Hola, bienvenido a CONTALINK
En este tutorial te explicaremos cómo podrás llevar tu contabilidad de forma automática, rápida y sencilla. Comencemos por conocer los primeros pasos.
MI CUENTA
Al contratar tu suscripción recibiste un correo electrónico con la información de bienvenida que incluye tus claves de acceso: tu correo electrónico es tu usuario y la contraseña una vez que inicies sesión puedes activar una nueva.
Para iniciar sesión puedes ingresar al sitio https://app.contalink.com y dar clic en la opción INGRESAR que podrás ubicar en la esquina superior derecha.
En esta ventana podrás introducir tus claves de acceso, iniciando con el correo y enseguida tu contraseña y das clic en el botón INICIAR SESIÓN.
Ya que estamos estas dentro del sistema es importante que ubiques las opciones principales:
La primer ventana que puedes ver te mostrará el listado de los RFC con los cuales podrás trabajar dependiendo del rol que tiene asignado tu usuario. Tu primer usuario es de tipo administrador y tendrá acceso a todas las empresa registradas
En la parte superior izquierda podrás ver reflejado en todo momento el nombre o razón social de la empresa con la cual estas trabajando
Justo alado de este nombre se encuentra el menú principal donde encontrarás nuestras áreas de trabajo
De lado izquierdo tenemos los accesos directos, entre ellos el acceso a nuestros materiales y documentación
Y el icono de engrane que te dará acceso al menú de configuración.
MODALIDAD DE TRABAJO
En CONTALINK tenemos una herramienta que te permitirá registrar de forma automática tus operaciones contables, entre ellas se encuentran:
Descarga de XML a través de la configuración de tu FIEL
Clasificar tus facturas con una cuenta contable para identificar tu tipo de ingreso o gasto
Contabilizar facturas y registros de conciliaciones automáticamente
Estos procesos automáticos podrán ligarse con dos modalidades de operación que podrás echar a andar en nuestro sistema. Basado en el tipo de operación, criterio y régimen fiscal que tengas con tus clientes, puedes seleccionar en CONTALINK el tipo de modalidad con la cual desean llevar a cabo tus procesos contables.
Te explico enseguida la diferencia entre ambas modalidades y en base a tus procesos puedas elegir la adecuada:
CONTABILIDAD A DETALLE
CONTABILIDAD SIMPLIFICADA
OPCIÓN 1
CONTABILIDAD A DETALLE
En esta guía te explicaremos cómo llevar a cabo tus operaciones con el tipo de modalidad
CONTABILIDAD A DETALLE.
Este tipo de modalidad te permitirá registrar la información de tus clientes con desglose de operación minuciosa ya que podrás integrar un proceso de conciliación bancaria. Esta modalidad es recomendada para empresas con régimen General de Ley de Personas Morales, Incorporación Fiscal y Actividad Empresarial que requieran detalles de sus cuentas por cobrar y pagar.
Comencemos por entender como trabaja CONTALINK. Al subir tus archivos XML correspondientes a tus facturas de ingresos, egresos y nómina el sistema comienza a procesar tu información y arrojarte los primeros datos.
Estos documentos podrás clasificarlos dependiendo el tipo de venta y gasto facturado, esta clasificación permite que se generen tus primeras pólizas contables.
Seguido de esto podrás integrar la relación de tu estado de cuenta bancario y llevar a cabo tu proceso de conciliación, el cual generará también tus pólizas de cancelación de saldos. Y a partir de aquí analizar toda tu información en las diversas herramientas de análisis.
La primer empresa que tienes registrada en CONTALINK ya cuenta con su configuración inicial lista, ya incluye un catálogo de cuentas estándar del SAT. Si deseas agregar una empresa de nueva creación te compartimos cómo realizarlo:
Haz clic en el icono "ALTA NUEVO RFC" para comenzar el proceso de alta. En el formulario, completa los datos generales.
