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1. Objetivo
En este artículo aprenderás a crear, configurar y editar tu catálogo de cuentas contables en Contalink.
2. Antes de comenzar
Antes de iniciar asegúrate de:
✅ Decidir si comenzarás con un nuevo catálogo o conservarás el historial de cuentas de tu sistema anterior.
✅ En caso de querer migrar de contpaq, tener tu archivo .bak
✅ Si eliges un catálogo personalizado para conservar tu historial, tener la información disponible para copiar y pegar en un formato estándar de excel.
3. Cómo funciona el catálogo de cuentas
Para acceder al catálogo de cuentas puedes ir al menú principal → Contabilidad → Catálogo de cuentas.
Vista:
Tienes disponibles dos vistas.
Tipo árbol. Te permite explorar la estructura y cómo están agrupadas las cuentas de forma jerarquica.
Tipo tabla. Te permite visualizar en un formato plano y hacer cambios masivos de forma más sencilla.
Puedes cambiar entre vistas con un clic con los botones del lado derecho de tu pantalla.
Carácteristicas del catálogo de cuentas
Niveles
Por defecto Contalink tiene 3 niveles para organizar tu catálogo de cuentas.
Título. Nivel más alto, cuentas que agrupan a otras cuentas y pueden ser por ejemplo. Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Gastos, cuentas de orden, etc.
Mayor. Nivel agrupador. Aquí se reflejarán los saldos de cuentas que agrupen, las cuentas de mayor pueden agrupar a otras cuentas de mayor y también a subcuentas. Ejemplo. Bancos agrupa a Bancos Nacionales y bancos extranjeros. No se realizan pólizas con éste tipo de cuenta, solo son agrupadoras.
Subcuenta. Es el nivel menor, son las cuentas imputables o afectables, son las cuentas que se utilizarán para realizar las pólizas, las que se configuran por ejemplo en las cuentas por defecto, o que se usan para hacer alguna clasificación (etiqueta) o póliza manual.
🎯Puedes agrupar o desglosar tus cuentas en los niveles que requieras no hay una restricción como tal, solo se debe respetar la jerarquía entre los niveles, esto es, una subcuenta no puede ser cuenta padre o agrupadora de una título o mayor, o una mayor no puede ser padre o agrupadora de una cuenta título.
Consecutivo:
Puedes registrar un consecutivo número separado por guiones, no hay una restricción en cuanto a la cantidad de caracteres entre cada guion, y el consecutivo NO define el nivel de la cuenta, solo es un identificador númerico para utilizarlo en búsquedas por número de cuenta.
Nombre:
Asigna un nombre que te sea fácil de identificar, lo podrás utilizar en las búsquedas por nombre de cuenta dentro del sistema
Tipo de cuenta:
Elige entre. Activo, Pasivo, Capital, Ingreso Resultados, Gasto Resultados. Sirve principalmente para organizar tu catálogo de cuentas, es un atributo al filtrar.
Naturaleza:
Se autoconfigura de acuerdo a la cuenta agrupadora (cuenta padre) y código agrupador.
Código Agrupador:
Es el código que está relacionado al listado proporcionado por el SAT. Todas tus cuentas deben tener un código agrupador, ya que se utiliza para obtener algunos reportes y en configuraciones como cuentas por defecto.
4. Paso a paso: Carga tu catálogo de cuentas.
Al registrar un contribuyente puedes elegir entre 4 formas de cargar un catálogo de cuentas.
*Esta ventana se muestra cuando estás registrando un nuevo contribuyente.
Revisa el proceso para cargar cada tipo y elige el que mejor se adapte a tu proceso.
Catálogo de cuentas estándar. Estructura tipo SAT (recomendado)
Es la forma más sencilla, por default configuraremos un catálogo muy parecido a la estructura que tiene el SAT, si eliges éste cátalogo también puedes agregarle cuentas personalizadas como por ejemplo las de clientes y proveedores o las de bancos, puedes agregar las que necesites, además facilitará algunas configuraciones del sistema que se realizarán en automático.
