Introducción
En este artículo revisaremos cómo configurar las cuentas contables para clientes y proveedores en CONTALINK. Esto te permitirá generar pólizas correctamente y mantener un control contable eficiente.
El contenido está dividido en dos guías, para que puedas elegir según tus necesidades:
Guía rápida: Pasos esenciales para configurar las cuentas de clientes y proveedores de forma inmediata.
Tutorial completo: Explicación detallada de cada opción, incluyendo funcionamiento, ubicación en el sistema, configuración, mejores prácticas y cómo aprovechar la automatización para ahorrar tiempo.
De esta forma, podrás seleccionar la guía que más te convenga, ya sea para una configuración rápida o para entender a fondo cada detalle del sistema.
Guía rápida
Ve a Configuración > Contabilidad > Cuentas por defecto.
Decide cómo quieres trabajar:
Agrupada: asigna una cuenta general para todos los clientes y otra para todos los proveedores.
Detallada por RFC: activa las opciones “Generar cuentas contables por cliente automáticamente” y “Generar cuentas contables por proveedor automáticamente”.
Para la opción detallada, elige si quieres que la creación de cuentas sea retroactiva (para RFCs existentes) o solo para nuevos RFCs.
Define la cuenta base desde donde comenzará la numeración automática (recomendado: última cuenta de tu catálogo).
Guarda los cambios. CONTALINK generará las cuentas automáticamente según tu configuración.
Tutorial completo
Introducción
CONTALINK ofrece dos formas de llevar la contabilidad de clientes y proveedores, adaptándose al nivel de detalle que necesites:
Agrupada: toda la información se concentra en cuentas generales. Ideal si no necesitas desglose por RFC.
Detallada por RFC: cada cliente o proveedor recibe su propia cuenta contable, generada automáticamente al activar esta opción y al procesar las descargas de XML. Esto ahorra tiempo y minimiza errores al crear cuentas y pólizas, facilitando un control contable más preciso y confiable.
¿Cómo funciona esta segunda opción?
Al activar esta opción y habilitar la descarga de XML, Contalink revisa automáticamente tu catálogo de cuentas. Si detecta que un cliente o proveedor no tiene una cuenta asignada al momento de la descarga, creará automáticamente una subcuenta usando el siguiente consecutivo disponible. De esta forma, las pólizas se generan de manera automática, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores en tu contabilidad.
La elección dependerá de tus necesidades y de cómo quieras visualizar la información en tus registros contables.
¿Por qué es importante esta configuración?
Esta configuración permite que las pólizas se generen correctamente con las cuentas contables asignadas a cada cliente o proveedor, ya sea de forma general o personalizada. Así tendrás un mejor control contable y evitarás errores en el registro de operaciones.
Al subir por primera vez tu catálogo de cuentas, CONTALINK hace una revisión automática:
Detecta si ya existen cuentas contables asociadas a tus clientes o proveedores.
Verifica qué RFCs ya están registrados en tus catálogos.
Si encuentra coincidencias, asocia la cuenta de forma automática. Esto te ayuda a evitar duplicados y mantener tu catálogo limpio.
Contabilidad por Cliente-Proveedor Agrupada
Esta opción utiliza cuentas generales para todos los clientes y otra para todos los proveedores. Es ideal si no necesitas desglose por RFC.
Para aplicarlos sigue estos pasos:
Ve a Configuración > Contabilidad > Catálogo de cuentas.
Activa la vista tipo árbol y revisa tus cuentas generales.
Luego entra a Configuración > Contabilidad > Cuentas por defecto.
Selecciona una cuenta para:
Clientes
Proveedores
CONTALINK usará esas cuentas cada vez que se generen pólizas de terceros.
Contabilidad por Cliente-Proveedor Detallada
Esta opción asigna una cuenta contable específica para cada RFC, te permite hacer análisis detallados por cliente o proveedor.
Para aplicarlos sigue estos pasos:
Ve a Configuración > Contabilidad > Cuentas por defecto.
Activa la opción
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR CLIENTE EN AUTOMÁTICO
GENERAR CUENTAS CONTABLES POR PROVEEDOR EN AUTOMÁTICO
Elige si quieres:
Retroactiva: se crean cuentas para RFCs ya registrados.
Solo nuevos RFCs: se crean cuentas solo a partir de nuevos registros.
Define la cuenta base desde donde comenzará la numeración automática.
Sugerencia: selecciona la última cuenta de tu catálogo.
CONTALINK usará esas cuentas personalizadas cada vez que se generen pólizas de terceros.
Consulta y edición de cuentas asociadas
Para verificar o modificar la cuenta asociada a un cliente o proveedor:
Ve a Datos Maestros > Clientes o Proveedores.
En la pestaña Contabilidad, encontrarás la cuenta contable asociada.
Puedes cambiarla manualmente si lo necesitas.
¿Cómo desactivar esta configuración?
Ve a Configuración > Contabilidad > Cuentas por defecto.
Desactiva la opción de creación automática por RFC para clientes, proveedores o ambos.
Mejores prácticas
Revisa tu catálogo de cuentas antes de activar la creación automática para evitar duplicados.
Para empresas con muchos clientes o proveedores, la opción detallada por RFC es más eficiente y confiable.
Mantén actualizada la numeración de cuentas para un control ordenado.
¿Tienes dudas adicionales?
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