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Introducción
En Contalink puedes crear cuentas financieras que funcionan como cuentas de control para registrar determinadas operaciones sin asociarlas a una cuenta bancaria real.
Este tipo de cuenta es útil cuando necesitas:
Aplicar cobros o pagos que posteriormente deben reflejarse en tus reportes de impuestos.
Llevar el control de deudores o acreedores diversos.
Utilizar una cuenta puente para operaciones especiales, como compensaciones, factoraje o condonaciones.
En este artículo encontrarás el procedimiento completo para crear una cuenta financiera de tipo Viáticos y configurarla para recibir cobros.
¿Cuándo se utiliza una cuenta financiera de Viáticos?
Una cuenta financiera de tipo Viáticos puede utilizarse cuando necesitas registrar operaciones que no corresponden a movimientos de una cuenta bancaria real, pero que requieren una cuenta financiera dentro de Contalink para poder aplicar pagos o cobros. Además de algunos casos de uso que presentaremos a continuación
Por ejemplo, puede ser útil para:
Aplicar pagos contra una cuenta de acreedores.
Aplicar cobros contra una cuenta de deudores.
Registrar operaciones de factoraje financiero.
Controlar compensaciones entre cuentas.
Aplicar operaciones que necesitan reflejarse correctamente en reportes fiscales.
Al utilizar esta cuenta como apoyo, puedes mantener separadas las operaciones bancarias reales de aquellas que requieren un tratamiento contable específico.
¿Cómo dar de alta de la cuenta de viáticos / terceros?
Ingresa a Tesorería → Bancos y Cajas.
Haz clic en + Agregar.
3. Captura los datos de la cuenta:
Nombre.
Fecha inicial.
Cuenta contable.
Sucursal.
Tipo de cuenta financiera: Viáticos.
Moneda.
Saldo inicial.
Naturaleza.
Cuenta de cobros: Sí.
4. Verifica que la información sea correcta.
5. Haz clic en Guardar.
Caso 1: Un empleado pagó combustible con su cuenta personal
Este escenario aplica cuando un empleado paga una factura de combustible utilizando su propio dinero y posteriormente la empresa le reembolsa el gasto.
Antes de comenzar
Debes contar previamente con una cuenta contable o bancaria llamada “Terceros”, la cual se utilizará para registrar los movimientos relacionados con empleados.
Paso 1. Registrar el traspaso al empleado
Primero, realiza un traspaso bancario desde la cuenta principal de la empresa hacia la cuenta de “Terceros” del empleado.
Este movimiento permite:
Registrar la salida del dinero de la empresa.
Registrar la entrada de dinero en el empleado para cubrir el gasto.
La cuenta principal disminuirá su saldo y la cuenta de “Terceros” mostrará el importe transferido al empleado.
Paso 2. Registrar el pago en la factura de combustible
Una vez capturada la factura de combustible en Contalink:
Abre el registro de la factura.
Marca la factura como pagada.
Selecciona la cuenta “Terceros” como cuenta de pago.
De esta manera, el sistema identifica que el gasto fue cubierto con recursos asignados al empleado y el saldo de la cuenta de “Terceros” disminuirá correctamente.
Recomendación: Utiliza una cuenta de “Terceros” independiente para cada empleado si deseas llevar un mejor control de gastos y saldos pendientes.
Caso 2: Se le dio un préstamo a un empleado
Este proceso aplica cuando la empresa entrega dinero a un empleado como préstamo personal o anticipo.
Paso 1. Registrar el préstamo
Realiza un traspaso bancario desde la cuenta principal de la empresa hacia la cuenta de “Terceros” del empleado.
Con este movimiento:
La empresa registra la salida del dinero.
El empleado queda con un saldo pendiente por devolver.
Paso 2. Registrar los pagos del empleado
Cuando el empleado realice pagos del préstamo, puedes registrarlos de dos formas:
Opción 1. Traspasos bancarios
Registrar traspasos desde la cuenta de “Terceros” hacia la cuenta principal de la empresa.
Esta opción ayuda a llevar un control claro de los abonos realizados.
Opción 2. Descuento vía nómina
Si el préstamo será descontado directamente del sueldo del empleado:
Ingresa a la póliza de nómina.
Registra la deducción correspondiente.
Relaciona el movimiento contra la cuenta de “Terceros”.
Caso 3: Facturas pagadas por condonación
¿Cuándo se utiliza?
Este escenario aplica cuando una deuda deja de ser exigible y se decide cancelar parcial o totalmente la obligación de pago.