Ejemplo de catálogo estándar, vista tipo árbol
Cómo cargarlo a Contalink
Desde el alta de contribuyente puedes elegir la opcion. Catálogo estándar y listo.
Si no lo elegiste desde el alta del contribuyente puedes ir directo al menú de catálogo de cuentas y asegúrate primero de No tener un catálogo configurado. Si tienes un catálogo puedes eliminarlo con el botón Eliminar catálogo de cuentas. Para eliminarlo es necesario que no existán pólizas o movimientos relacionados a las cuentas del catálogo. Revisa como quitar esas relaciones con el proceso. Reiniciar procesos.
Ahora si, para cargar el catálogo estándar da clic en el botón Cargar catálogo de cuentas y la opción: Utilizar catálogo estándar
Listo, ahora puedes utilizarlo para llevar tus registros contables, recuerda que puedes personalizarlo agregando, editando o eliminando cuentas según lo que requieras.
Catálogo de cuentas personalizado. Migrar de otro sistema mediante excel.
Si ya usas un sistema o tienes un catálogo que quieres conservar el historial de las cuentas, como su consecutivo y nombre, o bien, estás iniciando tu contabilidad en Contalink y prefieres crear un catálogo desde cero adaptado a tus necesidades específicas, puedes utilizar ésta opción.
Asegúrate primero de No tener un catálogo configurado. Si tienes un catálogo puedes eliminarlo con el botón Eliminar catálogo de cuentas. Para eliminarlo es necesario que no existán pólizas o movimientos relacionados a las cuentas del catálogo. Revisa como quitar esas relaciones con el proceso. Reiniciar procesos.
Para cargar un catálogo personalizado, lo podrás realizar desde una plantilla o layout de excel. Solo necesitas tener listo para copiar y pegar los siguientes datos:
Número de cuenta
Nombre
Código Agrupador.
Cuenta agrupadora (cuenta padre) Regularmente ésta cuenta no la encontrarás en tu sistema anterior porque es un atributo que tiene contalink para darle la estructura de los niveles al catálogo. Esto es, la cuenta agrupadora indica cómo se va a ir estructurando el catálogo, ésta la deberás determinar de acuerdo a la estructura que manejes actualmente.
Ejemplo de asignación de cuenta padre:
Veamos el ejemplo con la cuenta de Bancos.
Activo a corto plazo es cuenta agrupadora (padre) de Bancos, que a su vez es cuenta agrupadora (padre) de Bancos nacionales y Bancos extranjeros. Al asignar una cuenta padre, podemos definir la estructura jerárquica en nuestro catálogo de cuentas. La dependencia (agrupación) entre cuentas.
Para descargar la plantilla o layout de excel, en el catálogo de cuentas, da clic en la opción. Descargar → Descargar plantilla estándar.
Se descargará en la ventana de Descargas del sistema y desde ahí podrás bajar la plantilla a tu computadora para completar la información.
Ejemplo de Plantilla para cargar catálogo personalizado.
Para llenar la plantilla solo debes borrar la información y copiar la correspondiente al catálogo que deseas cargar, esto es, la de tu sistema actual.
Guarda el archivo con la información que estructuraste (recuerda lo de la cuenta padre)
Carga el archivo con el botón de Cargar XLS
Y listo, se cargará la información registrada en la plantilla o layout de excel.
Ahora puedes utilizarlo para llevar tus registros contables, recuerda que puedes personalizarlo agregando, editando o eliminando cuentas según lo que requieras.
Migrar catálogo de cuentas desde un archivo .bak de *Contpaq
Puedes copiar tu catálogo de cuentas que utilizabas en contpaq* a Contalink mediante el archivo de respaldo en formato .bak. El catálogo se migrará con los números y nombres de cuentas, y de acuerdo a la configuración que tengas en contpaq se ajustará a la estructura que maneja Contalink. En algunos casos es necesario hacer algunos ajustes manuales por ejemplo en los niveles de agrupación o naturaleza de las cuentas. Una vez migrado revisa con cuidado la estructura presentada en Contalink y haz los ajustes necesarios.
