Introducción
El módulo de Activos en Contalink te permite llevar el control contable de los bienes de larga duración de tu empresa (equipo de cómputo, mobiliario, vehículos, maquinaria, etc.) y automatizar el cálculo de su depreciación mensual.
Con este módulo puedes:
Clasificar tus bienes por grupos o categorías (ej. Equipo de cómputo, Mobiliario, Vehículos).
Asociar cuentas contables automáticas a cada grupo, sin volver a capturarlas en cada activo.
Calcular y contabilizar depreciaciones mensuales sin pólizas manuales.
Realizar ajustes o modificaciones sin perder trazabilidad contable.
Paso 1: Registrar una categoría/grupo de activos
Las categorías o grupos de activos son plantillas que definen las cuentas contables que se usarán al depreciar un activo por ejemplo: Equipo de cómputo, Mobiliario, Maquinaria, entre otros. Necesitas crear al menos uno antes de registrar tu primer activo.
Ingresa a Menú Configuración → Contabilidad → Grupo de Activos.
Da clic al botón + para agregar nuevo Grupo de Activos.
Captura los siguientes datos:
NOMBRE: Nombre identificador del grupo.
DESCRIPCIÓN: Información adicional del grupo.
CUENTA DEPRECIACIÓN: Cuenta donde se acumulará la depreciación acumulada del activo.
CUENTA GASTOS: Cuenta donde se afectará el gasto mensual.
CUENTA NO DEDUCIBLE: Cuenta donde se registrará el importe no deducible.
Una vez aplicada tu información da clic en el icono de Guardar.
Paso 2: Registrar activos
Dentro del sistema puedes registrar tus activos de forma individual individual (uno por uno) o masiva (varios desde Excel).
Registro individual
Ingresa a Menú Contabilidad → Activos
Da clic al botón + para agregar nuevo Activos
Completa los campos obligatorios:
CÓDIGO INTERNO: identificador unico del activo
DESCRIPCIÓN: nombre o detalle del activo
FECHA DE INICIO: fecha a partir de la cual comienza la depreciación
FECHA DE ADQUISICIÓN: fecha en que se compro el activo
MONTO A DEPRECIAR: valor sobre el cual se calculara la depreciación
MONEDA: moneda del activo
CATEGORÍA DE ACTIVOS: grupo al que pertenece el activo
Dentro del formulario selecciona la CLASIFICACIÓN FISCAL DEL ACTIVO, al elegirla, Contalink completa automáticamente:
% Depreciación anual (según tabla SAT)
% Deducible (monto máximo deducible)
Verifica que los campos contables se hayan llenado automáticamente con base en la categoría/grupo de activos seleccionado:
Cuenta depreciación
Cuenta gastos
Cuenta no deducibles
Para finalizar da clic en GUARDAR
Una vez guardado el activo, debes generar la tabla con la proyección mensual de su depreciación.
En el listado de Activos, haz clic en Ver detalles sobre el activo recién creado.
En la parte superior derecha, haz clic en Generar líneas.
Elige desde qué fecha quieres comenzar:
Comenzar desde fecha de adquisición: esta opción permite considerar todos los meses desde la compra del activo
Comenzar desde fecha de inicio: esta opción permite considerar un número de meses menor, con ello poder migrar activos que previamente fueron depreciados en otro registro/sistema.
Dentro de esta ventana, en la parte inferior se mostrará una tabla donde cada mes se muestre el importe a depreciar según la vida útil y el monto.
💡 ¿Tienes activos previos en otro sistema? Puedes registrarlos de forma masiva con una plantilla XLS. Consulta la guía de carga masiva
Paso 3: Generar líneas de depreciación
Una vez que tus activos tienen las líneas de proyección generadas, debes contabilizar la depreciación de cada mes. Hay dos formas de hacerlo:
Desde el módulo Depreciaciones (mes por mes)
Ideal para revisión detallada y ajustes antes de contabilizar.
Ingresa a Menú Contabilidad → Depreciaciones
Da clic en el botón (+).
Selecciona Mes y Año del periodo a depreciar.
Da clic en Guardar.
En la ventana que se muestra a continuación da clic en Generar Líneas — se mostrará el listado de todos los activos a depreciar ese mes.
Revisa el listado y, si todo es correcto, haz clic en Contabilizar (parte superior).
Desde Contabilización masiva (recomendada para cierres)
Genera la póliza de depreciación junto con otras pólizas del mes en un solo flujo.
Ingresa a Menú Contabilidad → Contabilidad masiva
Selecciona las fechas que comprenden el mes de contabilización.
En Tipo de póliza, elige Solo depreciación.
Da clic en Generar pólizas.
💡 Tip de cierre mensual: la contabilización masiva es ideal porque también puede generar otras pólizas (ventas, compras, nómina) en el mismo flujo.
¿Necesitas corregir un activo previamente registrado? Si capturaste mal un dato, necesitas cambiar el grupo o eliminar un activo (incluso si ya tiene depreciaciones contabilizadas), tenemos una guía dedicada con todos los casos: Cómo ajustar o modificar un activo registrado