Introducción
En este artículo conocerás cómo administrar tus activos dentro de Contalink.
El sistema te permite clasificarlos por grupos o categorías para concentrar la información contable de forma ordenada y automatizar el registro mensual de depreciaciones.
Aquí encontrarás dos formas de avanzar según tu necesidad:
Guía rápida: pasos esenciales para configurar, registrar y depreciar activos.
Tutorial completo: explicación detallada, rutas en el sistema, buenas prácticas y recomendaciones.
Puedes elegir la guía según tu experiencia y el tiempo que tengas disponible.
⚡Guía rápida
Registrar un grupo de Activos
Menú Configuración → Contabilidad → Grupo de Activos.
Da clic al botón + para agregar nuevo Grupo de Activos.
Captura los siguientes datos:
NOMBRE: Nombre identificador del grupo.
DESCRIPCIÓN: Información adicional del grupo.
CUENTA DEPRECIACIÓN: Cuenta donde se acumulará la depreciación acumulada del activo.
CUENTA GASTOS: Cuenta donde se afectará el gasto mensual.
CUENTA NO DEDUCIBLE: Cuenta donde se registrará el importe no deducible.
Una vez aplicada tu información da clic en el icono de Actualizar.
Registra tus activos
Individual
Desde Contabilidad → Activos.
Da clic en (+) y completa los campos requeridos.
Código interno.
Descripción.
Fecha de Adquisición.
Fecha de inicio.
Monto a Depreciar.
Categoría de activos previamente registrada en el grupo de activos.
Dar clic en Actualizar.
Para finalizar, da clic en el icono de Generar líneas.
💡 Nota: Al registrar un activo, bastará con seleccionar el grupo (Categoría de activos). El sistema llenará automáticamente las cuentas contables correspondientes.
Masivo
Desde Configuración → Migraciones → Carga masiva.
Selecciona el Tipo de registro → Activos.
Descargue la plantilla Activos.xlsx y complete la información
Las columnas en el xls marcadas en rojo son obligatorias para la carga. Las columnas en negro son opcionales, pero se recomienda su llenado para una correcta automatización de las depreciaciones.
Una vez listo el archivo, seleccione o arrastre el archivo a cargar dentro de la misma vista.
Revise la información a cargar, para finalizar da clic en GUARDAR
Después vamos al módulo Contabilidad → Activos.
Da clic en los activos, revisas el registro correspondiente, para finalizar das clic en Generar líneas.
Depreciar tus activos registrados
Ingresar a Contabilidad → Contabilización masiva.
Selecciona las fechas que comprenden el mes de contabilización.
Selecciona Tipo de póliza → Solo depreciación.
Clic en Generar pólizas.
Verifica que se hayan generado las pólizas.
📘 Tutorial completo
¿Qué permite esta funcionalidad?
La gestión de activos en Contalink te ayuda a:
Clasificar tus bienes por grupos o categorías.
Asociar cuentas contables automáticas para cada grupo.
Calcular y contabilizar depreciaciones mensuales.
Realizar ajustes o modificaciones sin perder trazabilidad.
Así podrás mantener un control contable actualizado sin registrar movimientos manuales cada mes.
Registrar un grupo de Activos
Menú Configuración → Contabilidad → Grupo de Activos.
Da clic al botón + para agregar nuevo Grupo de Activos.
Captura los siguientes datos:
NOMBRE: Concepto identificador para tu grupo de activos.
DESCRIPCIÓN: Información adicional para identificar el grupo generado.
CUENTA DEPRECIACIÓN: Cuenta contable en la cual se registra la depreciación acumulada de un activo.
CUENTA GASTOS: Cuenta contable que se estará impactando al registrar la depreciación.
CUENTA NO DEDUCIBLE: Cuenta contable en la cual se estará enviando el importe no deducible.
Una vez aplicada tu información da clic en el icono de Actualizar.