Para migrar tu respaldo .bak, ve al menú. Configuración →Migración desde otro sistema.
Recuerda es necesario No tener un catálogo configurado. Si tienes un catálogo puedes eliminarlo con el botón Eliminar catálogo de cuentas. Para eliminarlo es necesario que no existán pólizas o movimientos relacionados a las cuentas del catálogo. Revisa como quitar esas relaciones con el proceso. Reiniciar procesos.
Sigue los pasos que se muestran en el proceso para migrar un respaldo en .bak
Y listo, se cargará la información registrada en tu respaldo .bak de *contpaq
Ahora puedes utilizarlo para llevar tus registros contables, recuerda que puedes personalizarlo agregando, editando o eliminando cuentas según lo que requieras.
Copiar catálogo de cuentas desde otro contribuyente ya existente
Si ya tienes más contribuyentes registrados y deseas copiar el catálogo que utiliza ese contribuyente puedes hacerlo mediante ésta opción desde el alta de la empresa o contibuyente
Si no lo elegiste desde el alta de contribuyente no te preocupes, desde el catálogo de cuentas puedes elegir la opción. Copiar catálogo de cuentas.
Recuerda es necesario No tener un catálogo configurado. Si tienes un catálogo puedes eliminarlo con el botón Eliminar catálogo de cuentas. Para eliminarlo es necesario que no existán pólizas o movimientos relacionados a las cuentas del catálogo. Revisa como quitar esas relaciones con el proceso. Reiniciar procesos.
Ingresa el RFC del contribuyente del que quieres copiar el catálogo
Y listo, se cargará la información registrada en tu otro contribuyente
Ahora puedes utilizarlo para llevar tus registros contables, recuerda que puedes personalizarlo agregando, editando o eliminando cuentas según lo requieras.
5. ¿Qué puedes hacer una vez cargado tu catálogo de cuentas?
1. Alta de cuenta contable. Agregar nuevas cuentas
Para mantener tu catálogo actualizado y adaptado a las necesidades de tu empresa, puedes agregar cuentas nuevas de forma manual o masiva. Esto te permite incluir detalles específicos que reflejen mejor tus operaciones.
2. Editar o modificar cuenta contable ya existente
Modificar tus cuentas cuando cambian las necesidades o para corregir información te permite mantener tu catálogo actualizado y alineado con tus reportes fiscales y contables.
Paso 1: Ingresa a Contabilidad → Catálogo de cuentas
Paso 2: Haz clic sobre el nombre de la cuenta que quieres modificar
Paso 3: En la ventana emergente, edita campos como nombre, número, cuenta agrupadora, tipo, agrupador SAT, etc.
Paso 4: Haz clic en Aplicar para guardar los cambios
Objetivo: Actualizar o corregir datos para garantizar que la contabilidad sea precisa y confiable.
3. Reorganizar cuentas contables
Cambiar la posición o agrupar cuentas facilita la visualización y el orden lógico, reflejando mejor la estructura financiera de tu empresa.
Paso 1: Desde Contabilidad → Catálogo de cuentas, selecciona la cuenta que quieres mover
Paso 2: Arrástrala hacia otra cuenta agrupadora o posición deseada dentro del catálogo
Paso 3: Suelta para reorganizar la estructura jerárquica según tus necesidades
Objetivo: Optimizar la organización del catálogo para facilitar la consulta y el análisis contable.
4. Eliminar cuentas contables
Mantener un catálogo limpio y libre de cuentas innecesarias mejora la claridad y reduce errores futuros. Solo podrás eliminar cuentas sin registros asociados para evitar pérdida de información importante.
Paso 1: En Contabilidad → Catálogo de cuentas, selecciona la cuenta que deseas eliminar
Paso 2: Verifica que no tenga movimientos contables asociados (pólizas, conciliaciones, etc.)
Paso 3: Haz clic en Eliminar para borrar la cuenta del catálogo
5. Eliminar todo el catálogo de cuentas (solo si no hay movimientos activos)
Si necesitas reiniciar tu contabilidad o corregir errores mayores, esta opción te permite borrar todo el catálogo. Solo está disponible cuando no hay movimientos relacionados para evitar pérdida de información.
