En este tutorial, te explicaremos cómo llevar tu contabilidad de forma automática, rápida y sencilla. Vamos a comenzar con los primeros pasos.
¿Cómo funciona Contalink?
Contalink trabaja con la información disponible en el SAT. Todos los días, el sistema descarga automáticamente las facturas (CFDIs), complementos de pago y nómina de los contribuyentes, registrándolas en la plataforma sin necesidad de intervención manual.
¿Qué hace Contalink por ti?
Genera pólizas contables automáticas, eliminando la captura manual.
Ahorra tiempo, reduciendo hasta un 80% el trabajo contable.
Minimiza errores, evitando problemas derivados de la captura manual.
Conociendo el sistema
Una vez dentro de la plataforma, es importante que ubiques las principales opciones:
Lista de RFCs: La primera ventana muestra el listado de los RFCs con los que puedes trabajar, según tu rol. El usuario administrador tiene acceso a todas las empresas registradas.
Nombre de la empresa: En la parte superior izquierda, verás reflejado en todo momento el nombre o razón social de la empresa con la que estás trabajando.
Menú principal: Ubicado junto al nombre de la empresa, aquí encontrarás todas las áreas de trabajo.
Accesos directos: A la izquierda, tendrás enlaces a materiales de apoyo y documentación.
Menú de configuración: Representado por un ícono de engranaje, te dará acceso a las configuraciones avanzadas del sistema.
Contalink permite automatizar procesos clave de la operación contable. Con la configuración adecuada, podrás ahorrar tiempo y reducir errores en tareas como la aplicación de pagos, clasificación de facturas y generación de pólizas contables.
Modalidades contables
Al dar de alta una empresa en Contalink, podrás elegir entre tres modalidades contables:
1. Impuestos sin Contabilidad
Calcula impuestos únicamente con base en los CFDIs, sin generar registros contables.
Ideal para personas físicas que no requieren llevar contabilidad formal.
No automatiza procesos contables adicionales.
2. Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs)
Calcula impuestos, clasifica facturas y genera pólizas contables sin conciliación bancaria.
Cuando recibes una factura PUE o una PPD con su complemento de pago, el sistema:
Clasifica automáticamente la factura.
Aplica el pago o cobro correspondiente.
Genera la póliza contable de forma automática.
3. Impuestos + Contabilidad (Conciliación con Estados de Cuenta)
Requiere conciliación bancaria para registrar ingresos y egresos.
El sistema:
Clasifica automáticamente las facturas al recibirlas.
Genera pólizas cuando una factura está clasificada y conciliada con un movimiento bancario.
Pasos para dar de alta una empresa
1. Creación de empresa
Haz clic en "ALTA NUEVO CONTRIBUYENTE" y selecciona la modalidad contable que deseas utilizar.
Una vez elegida, haz clic en "APLICAR CONFIGURACIÓN" (botón azul).
2. Carga de la FIEL
Contalink descarga automáticamente los XML del SAT, sin necesidad de subirlos manualmente.
Solo necesitas cargar la FIEL del contribuyente.
El sistema procesará la descarga en un plazo de 24 a 72 horas.
Es importante indicar desde qué fecha deseas iniciar la descarga, se puede configurar 5 años hacia atras.
3. Datos generales
El sistema llenará automáticamente el RFC y la razón social con la información de la FIEL.
Verifica que estos datos sean correctos y que el régimen fiscal sea el adecuado.
4. Catálogo de cuentas
Selecciona la opción con la que deseas trabajar:
Catálogo del SAT: Se configura automáticamente y puedes personalizarlo.
Migración de CONTPAQi: Puedes importar un respaldo en formato .bak.
Copiar catálogo: Si ya tienes una empresa creada, puedes replicar su configuración.
Personalizado: Si tienes un catálogo en Excel, puedes configurarlo manualmente en Contalink.
5. Finalización del proceso
Una vez creada la empresa, el sistema iniciará la descarga de información según la modalidad elegida.
No es necesario que permanezcas conectado. Puedes ingresar tu número de WhatsApp para recibir una notificación cuando la descarga esté lista.
Para finalizar, haz clic en "CREAR EMPRESA".
Tu empresa aparecerá en el tablero general, donde podrás editar su nombre y activar herramientas adicionales, como alertas de EFOs o consulta de obligaciones fiscales.
Flujo de trabajo según la modalidad elegida
Para la modalidad "Impuestos sin Contabilidad", el flujo de trabajo se compone de dos pasos:
Activación de la modalidad: Una vez configurada, el sistema comenzará a procesar la información automáticamente.
Consulta de reportes: Solo necesitas ingresar al sistema para revisar tu reporte de impuestos basado en los CFDIs descargados.
Es importante recordar que esta opción no genera registros contables ni reportes contables, ya que está diseñada para contribuyentes que no están obligados a llevar contabilidad.
Para la modalidad "Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs)", el flujo de trabajo se compone de dos pasos:
Configuración de la empresa: Una vez activada la automatización, el sistema comenzará a procesar la información de manera automática.
Revisión de reportes: Podrás consultar los reportes contables y fiscales generados por el sistema.
En esta modalidad, el sistema sí genera registros contables, basándose en los métodos de pago indicados en los XML. Esto le permite determinar automáticamente qué facturas han sido cobradas o pagadas.
Para la tercera modalidad, "Impuestos + Contabilidad (Conciliación con Estados de Cuenta)", el flujo de trabajo es el siguiente:
Esta opción ofrece un control contable completo, ideal para contribuyentes que requieren un estricto seguimiento en el registro de sus operaciones y necesitan conciliar con su estado de cuenta bancario.
En esta modalidad, el sistema:
Clasifica automáticamente las facturas al recibir los XML.
Genera pólizas contables solo cuando una factura ha sido conciliada con un movimiento bancario.
Permite una mayor precisión en el registro de ingresos y egresos, asegurando que todas las operaciones estén correctamente documentadas.
Si observas, esta modalidad está compuesta por más pasos a seguir, por lo que los describo a continuación junto con su enlace a cada videotutorial:
Paso 1: Clasificar
Paso 2: Conciliar
Paso 3: Contabilizar
Cada uno de estos pasos es clave para asegurar un correcto control y registro de las operaciones. Te compartimos los enlaces a los videotutoriales para que puedas seguir el proceso de manera sencilla.
Y con esto hemos llegado al final de los pasos. 😊 Si en algún momento tienes alguna duda o pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del chat de soporte que encontrarás en la esquina inferior derecha del sistema. Estamos disponibles de lunes a viernes, de 08:30 a 09:00 p.m. (hora central).
Si escribes fuera de ese horario, nuestra IA estará disponible para responderte con información útil. ¡No dudes en escribirnos, estamos aquí para ayudarte!
Gracias por confiar en nosotros
Equipo Contalink