Dentro del formulario ingresa los datos:
Nombre: razón social o nombre de la empresa
RFC: es importante marcar esta información sin espacios o guiones, ya que este es el principal filtro por el cual no se muestra la información de tus facturas en el sistema.
Régimen fiscal: seleccionar el tipo de régimen al cual pertenece tu RFC
En la siguiente sección Elige el tipo de catálogo de cuentas para tu empresa:
Catálogo del SAT: cuenta con todas las cuentas y características necesarias para comenzar tu contabilidad desde el día 1.
Basado en empresa: copia los datos de catálogo y configuraciones de empresas previamente registradas en el sistema.
En el siguiente bloque podrás activar procesos automatizados para reducir tu tiempo invertido en operaciones contables. Puedes seleccionar las siguientes acciones:
Clasificación de documentos: El sistema clasificará automáticamente tus facturas una vez cargado tu xml
Generación de pólizas contables: CONTALINK generará automáticamente las pólizas contables correspondientes a los documentos clasificados.
Generación de pólizas de conciliaciones (cobros y pagos): Si necesitas conciliar tus cobros y pagos, CONTALINK también puede generar las pólizas correspondientes.
Opcional: Si tu empresa no requiere un proceso de conciliación debido a la simplicidad de sus operaciones o tipo de régimen, puedes activar el proceso automático para marcar como pagadas las facturas, basándose en la forma de pago o el complemento de pago detectado.
Si necesitas operar con moneda extranjera, CONTALINK te permite configurar el tipo de cambio utilizado para operaciones en dólares. Puedes elegir entre dos opciones:
Tipo de cambio basado en el diario oficial de la federación.
Tipo de cambio integrado en el XML de tu factura.
Para finalizar da clic en el botón CREAR EMPRESA, con ello podrás ver reflejada tu empresa en el tablero general. Aquí podrás editar su nombre si lo requieres y activar herramientas adicionales como alertas de efos o consulta de obligaciones fiscales.
Para generar tu contabilidad puedes seguir una serie de 3 pasos que te mostraremos enseguida,
PASO 1: CLASIFICAR
Cada que el sistema va registrando una factura revisa si esta configurada la opción de automatización, al tenerlo activo nos clasifica automáticamente cada factura integrando así una cuenta contable para cada una de ellas. De lado derecho en la columna etiquetas podrás ir evaluando que esta clasificación sea correcta, o bien si deseas generar tu proceso de manera directa puedes aplicar lo siguiente:
Podrás realizar tu clasificación
De forma manual clasificando factura por factura
De forma masiva seleccionando una cuenta particular para un grupo de documentos
Por medio de un algoritmo que clasifica de forma automática las facturas
Es importante que previo a realizar este proceso cargues tus CFDIS en CONTALINK. Una vez que las facturas ya están dentro del sistema puedes ubicarlas en el MENÚ PRINCIPAL en los apartados de VENTAS y EGRESOS. Cada sección incluye el apartado FACTURAS desde el cual puedes entrar y localizar tus documentos.
En este ejemplo se trabaja en el apartado de ventas, de lado derecho podrás ubicar la herramienta de filtro los van a encontrar en el LADO DERECHO/ICONO CON FORMA DE CALENDARIO que te permitirá localizar tus facturas enseguida se da clic en el botón de APLICAR.
1. Del lado derecho encontrarás la columna CUENTA CONTABLE. Aquí podrás clasificar factura por factura dando clic en el campo en blanco, puedes asignar la cuenta contable correspondiente buscando por nombre o número de cuenta. Con ello se despliegan las cuentas que ya están incluidas en tu catálogo contable y que tienen como característica principal ser de último nivel e imputables contablemente.
Una vez asignada la cuenta se marca en color azul, puedes repetir este mismo paso en cada factura.
2. Para clasificar puedes hacerlo también de forma masiva y con ello agilizar tu proceso, selecciona una a una las facturas que deseas clasificar o da clic en el botón TODAS para seleccionar en un solo clic todas las que ya se encuentran filtradas. Posteriormente da clic en el icono para clasificar que se ubica en la parte superior derecha, en esta vista selecciona la opción Aplicar cuenta contable definida y agrega la cuenta que se utilizará para clasificar , puedes buscar por nombre o número de cuenta.
