Facturación: Configuración inicial

¿Dónde encontrar el módulo de Facturación ?

En Contalink, puedes encontrar el módulo de Facturación en el menú lateral izquierdo. Para acceder, selecciona la opción Ventas y posteriormente haz clic en Facturas.

Dentro de este apartado podrás visualizar el listado de las facturas que hayas generado previamente.

Para emitir una nueva factura, haz clic en el botón (+), ubicado en la parte superior derecha del listado.

Guía rápida

Ve a Ventas → Facturas → + → Configuración.
- Captura datos fiscales: Razón Social, RFC, régimen fiscal y código postal.
- Carga tus CSD (.cer y .key) con contraseña.
- Define tipo de cálculo, tipo de descuento y (opcional) logo.
- Activa los complementos de facturación (Predial, Información global, Donatarias) si aplican.
En Configuración → Ventas → Impuestos → Activa los impuestos que usarás (IVA, exento, retenciones).
Guarda cambios.

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Tutorial completo

Introducción

La configuración inicial en Contalink asegura que los CFDIs que emitas cumplan con los requisitos del SAT y se generen con los cálculos correctos de impuestos, descuentos y complementos. Con esta guía dejarás lista tu cuenta para facturar sin errores.

Ubicación en el menú

Para configurar tus impuestos: Configuración → Ventas → Impuestos.
Para configurar tus datos fiscales y sellos: Ventas → Facturas → + → Configuración.

Configuración o requerimientos previos

Antes de comenzar con la configuración inicial, asegúrate de contar con lo siguiente:

Datos fiscales del emisor: RFC, razón social, régimen fiscal y código postal (deben coincidir con tu constancia del SAT).
Certificado de Sello Digital (CSD) vigente: archivos .cer, .key y su contraseña. Recuerda que deben haber sido emitidos al menos 72 horas antes de timbrar para que el SAT los reconozca.
Paquete de timbres activo o acceso a una suscripción que ya los incluya:
- Versión Premium o Usuario PLUS cuentan con timbres ilimitados.
- Si no cuentas con timbres disponibles, comunícate con tu ejecutivo de cuenta para conocer los planes y contratar el que mejor se adapte a tus necesidades.

Proceso paso a paso

Paso 1: Configura los impuestos

¿Cómo configurar impuestos?

Ve a Configuración → Ventas → Impuestos.

Al crear una empresa, Contalink incluye automáticamente un listado de los impuestos y combinaciones más comunes para facturar.

💡 ¿Solo necesitas un impuesto? Puedes seleccionarlo de forma individual, por ejemplo, IVA 16%.

¿Qué es una combinación de impuestos?

Una combinación de impuestos permite agrupar varios impuestos en una sola opción. Por ejemplo: IVA 16%, Ret. IVA 10.66% y Ret. ISR 10%.

Al seleccionar una combinación, el sistema calculará automáticamente todos los impuestos incluidos sobre el importe correspondiente, sin necesidad de agregarlos por separado.

¿Cómo agregar impuestos o combinaciones a tu listado?

Si necesitas utilizar otra combinación disponible en Contalink, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón Configurar impuestos de facturación.

2. En el buscador, escribe el nombre del impuesto o la combinación de impuestos que necesitas.

3. Marca la casilla de la opción que deseas agregar.

4. Haz clic en el ícono de Guardar para conservar los cambios.

¿No encuentras el impuesto que necesitas?

👉 Si el impuesto o la combinación que requieres no aparece en el listado, contacta a nuestro equipo de soporte y comparte un XML de ejemplo para solicitar que se agregue al sistema.

📌 Importante: Las retenciones locales se encuentran registradas en Contalink bajo el nombre de Retención Cedular.

PASO 2: Configuración de timbrado:

Desde Ventas → Facturas → + → Configuración realiza lo siguiente:

1. Datos fiscales

Captura conforme a tu constancia de RFC:
- Razón Social (sin régimen de capital).
- Código Postal.
- Régimen Fiscal.
(Opcional) Ingresa tu domicilio fiscal y datos de contacto.
Haz clic en Guardar cambios.

2. Configuración de Timbrado

Carga de CSD:
- Adjunta los archivos .cer y .key.
- Ingresa la contraseña del sello digital.
- Haz clic en Guardar cambios.
Definición del tipo de cálculo:
- Precio Neto: el precio ya incluye impuestos.
- Precio Bruto: el precio se mostrará antes de impuestos.
Definición del tipo de descuento:
- Monto fijo ($): indicas una cantidad exacta de descuento.
- Porcentaje (%): indicas un porcentaje del precio como descuento.
Personalización opcional:
- Carga un logo en formato PNG para que aparezca en el PDF del CFDI.

