean cuentas para RFCs ya registrados, es decir, se aplica el proceso de forma retroactiva.
Aplicar configuración en nuevos registros de RFC: se crean cuentas solo a partir de nuevos registros de RFC, con base en los XML descargados.
Define la cuenta base desde donde comenzará la numeración automática.
Sugerencia: selecciona la última subcuenta de tu catálogo para clientes o proveedores, según corresponda.
CONTALINK usará esas cuentas personalizadas cada vez que se generen pólizas de terceros.
⚠️Cuando se realiza la activación de cuentas contables para clientes y proveedores en automático, el sistema ignora las cuentas colocadas en la parte superior y los indicadores se muestran en color verde, como en la siguiente imagen:
¿Dónde consultar las cuentas contables asociadas a mis clientes o proveedores?
Para verificar o modificar la cuenta asociada a un cliente o proveedor:
Ve a Datos Maestros → Clientes o Proveedores.
Ingresa al registro del cliente o proveedor, y en la pestaña Contabilidad, encontrarás la cuenta contable asociada.
Para clientes se muestra en el apartado de Cuenta Contable Activo Cliente:
Y para proveedores en el apartado de Cuenta Contable:
Puedes cambiarla manualmente si lo necesitas.
¿Cómo desactivar esta configuración?
Ve a Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto.
Desactiva la opción de creación automática por RFC para clientes, proveedores o ambos.
3. Registra las cuentas generales para clientes y proveedores en el apartado superior de los indicadores:
Cuando se apaga el proceso el sistema solo suspende la creación de cuentas contables por cada RFC, con ello, si se genera un nuevo registro en el catálogo de clientes o proveedores se queda vacío el campo cuenta contable.
En el caso donde haya registro de clientes o proveedores que ya cuenten con una cuenta contable relacionada, es necesario quitar la configuración del campo cuenta contable que está en su catálogo de clientes o proveedores para que en próximas contabilizaciones se tome la cuenta global, siguiendo estos pasos:
Ingresa en el apartado DATOS MAESTROS → CLIENTES / PROVEEDORES
Selecciona los registros.
Da clic en la herramienta de edición masiva.
En el campo CUENTA CONTABLE ACTIVO CLIENTE ó CUENTA CONTABLE selecciona la opción BORRAR EL CAMPO.
Para finalizar, da clic en APLICAR CAMBIOS.
*Nota. No es posible eliminar un registro de cliente o proveedor en Datos maestros cuando cuente con elementos relacionados. Se considerarían elementos relacionados aquellos casos donde ya se haya emitido una factura o el cliente/proveedor se haya generado de forma automática desde alguna factura; en esos casos únicamente sería posible marcarlo como inactivo.
⚠️ Una vez actualizado este apartado es necesario descontabilizar de forma masiva y volver a contabilizar de forma masiva para aplicar las modificaciones a los registros contables correspondientes.
Mejores prácticas
Revisa tu catálogo de cuentas antes de activar la creación automática para evitar duplicados.
Para empresas con muchos clientes o proveedores, la opción detallada por RFC es más eficiente y confiable.
Mantén actualizada la numeración de cuentas para un control ordenado.
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