Para finalizar da clic en APLICAR.
En CONTALINK contamos con una herramienta para clasificar de forma automática ,por medio de un algoritmo se fija la cuenta contable, este algoritmo primero se basa en el criterio histórico de la empresa, en segunda instancia en el criterio histórico del despacho, y finalmente en información que Contalink determinará con base a sus propios algoritmos y así sugerir la cuenta contable.
Para utilizarlo selecciona tus facturas y da clic en el icono para clasificar que se ubica en la parte superior derecha, en esta vista selecciona la opción Clasificación de cuentas contables usando algoritmo automático.
Para finalizar da clic en APLICAR
Una vez asignada la cuenta se marca en color naranja. Esto te permite poder identificar qué facturas fueron clasificadas de forma automática y en color azul cuales de forma manual.
PASO 2: CONCILIACIÓN BANCARIA
A través de este desarrollo podrás marcar como pagadas tus facturas y comprobantes llevando a cabo un procedimiento detallado donde puedas registrar tus estados de cuenta de cada uno de tus bancos o la relación de movimientos que tengas en tus cajas chicas, tarjetas de crédito, entre otras cuentas de control.
Enseguida te explico como:
Dar de alta un banco o caja
Cargar tu estado de cuenta
Conciliar primeros movimientos
Alta de Banco y caja
Para iniciar es requerido dar de alta una cuenta de banco o caja, ya que estas cuentas financieras almacenarán la información de tus movimientos de pago y cobro.
Para dar de alta una cuenta financiera ingresa en el Menú Principal y selecciona TESORERÍA seguido de Bancos y Cajas, dentro de esta ventana da clic en el botón que se ubica en la parte inferior llamado +CUENTA FINANCIERA
Con ello se desplegará una ventana como la que te mostramos enseguida y podrás llenar la siguiente información, los campos marcados en color azul son datos obligatorios.
Nombre: con este dato podrás identificar tu registro, para este ejemplo registraré un banco.
Tipo de cuenta: puedes seleccionar el tipo de registro a realizar
Fecha inicial: Fecha con la cual se comenzará a trabajar con esta cuenta.
Cuenta contable: Marca la cuenta contable que se va a afectar una vez aplicada la contabilidad.
Número de cuenta: Campo opcional, en este campo puedes incorporar el número de cuenta bancaria para integrarse si la empresa desea emitir complementos de pago
Débito/Crédito
Saldo inicial: Si la cuenta que se está aperturando ya tiene un saldo es importante integrarlo, ya que con ello podrá cuadrarse el saldo inicial y final de cada periodo. Este saldo es administrativo y no se refleja en la contabilidad.
Personal/ Moral: puedes identificar el tipo de cuenta que se está asociando a la empresa
Banco: en este campo puede marcarse el nombre de la institución bancaria
Moneda: seleccionar el tipo de moneda base de las operaciones que se van a registrar. Actualmente en el sistema solo trabajamos con USD y MXN.
Para finalizar da clic en GUARDAR
En esta misma ventana podrás monitorear los saldos de cada una de tus cuentas registradas. Y en la parte superior ver un concentrado de la información y una gráfica para monitorear el flujo de tus cuentas.
Carga de estado de cuenta
Ingresa en el menú principal y selecciona la opción TESORERIA seguido de HERRAMIENTAS. Aqui podrás da clic en el siguiente icono y dirigirte a la siguiente vista.
En la parte superior selecciona el nombre de la institución bancaria a la cual pertenece tu estado de cuenta. Enseguida da clic en el recuadro gris para localizar tu documento o arrastra tu archivo a esta vista, el sistema irá revisando tu archivo hoja por hoja e irá armando tu archivo XLS.
