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1. Introducción
Las cuentas por defecto son cuentas contables necesarias para que el sistema pueda generar las pólizas de forma automática. En otros sistemas las puedes conocer como plantillas.
2. Antes de comenzar
Antes de iniciar asegúrate de contar con:
✅ Catálogo de cuentas configurado
✅ Utilizar únicamente subcuentas (último nivel) en la configuración.
✅ Conocer cómo registrar nuevas cuentas contables en caso de requerirse.
3. ¿Cómo funciona?
Las cuentas por defecto son configuraciones clave que indican al sistema qué cuentas contables utilizar al generar automáticamente tus pólizas (por ejemplo, compras, ventas, pagos, nómina).
Esto evita que tengas que capturar pólizas manualmente. Solo necesitas asegurarte de que las cuentas asignadas en esta sección estén bien configuradas.
💡Importante: Contalink ya incluye una configuración sugerida, pero puedes ajustarla según las características de tu operación contable.
Una vez que hayas configurado tu catálogo de cuentas, ingresa al menú. Configuración (engrane) → Contabilidad → Cuentas por defecto. Valida en cada sección las cuentas configuradas por default y cambia en caso necesario la cuenta.
Secciones a validar:
1. Generales
Asientos no cuadrados. Se utilizará para cuando el sistema no sepa que cuenta utilizar. Puedes crear y configurar una cuenta de orden. Te servirá para auditar en el auxiliar de cuentas que todo se esté contabilizando correctamente.
Utilidad o Pérdida cambiaria. Si el cobro o pago de una factura genera utilidad o pérdida cambiaria el sistema lo cálcula ya de forma automática, solo necesita saber a qué cuenta llevarlo.
Nómina por pagar: Para generar las pólizas de provisión de Nómina. Recuerda que se genera una póliza de provisión por cada CFDI independientemente del tipo.
No deducibles. Para los gastos no deducibles, por ahora solo hay un campo para el concepto no deducibles. En un futuro se planean integrar más campos.
2. Clientes y proveedores
En ésta sección podrás elegir entre crear pólizas donde intervienen cuentas de clientes y proveedores a nivel global o a nivel detallado.
Global. Crea una cuenta global en tu catálogo de cuentas para clientes y otra para proveedores y configúrala en los campos de ésta sección, cada vez que se genera una póliza por ejemplo de ingresos, el sistema tomára la cuenta configurada en clientes para realizar la póliza, de la misma forma para proveedores. No tienes que modificar cada cliente o proveedor creado, todo se llevará a la cuenta global.
Detallada. El sistema creará una cuenta personalizada para cada cliente y cada proveedor tanto en tu catálogo de cuentas como en el dato maestro (así le llamamos a los catálogos de clientes, proveedores y productos), la cuenta se creará de forma automática colocándo la razón social tal cuál aparece en el CFDI del cliente o proveedor como nombre de la cuenta contable, para así asociarlo a su dato maestro.
Hay varias formas de hacer ésta configuración, te recomiendo ver detenidamente éste tutorial: Contabilidad por cliente y proveedor, antes de activar los botones, si ésta es tu elección.
Al activar el botón de Generar cuentas contables de Clientes o Proveedores en automático, te pedirá elegir a partir de cuando deseas realizar ésta activación.
Actualizar configuración en datos anteriores. Al aplicar ésta opción, cada cliente o proveedor que tengas creado en tus datos maestros, creará una cuenta contable con consecutivo único, y en el nombre se colocará la razón social tal cuál aparece en el CFDI del cliente o proveedor.
Aplicar configuración en nuevos registros de RFC. Al aplicar ésta opción, se comenzarán a crear cuentas contables solamente de los CFDIs de ingresos o egresos que se comiencen a descargar a partir de la fecha de configuración del botón de Generar cuentas contables aquí en cuentas por defecto. Esto es no se generarán para los datos maestros que fueron creados a partir de CFDIs ya descargados al momento de la configuración.
Selecciona una cuenta para asignar consecutivos a cuentas nuevas: Deberás colocar un número de cuenta de tu catálogo de cuentas que se tome como consecutivo inicial, para que a partir de éste, se comiencen a generar las cuentas en automático. Elige el último consecutivo que tienes registrado en tu catálogo para clientes o proveedores, según el botón que estés configurando.
Por ejemplo, en mi catálogo el último consecutivo para clientes es la cuenta 105-01 Clientes nacionales, por lo cuál ese sería el que registraría en ésta configuración. Recuerda que en las configuraciones solo puedes elegir cuentas nivel subcuenta.
Por último da clic en Aceptar, se comenzarán a crear las cuentas de forma automática y a asociar con su dato maestro en clientes y proveedores.
🎯 Si requieres conservar el consecutivo para cada cliente o proveedor que tenías en tu anterior sistema, es necesario hacer una configuración previa antes de activar éstos botones. Revisa el tutorial Contabilidad por cliente y proveedor
3. Ingresos
En esta sección podrás configurar la cuentas para las diferentes tasas de iva que maneja el contribuyente al emitir CFDIs de ingresos (ventas), solo si tu operación o proceso requiere el desglose, si no haces el desglose por tasa, solo configura la misma cuenta en todas los campos.
4. Impuestos
El sistema realiza el traslado del impuesto de forma automática. En ésta sección podrás configurar las cuentas que intervienen en esas pólizas.
Por ejemplo al hacer una provisión de una factura de ingresos, si ésta tiene impuesto IVA se registrará en automático el asiento con la cantidad del impuesto en la cuenta configurada en IVA trasladado no cobrado
Al cobrarse esa factura (conciliarse o cobrarse en automático) se trasladara el impuesto a la cuenta configurada como IVA trasladado cobrado.
