Introducción
En este artículo aprenderás cómo empezar a usar Contalink y su flujo de trabajo. Para facilitarte la experiencia, te ofrecemos dos opciones para consultarlo:
Guía rápida: Pasos básicos para comenzar en menos de 1 minuto.
Tutorial completo: Explicación detallada para aprovechar todas las funciones en 3-4 minutos.
Elige la opción que prefieras y comienza a gestionar tu contabilidad de forma sencilla y eficiente.
Guía rápida
Ingresa a Contalink con tu usuario y contraseña.
Selecciona la empresa con la que deseas trabajar en la lista de RFCs.
Da de alta una empresa nueva haciendo clic en ALTA NUEVO CONTRIBUYENTE.
Elige la modalidad contable que mejor se adapte a tus necesidades:
Impuestos sin Contabilidad
Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs)
Impuestos + Contabilidad (Conciliación con Estados de Cuenta)
Carga la FIEL del contribuyente para que el sistema pueda descargar automáticamente la información del SAT.
Verifica los datos generales y configura tu catálogo de cuentas.
Da clic en CREAR EMPRESA para iniciar la descarga automática de tus datos fiscales.
Consulta reportes y gestiona tus pólizas desde el menú principal.
Para ayuda en cualquier paso, utiliza el chat de soporte ubicado en la esquina inferior derecha.
Tutorial completo
¿Cómo funciona Contalink?
Contalink automatiza tu contabilidad utilizando la información real que ya está timbrada en el SAT. Todos los días, el sistema descarga automáticamente los CFDIs de tu empresa (facturas, nómina y complementos de pago).
Una vez descargados, analiza el contenido del XML de cada comprobante para identificar:
Qué tipo de operación es (ingreso, gasto, nómina, etc.)
Qué cuentas contables deben usarse (concepto, impuestos, cliente o proveedor)
Si ya fue pagado (en caso de ser PUE o complemento de pago)
Con base en esto, el sistema genera automáticamente las pólizas contables, sin necesidad de capturas manuales.
Esto te permite ahorrar tiempo, reducir errores y mantener tu contabilidad siempre actualizada.
¿Qué hace Contalink por ti?
Genera pólizas contables automáticamente: Olvídate de ingresar datos manualmente; el sistema crea las pólizas basándose en la información descargada del SAT.
Ahorra tiempo: Reduce hasta un 80% el tiempo que normalmente invertirías en tareas contables repetitivas y tediosas.
Minimiza errores: Al automatizar la captura y procesamiento de datos, evita equivocaciones comunes derivadas de la entrada manual, mejorando la confiabilidad de tu contabilidad.
Modalidades contables
En Contalink entendemos que cada cliente tiene necesidades distintas, por eso diseñamos 3 modalidades de trabajo para que puedas llevar la contabilidad e impuestos de forma flexible y adecuada a cada caso.
Al dar de alta un nuevo contribuyente, podrás elegir la modalidad que mejor se ajuste a su operación.
Y no te preocupes: puedes cambiarla en cualquier momento si su situación cambia.
Impuestos sin Contabilidad
Solo calcula impuestos con base en CFDIs. No genera pólizas ni registros contables. Ideal para personas físicas que no llevan contabilidad formal.Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs)
Esta modalidad automatiza la clasificación, aplicación de pagos y generación de pólizas utilizando la información contenida en los XML (CFDIs), especialmente los métodos de pago.✅ No requiere conciliación con el estado de cuenta bancario.
El sistema trabaja con:Facturas PUE (Pago en una sola exhibición)
Facturas PPD (Pago en parcialidades o diferido) con su respectivo complemento de pago
¿Para quién es ideal esta modalidad?
Para personas físicas (resico) y morales que no necesitan llevar un control estricto administrativo, pero sí requieren tener sus registros contables automatizados y al día.
Impuestos + Contabilidad (Conciliación con Estados de Cuenta)
Control contable completo que incluye conciliación bancaria para mayor precisión. Genera pólizas solo cuando las facturas están conciliadas con movimientos bancarios.¿Qué incluye esta modalidad?
Cálculo de impuestos automático
Registro contable completo
Conciliación bancaria paso a paso
¿Para quién está pensada?
Para contribuyentes que necesitan llevar un control más estricto y detallado, como:
Personas morales
Negocios que manejan muchos movimientos bancarios
Empresas que quieren “amarrar” cada factura con su pago y cobro del estado de cuenta.
Proceso detallado para dar de alta una empresa
Acceso y selección de empresa
Al ingresar, verás la lista de RFCs disponibles según tu rol. El usuario administrador podrá ver todas las empresas.Contabilidad por cliente y proveedor: Contalink te ofrece dos formas de registrar la información contable, dependiendo del nivel de detalle que necesites para el control de tus operaciones:
Opción 1: Registro detallado por cliente y proveedor
Ideal si necesitas un control individualizado de tus cuentas por cobrar y pagar.