3. Configuración de Complementos de Factura

Ingresa a Configuración de empresa → Configuración para Complementos de Factura.
Activa los complementos requeridos marcando la casilla correspondiente:
- Predial: para operaciones inmobiliarias.
- Información Global: para reportar operaciones globales.
- Donatarias: incluye además la posibilidad de configurar la leyenda de donativos que aparecerá en la factura.
Haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

4. Configura el consecutivo de folios

¿Cómo configurar la serie y el folio de tus facturas?

En la parte inferior derecha, haz clic en el ícono de engrane Configuración.
Ingresa a General > Tipo de documento.
En el listado, selecciona Factura (Factura de Venta). También puedes seleccionar cualquier otro tipo de documento para configurar su serie y folio correspondiente.
Configura los siguientes campos:
- Prefijo: Ingresa la serie que deseas utilizar.
- Último Número: Captura el último folio que hayas timbrado.

Ejemplo: Si tu última factura fue F15, deberás colocar:

Prefijo: F
Último Número: 15

De esta manera, tu siguiente factura se generará con el folio F16.

Importante: Modifica únicamente los campos Prefijo y Último Número. No es necesario cambiar los demás campos.

5. Genera una factura

Una vez completados todos los pasos anteriores, tu cuenta quedará correctamente configurada y ya podrás comenzar a emitir CFDIs sin inconvenientes.

Para conocer el proceso completo de emisión de facturas, consulta el siguiente tutorial paso a paso:
👉 Cómo emitir CFDI (facturas o XML)

Este tutorial te guiará desde la creación de la factura hasta la descarga del XML y PDF timbrados correctamente.

Configuración de Sucursales

¿Para qué sirve?

Si tu empresa utiliza un solo RFC, pero maneja varios nombres comerciales (por ejemplo, una misma empresa con diferentes sucursales o marcas), puedes configurar cada uno en Contalink para que aparezca en las facturas correspondientes

⚠️ Importante

Aunque utilices diferentes nombres comerciales, todas las facturas se timbran con el mismo RFC y la misma Razón Social registrados en tu Constancia de Situación Fiscal (CSF).

El nombre comercial es únicamente un dato informativo que puede mostrarse en la factura, pero no reemplaza tus datos fiscales.

Paso 1. Crear la sucursal

Ingresa a Configuración → General → Sucursales.
Selecciona + Nuevo.
Llena los datos de la sucursal. En el campo Nombre comercial, escribe el nombre que deseas que aparezca en las facturas de esa sucursal.
Guarda los cambios.

💡 Tip: Si manejas varios nombres comerciales, crea una sucursal para cada uno.

Paso 2. Asignar un consecutivo de folios

Después de crear la sucursal, es necesario asignarle un consecutivo de folios para que las facturas emitidas con esa serie muestren el nombre comercial correspondiente.

Para realizar la configuración:

Ve a Configuración → General → Tipo de documento.
Haz clic en + Nuevo.
Completa la información del formulario.
En el campo Sucursal, selecciona el nombre de la sucursal que creaste en el Paso 1.
Guarda los cambios.
Al timbrar tu factura, selecciona en el campo Tipo de documento el correspondiente a la sucursal que configuraste. De esta forma, la factura mostrará el nombre comercial y la información de esa sucursal.

Resultado
Al emitir una factura con el consecutivo configurado, en la representación impresa de la factura se mostrará el nombre comercial y la información de la sucursal asignada.

¿Qué es un CSD o Certificado de Sello Digital?

El Certificado de Sello Digital (CSD) es un archivo vinculado a tu Firma Electrónica Avanzada (e. Firma) que se utiliza para sellar electrónicamente las facturas (CFDI) que emites, garantizando su autenticidad e integridad.

Está compuesto por dos archivos con terminaciones .cer y .key, además de una contraseña. A diferencia de la e. Firma, que sirve para validar tu identidad ante el SAT, el CSD se utiliza exclusivamente para el timbrado de facturas, permitiendo vincular tu identidad con cada comprobante emitido.

Vigencia: 4 años
Importante: Una vez activado, debes esperar al menos 72 horas antes de poder utilizarlo.

Dado que Contalink opera como un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), es indispensable contar con este certificado para realizar el timbrado de tus facturas dentro del sistema.

Mejores prácticas

Carga los CSD con anticipación: deben haber sido generados al menos 72 horas antes de timbrar.
Verifica que RFC, régimen fiscal y CP coincidan con tu constancia del SAT o alguna de tus sucursales.
Activa solo los impuestos y complementos que realmente uses.
Actualiza tus datos fiscales de inmediato en caso de cambios en tu empresa.