Al registrar la condonación mediante la cuenta de Terceros, la factura quedará liquidada y la operación podrá considerarse dentro de los reportes correspondientes.
Procedimiento
Configura la cuenta de Terceros con la cuenta contable que utilizarás para registrar la condonación.
Accede a la factura correspondiente.
Registra un pago utilizando la cuenta de Terceros.
Contabiliza la operación.
Verifica que la factura quede saldada.
Cuando la deuda se compensa con otra obligación
Si la deuda se liquida mediante otra deuda existente:
Puedes utilizar cuentas de acreedores diversos o deudores diversos asociadas a la cuenta de Terceros.
Al contabilizar, el sistema realizará el registro correspondiente contra la cuenta configurada.
De esta forma, ambas obligaciones quedarán correctamente identificadas dentro de la contabilidad.
Caso 4: Facturas pagadas con otras facturas (compensación de saldos)
¿Cuándo se utiliza?
Es común que una empresa sea simultáneamente cliente y proveedor de la misma contraparte.
En estos casos, ambas partes pueden compensar sus adeudos sin realizar movimientos bancarios.
Ejemplo:
Factura por cobrar: $100
Factura por pagar: $100
En lugar de realizar pagos y cobros por separado, ambas facturas pueden compensarse entre sí.
Procedimiento
Configura la cuenta de Terceros como cuenta puente.
Accede a las facturas involucradas.
Aplica el pago o cobro utilizando la cuenta configurada.
(Factura de Ingresos)
(Factura de Gastos)
Contabiliza ambas operaciones.
Verifica que los documentos queden saldados.
Si los importes son diferentes
Cuando el saldo de una factura es mayor que el de la otra:
Se compensará únicamente el importe coincidente.
El saldo pendiente permanecerá abierto.
Podrás consultarlo posteriormente en los reportes de:
Cuentas por cobrar.
Cuentas por pagar.
Caso 5: Facturas pagadas con una cuenta contable distinta a bancos o cajas
¿Cuándo se utiliza?
Algunas operaciones requieren que el pago o cobro se registre directamente contra una cuenta contable específica, sin utilizar cuentas bancarias.
Por ejemplo:
Ajustes internos.
Reclasificaciones.
Aplicaciones contra cuentas de control.
Operaciones especiales definidas por la administración o el área contable.
Procedimiento
Configura la cuenta de terceros con la cuenta contable que utilizarás.
Ingresa a la factura correspondiente.
Registra el pago o cobro utilizando dicha cuenta.
Contabiliza la operación.
Verifica que la factura quede liquidada.
Importante: Si el movimiento se registra únicamente mediante una póliza manual, los reportes fiscales y financieros podrían no reflejar correctamente el pago de la factura.
Al utilizar la cuenta de Terceros desde la propia factura, Contalink mantiene sincronizada la información operativa, contable y fiscal.
Caso 6: Reflejar factura que no fue conciliada en el reporte de impuestos basado en cobros y pagos
Este procedimiento puede ser útil cuando necesitas que una factura se refleje en el reporte de impuestos basado en cobros y pagos, aunque el pago no se haya realizado mediante una cuenta financiera del contribuyente registrada en la conciliación bancaria.
Para ello, puedes utilizar una cuenta de terceros como cuenta de pago. Esto permite registrar la aplicación del pago a la factura y reflejar la operación en el reporte de impuestos correspondiente.
Procedimiento:
Verifica que tengas creada la cuenta de terceros que utilizarás.
Marca la factura como pagada y selecciona la cuenta de terceros como cuenta de pago.
Consulta el reporte de impuestos basado en cobros y pagos para validar que la factura se refleje correctamente.
De esta manera, podrás registrar la aplicación del pago a la factura sin necesidad de utilizar directamente una cuenta financiera registrada en tu conciliación bancaria.
Importante: utilizar una cuenta de terceros permite registrar la operación en Contalink, pero no sustituye la comprobación del pago real ni las obligaciones contables y fiscales que correspondan. Verifica que el registro represente correctamente la operación efectuada.
Caso 7: Movimientos en tránsito
¿Qué son los movimientos en tránsito?
Los movimientos en tránsito son operaciones bancarias que quedan pendientes de conciliar en el periodo en el que se realizaron, generalmente porque la factura o el comprobante correspondiente todavía no está disponible o no puede asociarse en ese momento.
Ejemplo:
Una empresa realiza un pago bancario el 31 de octubre, pero recibe la factura correspondiente hasta el 1 de noviembre. Como la factura aún no está disponible al momento de registrar el movimiento, la operación queda pendiente de conciliación.