💡Nota: El grupo de activo tendrá la información contable, por lo que al registrar tu activo ya no será necesario colocar las cuentas contables, solo indica el grupo de activo y en automático se llenará la información.
Registra tus activos
Registra activos de forma individual
Desde Menú → Contabilidad → Activos.
Da clic en (+)
3. Completa los campos requeridos.
Código interno.
Descripción.
Fecha de Adquisición.
Fecha de inicio.
Monto a Depreciar.
Categoría de activos previamente registrada en el grupo de activos.
Dar clic en Actualizar.
4. Para finalizar, da clic en el icono de Generar líneas en la esquina superior derecha.
Con ello se podrá generar en la parte inferior, el listado de los importes a depreciar de cada periodo mensual con su depreciación.
Registra activos de forma masiva
Dentro de Contalink, es posible realizar una carga masiva de registro de activos, para ello:
Ingresa a Configuración → Migraciones → Carga masiva.
Selecciona el Tipo de registro → Activos.
Descargue la plantilla Activos.xlsx y complete la información
Las columnas en el xls marcadas en rojo son obligatorias para la carga. Las columnas en negro son opcionales, pero se recomienda su llenado para una correcta automatización de las depreciaciones.
Una vez listo el archivo, seleccione o arrastre el archivo a cargar dentro de la misma vista.
Revise la información a cargar, para finalizar da clic en GUARDAR
Después vamos al módulo Contabilidad → Activos.
Da clic en los activos, revisas el registro correspondiente, para finalizar dar clic en Generar líneas.
Con ello se podrá generar en la parte inferior, el listado de los importes a depreciar de cada periodo mensual con su depreciación.
Depreciar tus activos registrados
Desde Depreciaciones.
Ingresar a Contabilidad → Depreciaciones.
En la siguiente vista, dar clic en el singo (+)
3. Seleccionar Mes, Año y dar clic en Agregar
4. Clic en Generar Líneas.
Seguido la siguiente pantalla mostrara el listado de activos a depreciar:
5. Para finalizar, clic en Contabilizar
Con ello se generará la póliza y podremos visualizarla en el apartado de CONTABILIDAD
Desde Contabilización masiva.
Ingresar a Contabilidad → Contabilización masiva.
Selecciona las fechas que comprenden el mes de contabilización.
Selecciona Tipo de póliza → Solo depreciación.
Clic en Generar pólizas.
Verifica que se hayan generado las pólizas.
Aplicar ajustes y modificaciones
Si se desea aplicar algún ajuste en el importe, en la fecha capturada o algún dato del activo, realizar lo siguiente:
Ingresa a Contabilidad → Depreciaciones , al periodo o los periodos donde se haya efectuado la contabilización del activo a modificar.
Da clic en Reactivar dentro del periodo(s) para eliminar los datos procesados.
⚠️ Precaución: Al reiniciar un periodo, se eliminan los cálculos generados para ese mes. Asegúrate de hacerlo solo cuando sea necesario.
2. Ingresa nuevamente al módulo Contabilidad → Activos.
3. Selecciona el activo y abre su vista detallada.
4. Usa las opciones de Reactivar para habilitar la edición.
Lo que permitirá que se puedan eliminar los datos referenciados y poder modificar la información deseada.
O eliminar el registro contable dando clic en el botón de eliminar
5. Realiza los cambios, da clic en Actualizar, refrescar y Generar líneas.
6. Nuevamente sigue el proceso de depreciar tus activos registrados.
💡 Mejores prácticas y recomendaciones
Revisa que los grupos de activos estén correctamente configurados antes de registrar tus bienes.
Mantén una vida útil contable realista para obtener depreciaciones acordes al uso del activo.
Realiza los ajustes solo desde los módulos correspondientes para conservar la trazabilidad contable.
Usa la carga masiva cuando registres más de 10 activos; ahorra tiempo y evita errores manuales.
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