Paso 1: Desde Contabilidad → Catálogo de cuenta
Localiza el botón rojo Eliminar catálogo en la parte inferior.
Paso 2: Asegúrate de no tener movimientos registrados; de lo contrario, el sistema no permitirá la acción
Paso 3: Confirma para eliminar todo el catálogo.
Si necesitas eliminar el catálogo pero tienes movimientos relacionados, puedes usar la opción de reiniciar procesos. Para aprender cómo generar este proceso, consulta el siguiente enlace.
6. Cambiar la naturaleza de una cuenta contable.
Si necesitas cambiar la naturaleza de las cuentas contables, esta opción te permite hacerlo individual o masivamente.
Paso 1: Desde Contabilidad → Catálogo de cuenta
Habilita la vista de lista/grid.
Paso 2: Busca la cuenta a la que desea cambiar su naturaleza y seleccionala(s) dando clic en el casilla de lado izquierdo. (Puedes seleccionar una o varias cuentas contables, solo considerar que todas surtiran el mismo cambio)
Paso 3. Da clic en el icono "Edicion masiva" de lado superior derecho.
Paso 4: En el apartado de Naturaleza, cambia: “Mantener valor actual” → “Editar el valor actual” y selecciona la naturaleza a aplicar.
Paso 5: Para finalizar da clic en Aplicar cambios y valida el mensaje de exito en el cambio.
Datos que también puedes actualizar masivamente de las cuentas contables
Además de la naturaleza, puedes modificar:
Cuenta padre
Nivel
Tipo de cuenta
Agrupador SAT
Criterio desglosa IVA
✅ La edición masiva te ayuda a ahorrar tiempo cuando administras catálogos grandes.
6. Validaciones en tu catálogo de cuentas. Evita errores.
⛔Asigna a todas tus cuentas contables un código agrupador.
Puedes hacerlo masivamente desde la vista de tabla, solo filtra las cuentas sin código agrupador, selecciona todas las cuentas y da clic en el botón Agregar código agrupador.
⛔Evita asignar el mismo número o nombre de cuenta a varias cuentas contables.
⛔Valida la jerarquía de tus cuentas contables.
Recuerda que la cuenta agrupadora (padre) asigna ésta jerarquía. Para validar que todo esté correcto, desde la vista tabla, puedes utilizar la herramienta Verificar Integridad.
El resultado de la validación te ayudará a realizar las correcciones recomendadas.
💡Si la jerarquía de tus cuentas está incorrecta te mostrará una estructura confusa en la vista de arbol, además de que podrías presentar algún descuadre en tus estados financieros causado por ésta configuración equivocada.
La herramienta para verificar la integridad, también te ayudará a validar de forma masiva:
Códigos agrupadores faltantes. Detecta cuentas que no tienen asignado un código agrupador del SAT.
Códigos agrupadores incorrectos. Identifica cuentas que tienen asignado un código agrupador que no corresponde a su bloque o clasificación contable.
Naturaleza inconsistente. Detecta cuentas cuya naturaleza es diferente a la de su cuenta padre cuando la estructura contable requiere que coincidan.
Jerarquía contable incorrecta. Valida que las cuentas respeten la estructura:
Título, Cuenta Mayor, Subcuenta. Si existe una cuenta fuera de la jerarquía correcta, el sistema lo indicará.
7. Mejores prácticas para catálogo de cuentas
Verifica la estructura antes de agregar cuentas para evitar duplicados.
Usa la plantilla correcta y completa al registrar cuentas masivas.
Nombra las cuentas de forma clara y consistente.
Reorganiza solo si es necesario y con cuidado.
Elimina solo cuentas sin movimientos asociados.
Antes de borrar todo el catálogo, asegúrate de no tener movimientos activos y haz un respaldo.
Utiliza reiniciar operaciones para limpiar movimientos antes de eliminar el catálogo.
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