En Contalink puedes mantener el movimiento pendiente hasta recibir la factura o utilizar una cuenta de terceros junto con la cuenta de orden Traspasos bancarios para organizar el registro y completar la conciliación.
Procedimiento:
Verifica que tengas creada la cuenta de terceros.
Concilia el movimiento bancario pendiente contra la cuenta de orden Traspasos bancarios.
Registra un depósito en la cuenta de terceros y concílialo contra la cuenta de orden Traspasos bancarios.
Cuando recibas la factura correspondiente, márcala como pagada utilizando la cuenta de terceros.
Verifica que el movimiento y la factura queden conciliados en sus respectivos periodos.
Con este procedimiento podrás dar seguimiento a los movimientos en tránsito, relacionar los registros contables y completar la conciliación una vez que recibas la documentación necesaria.
Caso 8: Registrar devoluciones o descuentos de proveedores sin notas de crédito
¿Cuándo utilizar este procedimiento?
Este procedimiento te permite registrar y conciliar diferencias que surgen cuando pagas una factura y, posteriormente, el proveedor aplica un descuento o realiza una devolución de dinero, sin emitir una nota de crédito.
En estos casos, el retiro bancario puede ser mayor al importe de la factura. En Contalink puedes utilizar la cuenta de orden Traspasos bancarios para relacionar los movimientos y mantener un registro contable y financiero de la operación.
El procedimiento depende de si el excedente corresponde a un descuento que se utilizará en una factura posterior o a una devolución de dinero por parte del proveedor.
Descuentos:
Utiliza este procedimiento cuando el proveedor te otorgue un saldo a favor que podrás aplicar al pago de una factura posterior.
Pasos a seguir:
Identifica el excedente: localiza la diferencia entre el retiro bancario y el importe de la factura pagada. Concilia el monto excedente contra la cuenta de orden Traspasos bancarios.
Registra el depósito en la cuenta de terceros: crea un depósito por el importe del saldo a favor en la cuenta de terceros y concílialo contra la misma cuenta de orden Traspasos bancarios.
Aplica el saldo a favor: cuando el proveedor emita una nueva factura en la que se utilice dicho saldo, registra el pago por el importe correspondiente mediante la cuenta de terceros.
Con este procedimiento podrás dar seguimiento al saldo a favor y relacionarlo con la factura en la que se utilice, manteniendo el registro de la operación en Contalink.
Devoluciones:
Utiliza este procedimiento cuando el proveedor te devuelva el dinero que pagaste en exceso por una factura, sin emitir una nota de crédito.
Pasos a seguir:
Identifica el excedente pagado: localiza la diferencia entre el retiro bancario y el importe de la factura. Concilia el monto excedente contra la cuenta de orden Traspasos bancarios.
Concilia el depósito de la devolución: localiza el movimiento bancario correspondiente al dinero que te devolvió el proveedor y concílialo contra la misma cuenta de orden Traspasos bancarios.
Verifica la conciliación: confirma que ambos movimientos estén relacionados correctamente y que la diferencia haya quedado saldada.
De esta manera podrás relacionar el importe pagado en exceso con el dinero devuelto por el proveedor y mantener la operación conciliada.
El procedimiento aplica para importes parciales o totales: puedes utilizarlo tanto si el excedente corresponde a una parte del pago como si representa el importe completo de la operación que necesitas registrar.
Imporante este procedimiento permite organizar el registro y la conciliación de los movimientos, pero no sustituye la documentación fiscal que corresponda a la operación. Si el descuento o la devolución modifica el importe de una operación facturada, valida con tu responsable contable el tratamiento aplicable cuando no exista una nota de crédito.
Mejores prácticas y recomendaciones
Utiliza la cuenta de terceros exclusivamente como cuenta puente para este tipo de operaciones.
Verifica que la cuenta contable asociada sea la correcta antes de aplicar pagos o cobros.
Evita registrar estas operaciones únicamente mediante pólizas manuales cuando necesites que impacten los reportes fiscales.
Revisa periódicamente los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para identificar saldos pendientes.
Conserva documentación de respaldo cuando se trate de condonaciones o compensaciones de adeudos.
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💡Mejores prácticas generales
🔍 Revisa que tu saldo inicial coincida con el de tu banco para evitar diferencias.
✅ Utiliza la plantilla oficial para reducir errores en la importación.
🔍 Aprovecha los filtros para localizar movimientos rápidamente.
✅ Realiza conciliaciones periódicas para mantener tu contabilidad al día.
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