Introducción
En este artículo aprenderás a crear, registrar, ajustar y eliminar pólizas contables en Contalink, incluyendo la provisión de impuestos y los ajustes necesarios para tu cierre de mes. También aprenderás a copiar pólizas existentes y registrarlas de manera masiva mediante un archivo XLS, optimizando tu tiempo y centralizando toda la gestión contable.
Podrás elegir entre dos tipos de guía según tu necesidad:
Guía rápida: pasos esenciales para generar tus pólizas de manera inmediata.
Tutorial completo: explicación detallada con contexto, ubicación en el sistema, requisitos previos, flujo paso a paso, mejores prácticas y video de apoyo.
💡 Tip: A la derecha de la pantalla encontrarás un temario con los temas principales que contiene este artículo.
Si deseas revisar un tema en particular, simplemente haz clic en él y serás dirigido directamente al apartado de tu interés.
Guía rápida
Acceder al Libro Diario:
Ingresa al menú izquierdo y selecciona CONTABILIDAD > LIBRO DIARIO. Aquí podrás consultar todos los asientos contables de tu empresa y encontrar la opción para crear nuevas pólizas.Crear una póliza manual:
Haz clic en el icono +.
Selecciona el tipo de póliza:
Diario: registro de operaciones normales del periodo.
Cierre: se utiliza para marcar saldos finales en el periodo 13, ideal para cierre de ejercicio.
Ajuste: refleja cambios o correcciones antes de finalizar el año fiscal.
Captura la fecha de la póliza.
Escribe un nombre o descripción que identifique la póliza.
(Opcional) Ingresa el UUID si deseas asociar la póliza con un XML de factura específico.
Agrega las cuentas contables y los importes, usando AGREGAR ASIENTO para añadir más líneas si es necesario, o ELIMINAR para quitar líneas.
Haz clic en GUARDAR PÓLIZA MANUAL.
Tutorial completo
Requisitos o configuraciones previas
Antes de registrar pólizas, verifica que:
Tus periodos contables estén abiertos.
Tu catálogo de cuentas contables esté configurado correctamente.
Los CFDIs estén cargados y clasificados si las pólizas se basan en facturas.
Para importación masiva, tu archivo XLS cumpla con la plantilla proporcionada por Contalink.
Registro de Pólizas en pantalla
Ingresa al menú principal y selecciona CONTABILIDAD / LIBRO DIARIO. En esta ventana puedes consultar todos los asientos contables realizados en tu empresa y encontrar esta herramienta para crear tus pólizas manualmente
Da clic en el icono +
Captura la información de TIPO DE PÓLIZA.
DIARIO: corresponde a los registros contables en periodo ordinario
PÓLIZA DE CIERRE : genera el cierre de tu ejercicio marcado los saldos en el período 13. Conoce más aquí
PÓLIZA DE AJUSTE: refleja cambios o correcciones necesarios en tu empresa antes de finalizar el año fiscal. Conoce más aquí
Captura la FECHA
Asigna un NOMBRE o DESCRIPCIÓN a tu póliza
Captura su UUID (opcional): Si estás generando una póliza de una factura, puedes incluir el UUID para que Contalink asocie automáticamente el archivo XML. Esto es especialmente útil para migraciones o cuando la póliza corresponde a documentos fuera del periodo del XML.
En la parte inferior podrás ir armando tu registro contable agregando la cuenta contable, puedes buscar por folio o nombre de cuenta y enseguida agregar el importe.
Si lo requieres puedes ir agregando líneas a tu póliza dando clic en AGREGAR ASIENTO o ELIMINAR si deseas quitar líneas de tu póliza.
8. Para finalizar da clic en GUARDAR PÓLIZA MANUAL
Registro de Pólizas a través de Archivo XLS
También puedes registrar tus pólizas mediante un archivo XLS, de forma individual o masiva.
Haz clic en el botón correspondiente para obtener la plantilla.
Da clic en DESCARGAR PÓLIZA
Integra la siguiente información:
Número de Póliza: Indica el número de póliza de forma consecutiva.
Fecha: Periodo en que se registrará la póliza.
Número de Cuenta: Añade el número de cuenta contable de tu catálogo de cuentas.
Nombre o Descripción de la Póliza: Nombre para identificar la póliza.
Cargo y Abono: Monto de la cuenta, marcando importe 0 en el campo vacío.
Centro de Costos: Asociar información si trabajas con centro de costos en Contalink.
Guarda tu archivo, asegúrate de que tus periodos contables estén abiertos y no tengas una póliza de cierre aplicada.
Arrastra tu archivo a la pantalla o haz clic en el recuadro
Para finalizar da clic en CARGAR. Si hay errores, podrás consultarlos en pantalla para corregir tu plantilla y cargarla nuevamente.
Casos en los que se utilizan pólizas manuales en Contalink
En Contalink, el 95% de tus pólizas se generan de manera automática. Sin embargo, hay casos específicos en los que es necesario capturar pólizas manuales:
Registro de provisión de impuestos
Cuando necesitas llevar control de las provisiones fiscales.
Ejemplo: ISR, IVA o retenciones que deben reflejarse contablemente.
Captura de saldos iniciales
Al iniciar un nuevo ejercicio contable o al migrar información de otro sistema.
Permite establecer los saldos iniciales de cuentas de activo, pasivo, capital y resultados.
Pólizas de cierre del ejercicio
Para realizar el cierre contable al final del periodo, cerrando cuentas de ingresos, gastos y trasladando resultados al capital.
Pólizas de ajuste
Cuando es necesario corregir errores, ajustar saldos o realizar reclasificaciones contables.
Pólizas de carga de aumento o disminución de capital
Para registrar movimientos en el capital social de la empresa, como aportaciones adicionales o retiros de socios.
Copiar o Clonar una Póliza Existente
Para agilizar la captura de pólizas, puedes copiar o clonar una póliza previamente registrada.
Selecciona la póliza, se marcará en color azul
Da clic en el botón que se habilitará llamado COPIAR PÓLIZA.
Captura la FECHA
Asigna un NOMBRE o DESCRIPCIÓN a tu póliza
Haz clic en COPIAR. Se registrará una nueva póliza con los datos de la póliza seleccionada, copiando las cuentas y montos preestablecidos.
Puedes editar la información del monto o cuentas según sea necesario.
Eliminar una Póliza
Para eliminar una póliza de forma individual o masiva:
Eliminar Individualmente
Ingresa al registro de la póliza haciendo clic en el nombre marcado en color azul o este icono seguido de VER REGISTRO.
Visualiza el asiento contable y selecciona la opción de ELIMINAR.
Eliminar Masivamente
Selecciona todas las pólizas a eliminar.
En la parte superior, utiliza los iconos para seleccionar todos los registros contables y haz clic en el botón de ELIMINAR.
Mejores prácticas y recomendaciones
Verifica que los periodos contables estén abiertos antes de crear o cargar pólizas.
Utiliza UUIDs al registrar facturas para vincular automáticamente los XML.
Copia pólizas existentes para agilizar registros recurrentes y evitar duplicar trabajo manual.
Corrige errores en archivos XLS antes de recargar.
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