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¿Que aprenderas?
En este artículo conocerás cómo cargar un catálogo de cuentas mediante una plantilla de excel con información de cualquier otro sistema, el cual podrás adaptar totalmente a las necesidades de tu empresa.
Antes de comenzar
Antes de iniciar asegúrate de:
✅ Conocer el proceso de alta de contribuyente.
✅ Tener la información de las cuentas que copiarás de otro sistema: Número de cuenta, Nombre y Código agrupador.
Paso a paso
¿Para qué me sirve esta opción?
Si ya usas un sistema o tienes un catálogo que quieres conservar el historial de las cuentas, como su consecutivo y nombre, o bien, estás iniciando tu contabilidad y prefieres crear un catálogo desde cero adaptado a tus necesidades específicas, puedes utilizar ésta opción.
Si tu sistema anterior es *contpaq, puedes migrar el respaldo en formato .bak y copiaremos tu catálogo de cuentas a Contalink. Revisa éste tutorial. Migrar catálogo de cuentas con respaldo .bak de *contpaq.
Cómo cargarlo a Contalink:
1. Consulta de Catálogo de Cuentas
Accede al menú principal de Contalink.
Ve a la sección CONTABILIDAD y selecciona CATÁLOGO DE CUENTAS.
Aquí podrás ver el catálogo de cuentas actualmente configurado para tu empresa.
2. Eliminar el Catálogo de Cuentas
Asegúrate primero de No tener un catálogo configurado. Si tienes un catálogo puedes eliminarlo con el botón Eliminar catálogo de cuentas. Para eliminarlo es necesario que no existán pólizas o movimientos relacionados a las cuentas del catálogo. Revisa como quitar esas relaciones con el proceso. Reiniciar procesos.
Nota: Asegúrate de que no haya pólizas contables generadas en el sistema para poder eliminar un catálogo de cuentas; si las hay, tendrás que eliminarlas antes de proceder.
3. Cargar un Nuevo Catálogo de Cuentas con plantilla en excel
Para cargar un catálogo personalizado, lo podrás realizar desde una plantilla o layout de excel. Solo necesitas tener listo para copiar y pegar los siguientes datos:
Número de cuenta
Nombre
Código Agrupador.
Cuenta agrupadora (cuenta padre) Regularmente ésta cuenta no la encontrarás en tu sistema anterior porque es un atributo que tiene contalink para darle la estructura de los niveles al catálogo. Esto es, la cuenta agrupadora indica cómo se va a ir estructurando el catálogo, ésta la deberás determinar de acuerdo a la estructura que manejes actualmente.
Ejemplo de asignación de cuenta padre:
Veamos el ejemplo con la cuenta de Bancos.
Activo a corto plazo es cuenta agrupadora (padre) de Bancos, que a su vez es cuenta agrupadora (padre) de Bancos nacionales y Bancos extranjeros. Al asignar una cuenta padre, podemos definir la estructura jerárquica en nuestro catálogo de cuentas. La dependencia (agrupación) entre cuentas.
Para descargar la plantilla o layout de excel, en el catálogo de cuentas, da clic en la opción. Descargar → Descargar plantilla estándar.
Se descargará en la ventana de Descargas del sistema y desde ahí podrás bajar la plantilla a tu computadora para completar la información.
Ejemplo de Plantilla para cargar catálogo personalizado.
Para llenar la plantilla solo debes borrar la información y copiar la correspondiente al catálogo que deseas cargar, esto es, la de tu sistema actual.
Guarda el archivo con la información que estructuraste (recuerda lo de la cuenta padre)
Carga el archivo con el botón de Cargar XLS
Listo, ahora puedes utilizarlo para llevar tus registros contables, recuerda que puedes personalizarlo agregando, editando o eliminando cuentas según lo que requieras. Revisa el siguiente tutorial para saber cómo personalizarlo.
Contalink validará la información. Si encuentra algún error, te lo mostrará en pantalla para que puedas corregirlo antes de continuar. Una vez cargado, podrás ver tu catálogo en forma de árbol. Las cuentas agrupadoras te permitirán explorar las subcuentas hasta el último nivel.
Resultado esperado
Al finalizar podrás ver tu catálogo de cuentas listo para utilizarse en la creación de pólizas en automático y consulta de reportes.
6. Validaciones en tu catálogo de cuentas. Evita errores.
⛔Asigna a todas tus cuentas contables un código agrupador.
Puedes hacerlo masivamente desde la vista de tabla, solo filtra las cuentas sin código agrupador, selecciona todas las cuentas y da clic en el botón Agregar código agrupador.
⛔Evita asignar el mismo número o nombre de cuenta a varias cuentas contables.
⛔Valida la jerarquía de tus cuentas contables.
Recuerda que la cuenta agrupadora (padre) asigna ésta jerarquía. Para validar que todo esté correcto, desde la vista tabla, puedes utilizar la herramienta Verificar Integridad.
El resultado de la validación te ayudará a realizar las correcciones recomendadas.
💡Si la jerarquía de tus cuentas está incorrecta te mostrará una estructura confusa en la vista de arbol, además de que podrías presentar algún descuadre en tus estados financieros causado por ésta configuración equivocada.
La herramienta para verificar la integridad, también te ayudará a validar de forma masiva:
Códigos agrupadores faltantes. Detecta cuentas que no tienen asignado un código agrupador del SAT.
Códigos agrupadores incorrectos. Identifica cuentas que tienen asignado un código agrupador que no corresponde a su bloque o clasificación contable.
Naturaleza inconsistente. Detecta cuentas cuya naturaleza es diferente a la de su cuenta padre cuando la estructura contable requiere que coincidan.
Jerarquía contable incorrecta. Valida que las cuentas respeten la estructura:
Título, Cuenta Mayor, Subcuenta. Si existe una cuenta fuera de la jerarquía correcta, el sistema lo indicará.
Mejores prácticas
Verifica la estructura antes de agregar cuentas para evitar duplicados.
Usa la plantilla correcta y completa al registrar cuentas masivas.
Nombra las cuentas de forma clara y consistente.
Reorganiza solo si es necesario y con cuidado.
Elimina solo cuentas sin movimientos asociados.
Antes de borrar todo el catálogo, asegúrate de no tener movimientos activos y haz un respaldo.
Utiliza reiniciar procesos para limpiar movimientos antes de eliminar el catálogo.
¿Tienes dudas adicionales?
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