Es el mismo comportamiento para el IVA pendiente de acreditar en pólizas de provisión de egresos y al pagarse esa factura de proveedor, se colocará en la póliza del pago, como IVA acreditable.
Actualmente puedes hacer la configuración a nivel tasa 16% y 8%.
💡También puedes configurar. IEPS, TUA, ISH y otros impuestos a favor.
5. Retenciones
El sistema realiza la aplicación de la retención en automático, ya sea de IVA o ISR a las diferentes tasas. En la póliza de provisión se coloca como no cobrado o pendiente de acreditar y al cobrarse o pagarse se coloca como cobrado o acreditable.
Para el IVA se puede configurar a nivel tasa 10.66% y 4%.
Para el ISR de honorarios se puede configurar a nivel tasa 1.25%, 10%.
Puedes configurar por ISR de arrendamiento también a tasa 1.25% y 10%
Si manejas impuestos cedulares o locales también hay una configuración que puedes realizar, de acuerdo a los impuestos que manejes.
6. Nómina
Los comprobantes de nómina NO es necesario clasificarlos (asignarles una etiqueta) para que el sistema sepa que cuenta utilizar. La configuración se realiza desde ésta sección. De acuerdo a los conceptos de percepciones y deducciones que aparezcan en el comprobante de Nómina, se abrirán espacios para configurar las cuentas correspondientes.
💡Importante. El sistema abrirá una cuenta en ésta sección cada vez que encuentre un recibo con una percepción o deducción de un concepto nuevo. Esto quiere decir que si por algún motivo en cada nómina utilizas un concepto diferente aunque esté asociado a la misma clave del sat, se abrirá un campo para configurar la cuenta. Te recomendamos que al emitir y timbrar tu nómina utilices un mismo concepto estándar.
7. Descuentos
En ésta sección podrás configurar las cuentas de descuentos sobre ventas o compras, el sistema al realizar la póliza si la factura trae descuento de aquí tomará la cuenta para hacer el registro.
8. Resultado del ejercicio
El sistema cálcula de forma automática la utilidad o pérdida del ejercicio y lo muestra en algunos reportes como Estado de resultados o balance general. De aquí tomará la cuenta para mostrarlo en esos reportes.
9. Inventario.
Por ahora el sistema NO maneja un control de inventarios, no es necesario configurar alguna cuenta en ésta sección. Esperamos más adelante contar con ésta funcionalidad.
4. Modificación de cuentas por defecto.
Por default el sistema te da una configuración previa, si usas el catálogo estándar del SAT la configuración es mucho más certera. Si usas un catálogo personalizado o migrado de otro sistema, el sistema autodeterminará la cuenta por defecto que le corresponde según el código agrupador configurado en las cuentas contables.
🎯 Es importante que realices una validación de cada sección para asegurarte que está correctamente configurada y que por lo tanto las pólizas se generarán de forma correcta desde el inicio.
Para hacer la validación o modificación de las cuentas por defecto sigue estos pasos:
Paso 1: Ingresa a la configuración de cuentas por defecto
Ve a:
Menú izquierdo → Configuración → Contabilidad → Cuentas por defecto
Paso 2: Revisa las cuentas configuradas en cada sección
En cada sección (General, Clientes y proveedores, Impuestos, Retenciones, Nómina, Descuentos, Resultado del ejercicio) verás las cuentas que el sistema ya trae preconfiguradas.
Es importante que verifiques que cada cuenta corresponda con la que quieres utilizar para esa función específica.
Recuerda que las cuentas deben ser subcuentas (último nivel).
Si todas las cuentas están correctas, puedes continuar sin hacer cambios.
Paso 3: Modifica o asigna nuevas cuentas si es necesario
Si no estás de acuerdo con alguna cuenta o quieres usar una diferente, posiciona el cursor dentro del recuadro donde aparece el nombre de la subcuenta, elimina el texto que está ahí y escribe la nueva subcuenta que deseas asignar.
Si la cuenta no está en tu catálogo, da clic en el ícono Editar (✏️) para crearla sin salir de esta pantalla.
📌 Ejemplo práctico:
Si necesitas cambiar la cuenta asignada en “Asientos no cuadrados” porque quieres que afecte la cuenta de “No deducibles” en lugar de la que aparece, simplemente posiciona el cursor dentro del recuadro de “Asientos no cuadrados”, elimina la cuenta que aparece y escribe el nombre o número de la subcuenta de “No deducibles” que deseas utilizar. Así el sistema aplicará la nueva configuración sin problema.
Posiciona tu cursor dentro del recuadro donde aparece el nombre de la cuenta.
Borra el texto actual.
Escribe el nombre o número de la subcuenta que deseas asignar.
Selecciónalo y listo, el sistema aplicará automáticamente el cambio sin necesidad de guardar.
💡Si realizaste algún cambio en una cuenta por defecto y ya existían pólizas con esa cuenta, es necesario descontabilizar masivamente y volver a contabilizar masivamente para que se refleje el cambio en las pólizas ya con la nueva cuenta configurada.
Mejores prácticas y recomendaciones
✅ Usa siempre subcuentas activas para cada campo.
✅ Selecciona el tipo de contabilidad por cliente-proveedor que mejor se adapte a tu negocio.
✅ Si realizaste algún cambio en una cuenta por defecto y ya existían pólizas con esa cuenta, es necesario descontabilizar masivamente y volver a contabilizar masivamente para que se refleje el cambio en las pólizas ya con la nueva cuenta configurada.
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