En caso de no encontrar tu banco dentro de la lista anterior, da clic AQUÍ y compártenos tu información, queremos escucharte y conocer tus necesidades
De lado derecho podrás ir viendo el avance y al finalizar te mostrará un resumen de los movimientos encontrados. Al terminar, de forma automática el sistema descargará el archivo a tu computadora y en pantalla tendrás visible la opción DESCARGAR,
Al tener a la mano tu archivo XLS ingresa a la ventana de Menú izquierdo/Tesorería/conciliación y asegúrate de seleccionar el mes y año correspondiente a los datos incluidos en tu estado de cuenta.
Posteriormente da clic en este botón y adjunta tu archivo XLS. Para finalizar da clic en IMPORTAR
Con ello se podrá leer tu información y arrojar los movimientos en la columna PENDIENTES, aquí se irán registrando todos los movimientos incluidos en tu archivo y que podrán ser conciliados contra facturas y conceptos. En la parte central podrás ver reflejado el total de cargos y depósitos que acabas de registrar y así ir cuadrando tu información.
Si requieres editar alguno de los movimientos pendientes, da doble clic sobre él, de esta forma podrás editar o eliminarlo de forma individual.
Si requieres eliminar los movimientos de la columna pendientes, en la parte inferior podrás localizar esta opción. Se borrarán los movimientos que aún no hayan sido conciliados.
Conciliación de movimientos
Para conciliar tus movimientos selecciona uno de los mostrados en la columna pendientes, se marcará en color verde el movimiento y automáticamente buscará facturas que correspondan al importe seleccionado. Podrás ver una sección de filtros que te serán de utilidad para localizar tus facturas, notas de crédito y comprobantes de nómina. Aquí ya está aplicado el filtro del importe del movimiento que seleccioné y me localiza una primer factura , para conciliar arrastra el recuadro al movimiento o da clic en el botón CONCILIAR
Enseguida selecciona otro movimiento y repite los pasos, usando los filtros puedes quitar el filtro de importe aplicado automáticamente y buscar por fecha, folio, nombre, forma de pago o método de pago . Puedes aplicar uno o varios filtros juntos dando clic en la tecla enter o dando clic en el botón BUSCAR.
Así localizas tus facturas y comienzas a conciliar. Cada que se completa un movimiento se muestra en la columna CONCILIADOS, aquí podrás ver la relación de cada uno. Dando doble clic podrás ver más detalles, entre ellos la póliza contable que se genere de esta transacción.
Si deseas quitar la conciliación da clic en este botón, esto genera que la factura ya no esté marcada como pagada y el movimiento regresa a la columna PENDIENTES.
Para consultar casos de uso y cómo conciliar en diversos escenarios, te invitamos a consultar los siguientes tutoriales, te comparto en los comentarios de este video la información.
PASO 3: CONTABILIZACIÓN MASIVA
Ya que tenemos nuestras facturas clasificadas y los pagos registrados, se podrán generar las pólizas contables de cada operación. Si tenemos activado el proceso automático las pólizas ya estarán generadas ya que CONTALINK va procesando estos movimientos.
Si no activaste esta opción, puedes ingresar al apartado MENU IZQUIERDO/CONTABILIDAD y seleccionar contabilidad masiva. Aqui selecciona el periodo que trabajaste, la opción todo tomará todos los movimientos trabajados y da clic en este botón.
Con ello se estarán generando las pólizas de facturas clasificadas y movimientos de pagos y cobros, en caso de no poderse generar algún movimiento esta venta estará mostrando los errores o detalles que se deberán corregir.
Y listo, ahora puedes consultar tu información en los diferentes reportes generados en el sistema.
Podrás encontrar una serie de reportes en el Menú principal/Contabilidad como:
Balanza de comprobación
Auxiliares de cuenta
Libro diario
Estados Financieros
Reportes de impuestos
Si surge alguna duda o pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del chat de soporte ubicado en la esquina inferior derecha del sistema. Estaremos encantados de brindarte asistencia.