¿Qué hace esta opción?
Genera subcuentas automáticas para cada cliente y proveedor.
Las pólizas reflejan el movimiento específico de cada uno (en lugar de usar una cuenta global).
Útil para empresas que requieren reportes detallados o auditoría más precisa.
¿Cómo activarlo?
Ve a: Menú izquierdo → Engrane → Contabilidad → Cuentas por defecto → Clientes y Proveedores
Activa los botones de creación automática de subcuentas.
A partir de ahí, Contalink generará las subcuentas automáticamente cada vez que se descargue un nuevo CFDI.
➖ Opción 2: Registro global (sin desglose)
Ideal si no necesitas un control detallado por cliente o proveedor.
¿Qué hace esta opción?
Usa cuentas generales como "Clientes nacionales" o "Proveedores nacionales".
Las pólizas no se desglosan individualmente, lo que simplifica los registros contables.
Es una configuración más ligera, útil para empresas con operaciones simples.
¿Cómo activarlo?
No necesitas hacer nada. Solo deja los botones desactivados en la misma ruta indicada arriba.
3. Alta de empresa
Haz clic en ALTA NUEVO CONTRIBUYENTE.
Selecciona la modalidad contable adecuada (ver modalidades abajo).
Carga la FIEL para autorizar la descarga automática de CFDIs, nóminas y complementos.
Configura la fecha desde la cual quieres iniciar la descarga (hasta 5 años atrás).
Verifica los datos generales: RFC, razón social y régimen fiscal.
Elige el catálogo de cuentas: SAT, CONTPAQi, copia de otra empresa o personalizado.
Finaliza con CREAR EMPRESA.
4. Descarga y procesamiento automático
El sistema descargará y procesará tus CFDIs y movimientos en un plazo de 24 a 72 horas sin que necesites intervenir. Puedes recibir notificaciones por WhatsApp.
5. Consulta y gestión
Accede a los reportes contables, fiscales y a las pólizas generadas automáticamente según la modalidad elegida.
Flujo de trabajo según modalidad
Modalidad 1: Para Impuestos sin Contabilidad
Esta modalidad se compone de dos pasos principales: activar la modalidad y revisar los reportes generados.
¿Qué genera Contalink con esta modalidad y cómo lo reviso?
Con esta opción, Contalink solo te genera el reporte de impuestos utilizando la información que descarga automáticamente desde los XML de tus facturas.
Para ver tu reporte, solo tienes que:
Ir al menú del lado izquierdo.
Seleccionar Contabilidad.
Entrar a Reporte de impuestos.
Elegir el reporte de impuestos que quieres consultar, como: Impuestos CFDIs previos.
Así de fácil podrás revisar toda la información que Contalink ha procesado para ti, sin complicaciones.
Modalidad 2: Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs)
Esta modalidad calcula impuestos, clasifica facturas y genera pólizas contables automáticamente, sin necesidad de conciliación bancaria con el estado de cuenta.
Cuando recibes una factura con pago en una sola exhibición (PUE) o en parcialidades y diferidos (PPD) junto con su complemento de pago, el sistema:
Clasifica automáticamente la factura.
Aplica el pago o cobro correspondiente.
Genera la póliza contable de forma automática.
El flujo de trabajo esta compuesto por dos pasos:
Configurar tu empresa
Consultar o auditar los reportes generados por contalink
¿Qué genera esta modalidad y cómo puedo revisarlo?
Contalink genera automáticamente varios reportes importantes para que solo tengas que revisarlos y asegurarte de que todo esté correcto. Aquí te indico cuáles son y cómo acceder a ellos:
Revisar las pólizas generadas
Ruta: Menú izquierdo → Contabilidad → Libro diario
En esta sección encontrarás todas las pólizas que el sistema ha creado. Si necesitas hacer algún ajuste, cada póliza tiene un botón azul llamado Editar póliza, que te permitirá modificarla fácilmente.Verificar la balanza de comprobación
Ruta: Menú izquierdo → Contabilidad → Balanza de comprobación
Este reporte te muestra un resumen detallado de tus cuentas, ayudándote a confirmar que todo esté balanceado y correcto.Consultar los reportes de impuestos
Ruta: Menú izquierdo → Contabilidad → Reportes de impuestos
Te recomiendo especialmente revisar el reporte de Cobros y Pagos, que se genera en base a los métodos de pago registrados. Recuerda que esta modalidad trabaja con flujo de pagos: los pagos en una sola exhibición (PUE) se consideran pagados, mientras que los pagos en parcialidades y diferidos (PPD) se mantienen como crédito hasta que se genera la póliza correspondiente.
También puedes consultar otros reportes importantes, como la DIOT y los estados financieros.
