Ir al contenido principal

¿Cómo registro/migro la información de mis activos?

Aprende a configurar registrar tus activos fijos de forma masiva utilizando una plantilla XLS y generar tus pólizas de depreciación. ⏱️ Tiempo estimado de lectura: 8 minutos

Introducción

El módulo de Activos en Contalink te permite llevar el control contable de los bienes de larga duración de tu empresa (equipo de cómputo, mobiliario, vehículos, maquinaria, etc.) y automatizar el cálculo de su depreciación mensual.

Con este módulo puedes:

  • Clasificar tus bienes por grupos o categorías (ej. Equipo de cómputo, Mobiliario, Vehículos).

  • Asociar cuentas contables automáticas a cada grupo, sin volver a capturarlas en cada activo.

  • Calcular y contabilizar depreciaciones mensuales sin pólizas manuales.

  • Realizar ajustes o modificaciones sin perder trazabilidad contable.

Paso 1: Registrar una categoría/grupo de activos

Las categorías o grupos de activos son plantillas que definen las cuentas contables que se usarán al depreciar un activo por ejemplo: Equipo de cómputo, Mobiliario, Maquinaria, entre otros. Necesitas crear al menos uno antes de registrar tu primer activo.

  1. Ingresa a Menú Configuración → Contabilidad → Grupo de Activos.

  2. Da clic al botón + para agregar nuevo Grupo de Activos.

  3. Captura los siguientes datos:

    • NOMBRE: Nombre identificador del grupo.

    • DESCRIPCIÓN: Información adicional del grupo.

    • CUENTA DEPRECIACIÓN: Cuenta donde se acumulará la depreciación acumulada del activo.

    • CUENTA GASTOS: Cuenta donde se afectará el gasto mensual.

    • CUENTA NO DEDUCIBLE: Cuenta donde se registrará el importe no deducible.

  4. Una vez aplicada tu información da clic en el icono de Guardar.

Paso 2: Registrar activos

Dentro del sistema puedes registrar tus activos de forma individual individual (uno por uno) o masiva (varios desde Excel).

Registro masivo (carga por Excel)

Cuando se van a dar de alta más de 10 activos, o se esta migrando el inventario completo desde otro sistema es recomendable utilizar el proceso de carga masiva de activos utilizando una plantilla en excel.

  1. Ingresa a Menú Configuración → Migraciones → Carga masiva.

  2. En el selector Tipo de registro, elige Activos.

  3. Da clic para descargar la plantilla Activos.xlsx.

  4. Llena la plantilla:

    • Las columnas marcadas en rojo son obligatorias.

    • Las columnas en negro son opcionales, pero se recomienda llenarlas para que la automatización de depreciaciones sea correcta.

  5. Arrastra o selecciona el archivo lleno en la misma vista.

  6. Revisa la información que se cargará.

  7. Da clic en Guardar.

Una vez guardado el activo, debes generar la tabla con la proyección mensual de su depreciación.

  1. En el listado de Activos, haz clic en Ver detalles sobre el activo recién creado.

  2. En la parte superior derecha, haz clic en Generar líneas.

  3. Elige desde qué fecha quieres comenzar:

    • Comenzar desde fecha de adquisición: esta opción permite considerar todos los meses desde la compra del activo

    • Comenzar desde fecha de inicio: esta opción permite considerar un número de meses menor, con ello poder migrar activos que previamente fueron depreciados en otro registro/sistema.

Dentro de esta ventana, en la parte inferior se mostrará una tabla donde cada mes se muestre el importe a depreciar según la vida útil y el monto.

💡 ¿Tienes activos previos en otro sistema? Puedes registrarlos de forma masiva con una plantilla XLS. Consulta la guía de carga masiva

Paso 3: Generar líneas de depreciación

Una vez que tus activos tienen las líneas de proyección generadas, debes contabilizar la depreciación de cada mes. Hay dos formas de hacerlo:

Desde el módulo Depreciaciones (mes por mes)

Ideal para revisión detallada y ajustes antes de contabilizar.

  1. Ingresa a Menú Contabilidad → Depreciaciones

  2. Da clic en el botón (+).

  3. Selecciona Mes y Año del periodo a depreciar.

  4. Da clic en Guardar.

  5. En la ventana que se muestra a continuación da clic en Generar Líneas — se mostrará el listado de todos los activos a depreciar ese mes.

  6. Revisa el listado y, si todo es correcto, haz clic en Contabilizar (parte superior).

Desde Contabilización masiva (recomendada para cierres)

Genera la póliza de depreciación junto con otras pólizas del mes en un solo flujo.

  1. Ingresa a Menú Contabilidad → Contabilidad masiva

  2. Selecciona las fechas que comprenden el mes de contabilización.

  3. En Tipo de póliza, elige Solo depreciación.

  4. Da clic en Generar pólizas.

💡 Tip de cierre mensual: la contabilización masiva es ideal porque también puede generar otras pólizas (ventas, compras, nómina) en el mismo flujo.

¿Necesitas corregir un activo previamente registrado? Si capturaste mal un dato, necesitas cambiar el grupo o eliminar un activo (incluso si ya tiene depreciaciones contabilizadas), tenemos una guía dedicada con todos los casos: Cómo ajustar o modificar un activo registrado

Artículos relacionados

¿Ha quedado contestada tu pregunta?