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Caso 1: Un empleado pagó combustible con su cuenta personal
Este escenario aplica cuando un empleado paga una factura de combustible utilizando su propio dinero y posteriormente la empresa le reembolsa el gasto.
Antes de comenzar
Debes contar previamente con una cuenta contable o bancaria llamada “Viáticos”, la cual se utilizará para registrar los movimientos relacionados con empleados.
Paso 1. Registrar el traspaso al empleado
Primero, realiza un traspaso bancario desde la cuenta principal de la empresa hacia la cuenta de “Viáticos” del empleado.
Este movimiento permite:
Registrar la salida del dinero de la empresa.
Reflejar que el empleado cuenta con saldo disponible para cubrir el gasto.
La cuenta principal disminuirá su saldo y la cuenta de “Viáticos” mostrará el importe transferido al empleado.
Paso 2. Registrar la factura de combustible
Una vez capturada la factura de combustible en Contalink:
Abre el registro de la factura.
Marca la factura como pagada.
Selecciona la cuenta “Viáticos” como cuenta de pago.
De esta manera, el sistema identifica que el gasto fue cubierto con recursos asignados al empleado y el saldo de la cuenta de “Viáticos” disminuirá correctamente.
Recomendación: Utiliza una cuenta de “Viáticos” independiente para cada empleado si deseas llevar un mejor control de gastos y saldos pendientes.
Caso 2: Se le dio un préstamo a un empleado
Este proceso aplica cuando la empresa entrega dinero a un empleado como préstamo personal o anticipo.
Paso 1. Registrar el préstamo
Realiza un traspaso bancario desde la cuenta principal de la empresa hacia la cuenta de “Viáticos” del empleado.
Con este movimiento:
La empresa registra la salida del dinero.
El empleado queda con un saldo pendiente por devolver.
Paso 2. Registrar los pagos del empleado
Cuando el empleado realice pagos del préstamo, puedes registrarlos de dos formas:
Opción 1. Traspasos bancarios
Registrar traspasos desde la cuenta de “Viáticos” hacia la cuenta principal de la empresa.
Esta opción ayuda a llevar un control claro de los abonos realizados.
Opción 2. Descuento vía nómina
Si el préstamo será descontado directamente del sueldo del empleado:
Ingresa a la póliza de nómina.
Registra la deducción correspondiente.
Relaciona el movimiento contra la cuenta de “Viáticos”.
Caso 3: Facturas pagadas por condonación
¿Cuándo se utiliza?
Este escenario aplica cuando una deuda deja de ser exigible y se decide cancelar parcial o totalmente la obligación de pago.
Al registrar la condonación mediante la cuenta de viáticos, la factura quedará liquidada y la operación podrá considerarse dentro de los reportes correspondientes.
Procedimiento
Configura la cuenta de viáticos con la cuenta contable que utilizarás para registrar la condonación.
Accede a la factura correspondiente.
Registra un pago utilizando la cuenta de viáticos.
Contabiliza la operación.
Verifica que la factura quede saldada.
Cuando la deuda se compensa con otra obligación
Si la deuda se liquida mediante otra deuda existente:
Puedes utilizar cuentas de acreedores diversos o deudores diversos asociadas a la cuenta de viáticos.
Al contabilizar, el sistema realizará el registro correspondiente contra la cuenta configurada.
De esta forma, ambas obligaciones quedarán correctamente identificadas dentro de la contabilidad.
Caso 4: Facturas pagadas con otras facturas (compensación de saldos)
¿Cuándo se utiliza?
Es común que una empresa sea simultáneamente cliente y proveedor de la misma contraparte.
En estos casos, ambas partes pueden compensar sus adeudos sin realizar movimientos bancarios.
Ejemplo
Factura por cobrar: $100
Factura por pagar: $100
En lugar de realizar pagos y cobros por separado, ambas facturas pueden compensarse entre sí.
Procedimiento
Configura la cuenta de viáticos o terceros como cuenta puente.
Accede a las facturas involucradas.
Aplica el pago o cobro utilizando la cuenta configurada.
Contabiliza ambas operaciones.
Verifica que los documentos queden saldados.
Si los importes son diferentes
Cuando el saldo de una factura es mayor que el de la otra:
Se compensará únicamente el importe coincidente.
El saldo pendiente permanecerá abierto.
Podrás consultarlo posteriormente en los reportes de:
Cuentas por cobrar.
Cuentas por pagar.
Caso 5: Facturas pagadas con una cuenta contable distinta a bancos o cajas
¿Cuándo se utiliza?
Algunas operaciones requieren que el pago o cobro se registre directamente contra una cuenta contable específica, sin utilizar cuentas bancarias.
Por ejemplo:
Ajustes internos.
Reclasificaciones.
Aplicaciones contra cuentas de control.
Operaciones especiales definidas por la administración o el área contable.
Procedimiento
Configura la cuenta de viáticos o terceros con la cuenta contable que utilizarás.
Ingresa a la factura correspondiente.
Registra el pago o cobro utilizando dicha cuenta.
Contabiliza la operación.
Verifica que la factura quede liquidada.
Importante: Si el movimiento se registra únicamente mediante una póliza manual, los reportes fiscales y financieros podrían no reflejar correctamente el pago de la factura.
Al utilizar la cuenta de viáticos desde la propia factura, Contalink mantiene sincronizada la información operativa, contable y fiscal.
Mejores prácticas y recomendaciones
Utiliza la cuenta de viáticos o terceros exclusivamente como cuenta puente para este tipo de operaciones.
Verifica que la cuenta contable asociada sea la correcta antes de aplicar pagos o cobros.
Evita registrar estas operaciones únicamente mediante pólizas manuales cuando necesites que impacten los reportes fiscales.
Revisa periódicamente los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para identificar saldos pendientes.
Conserva documentación de respaldo cuando se trate de condonaciones o compensaciones de adeudos.
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💡Mejores prácticas generales
🔍 Revisa que tu saldo inicial coincida con el de tu banco para evitar diferencias.
✅ Utiliza la plantilla oficial para reducir errores en la importación.
🔍 Aprovecha los filtros para localizar movimientos rápidamente.
✅ Realiza conciliaciones periódicas para mantener tu contabilidad al día.
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