Modalidad 3: Impuestos + Contabilidad (Conciliación con CFDIs):
Esta modalidad tiene 4 pasos y está pensada para empresas que necesitan un control muy preciso de sus operaciones y hacer conciliaciones con su estado de cuenta bancario.
Aunque muchas tareas se hacen automáticamente, hay partes donde es importante que tú revises y decidas cómo proceder.
Los pasos son:
1. Alta de empresa
Primero, debes configurar tu empresa en Contalink.
Recuerda seleccionar la modalidad "Impuestos + Contabilidad: Conciliación con estados de cuenta", ya que esta opción está diseñada para empresas que requieren un control estricto y conciliación bancaria.
2. Clasificar
En este paso vas a organizar tus facturas, indicándole al sistema si corresponden a ingresos o egresos.
Es fundamental hacerlo antes de la conciliación para que el sistema pueda generar correctamente las pólizas contables.
👉 Consulta el tutorial paso a paso aquí:
Clasificación de ventas y egresos
3. Conciliar
La conciliación bancaria permite relacionar los movimientos de tu estado de cuenta con las facturas previamente clasificadas.
Para realizarla correctamente, sigue estos pasos:
Crea tu cuenta financiera desde:
Menú izquierdo → Tesorería → Bancos y cajasConvierte tu estado de cuenta (PDF a Excel) desde:
Menú izquierdo → Tesorería → Conversión de estados de cuentaCarga el archivo convertido y realiza la conciliación bancaria dentro del sistema, relacionando cada movimiento con su comprobante correspondiente.
👉 Aquí tienes el tutorial completo para guiarte:
Introducción a la conciliación
4. Contabilizar
Este es uno de los pasos más rápidos. Solo debes:
Ir a Menú izquierdo → Contabilidad → Contabilización masiva
Indicar el rango de fechas que deseas contabilizar
¡Y listo! El sistema generará automáticamente las pólizas de provisión y, si corresponde, las de cancelación.
5. Consultar reportes contables y fiscales
Una vez completado el proceso, puedes revisar tus reportes para asegurarte de que toda la información esté correcta.
¿Qué genera esta modalidad y cómo puedo revisarlo?
Una vez que has completado todo el flujo de trabajo en esta modalidad, Contalink genera automáticamente todos los reportes contables y fiscales necesarios para un control completo. A continuación, te indicamos dónde encontrarlos:
Libro diario: Menú izquierdo → Contabilidad → Libro diario
Balanza de comprobación: Menú izquierdo → Contabilidad → Balanza de comprobación
Auxiliares de cuenta: Menú izquierdo → Contabilidad → Auxiliares de cuenta
Estados financieros: Menú izquierdo → Contabilidad → Estados financieros
Reportes de impuestos (IVA, ISR, DIOT): Menú izquierdo → Reportes de impuestos
Reportes adicionales: Menú izquierdo → Contabilidad → Reportes adicionales
Revisar estos reportes te permitirá tener una visión clara y detallada de la situación financiera y fiscal de tu empresa.
🧠 Mejores prácticas
Para aprovechar al máximo Contalink desde el inicio, te recomendamos seguir estas buenas prácticas:
✅Mantén actualizada tu FIEL para evitar interrupciones en la descarga automática de facturas del SAT.
✅ Verifica que los datos generales y el régimen fiscal estén correctos al dar de alta una empresa.
✅ Selecciona el catálogo de cuentas que mejor se adapte a tu operación contable para evitar ajustes innecesarios.
✅ En la conciliación bancaria, revisa regularmente que todos los movimientos estén cargados y completos.
✅ Usa el chat de soporte para resolver dudas técnicas o reportar cualquier incidencias.
¿Tienes dudas adicionales?
Si después de consultar este material aún tienes dudas, recuerda que durante tu primer mes puedes agendar una capacitación gratuita con tu ejecutivo de cuenta.
¿Cómo agendarla?
Ingresa a la sección AYUDA, desde el menú lateral izquierdo.
Haz clic en el ícono con el signo de interrogación.
En el panel izquierdo, verás los datos de tu ejecutivo y un calendario con fechas disponibles.
Selecciona una fecha y horario que se acomode a ti.
Si no hay espacios disponibles, escríbenos al chat de soporte y con gusto te ayudamos a agendar tu cita.
Recuerda que nuestro chat de soporte está disponible en la parte inferior derecha del sistema (ícono azul).
🕐 Horario de atención:
Lunes a viernes de 08:30 a.m. a 09:00 p.m. (hora centro de México).
Si nos escribes fuera de ese horario, nuestra IA entrenada te atenderá y te proporcionará información útil hasta que un asesor esté disponible.
¿Cómo escribirnos al chat?
A continuación te compartimos cómo iniciar una conversación paso a paso:
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