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1. Objetivo
En éste tutorial aprenderás a crear y configurar un nuevo contribuyente con Modalidad 3. Impuestos + Contabilidad. Conciliación con estado de cuenta, así como el flujo de trabajo para ésta modalidad.
2. Antes de comenzar
Antes de iniciar asegúrate de contar con:
✅ FIEL vigente
✅ RFC y razón social del contribuyente
✅ Conocer los 3 tipos de modalidades para seleccionar la correcta al crear el contribuyente.
3. Proceso
Configura la empresa. Revisa tu catálogo de cuentas, cuentas por defecto y tus preferencias contables.
Configura el banco o cajas donde conciliarás tus estados de cuenta bancarios
Concilia tu estado de cuenta bancario
Consulta reportes contables, financieros y de impuestos.
Video
¿Qué sigue?
Si acabas de configurar tu FIEL para la descarga, espera a que el proceso se complete y luego aplica el paso 4 del flujo de trabajo: Conciliación Bancaria
4. ¿Cómo trabaja ésta modalidad?
El sistema provisionará todos los cfdis de ingresos, egresos, nómina. Tu deberás conciliar el estado de cuenta bancario contra cfdis o contra cuentas contables, posterior a eso el sistema contabilizará todo de forma automática y podrás obtener reportes financieros, contables y de impuestos.
El paso 1 y 3 que te presento a continuación no son necesarios que los realices, pero es importante que los conozcas para que sepas qué hace el sistema en automático y cuál es la lógica que sigue cada operación o transacción.
Paso 1. Clasificar: Clasificar es colocar a cada CFDI de ingreso o gasto una etiqueta de acuerdo al tipo de ingreso o gasto que represente. El sistema tiene un algoritmo que analiza el contenido de tus CFDI y con base en la clave del producto o servicio, asigna la cuenta contable correspondiente.
Para ingresos, asigna una cuenta de resultados, y para egresos, una cuenta de costo o gasto.
Esta etiqueta o clasificación se utilizará para crear la póliza de provisión de forma automática. Contalink provisiona todos los CFDIs independientemente del método de pago.
La cuenta de clientes o proveedores la obtiene el sistema de la configuración que hayas seleccionado en las cuentas por defecto de clientes y proveedores.
Si elegiste llevar tu contabilidad por cuenta global, se registrará la póliza con la cuenta global de clientes para el caso de los ingresos y de proveedores para los egresos. Si elegiste llevar tu contabilidad detallada por cliente y proveedor, a cada cliente o proveedor que tengas registrado, en contalink le llamamos datos maestros, se le asignará una cuenta contable de tu catálogo de cuentas personalizada, esto es, cada cliente o proveedor tendrá su propia cuenta.
La cuenta del traslado de los impuestos, Contalink la tomará de las cuentas por defecto, las cuentas por defecto son una configuración que debes validar donde el sistema configura las cuentas que necesita para poder armar las pólizas en automático, como por ejemplo el traslado o la retención de impuestos. Revisa éste tutorial de Cuentas por Defecto.
Ejemplo de Póliza de provisión de ventas
💡Si necesitas cambiar una clasificación lo puedes hacer y colocar la cuenta que desees para volver a rehacer la póliza de forma automática, solo debes eliminar primero la etiqueta y colocar la correcta.
Si necesitas cambiar más de una etiqueta puedes hacerlo masivamente, seleccionando todos los CFDIs y dando clic en el botón: Clasificación cuenta contable.
Para conocer más sobre clasificación, revisa el siguiente tutorial.
Paso 2. Concilia tu estado de cuenta bancario con los cfdis
Sube tu estado de cuenta, conviertélo de pdf a excel con el convertidor de estados de cuenta, concilia cada deposito o retiro con un cfdi de ingresos, egresos, nómina o contra una cuenta contable. Ver a detalle cómo Conciliar
Paso 3. Genera pólizas de provisión y de cobro o pago
Contalink crea de forma automática tus pólizas de provisión y las pólizas de cobro o pago (también conocidas como pólizas de cancelación de provisión), simplificando el registro y evitando errores manuales.
Ejemplo Póliza de cobro / pago en Contalink
💡Tip 1: Usa la herramienta de CFDIs cancelados para asegurarte de que solo se generen pólizas de facturas vigentes. Solo ve a Menú izquierdo > Contabilidad > Auditoría > CFDI Cancelados, selecciona las fechas y haz clic en Procesar. Esto ayuda a evitar errores con facturas que ya fueron canceladas.
💡Tip 2: Revisa el reporte de Documentos no contabilizados para confirmar que todas tus facturas se estén registrando correctamente. La ruta es: Menú izquierdo > Auditoría > Documentos no contabilizados.
Paso 4. Consulta los reportes que genera Contalink
Una vez que tus descargas estén listas, y que hayas conciliado el estado de cuenta bancario, se producirán diversos reportes automáticamente, lo que te permite ahorrar mucho tiempo.
Pólizas: Menú izquierdo → Contabilidad → Libro diario
Balanza de comprobación: Menú izquierdo → Contabilidad → Balanza
Auxiliares de cuenta: Menú izquierdo → Contabilidad → Auxiliares de cuenta
Reportes de impuestos (IVA e ISR): Menú izquierdo → Contabilidad → Reporte de impuestos
DIOT: Menú izquierdo → Contabilidad → Reporte de impuestos
Estados financieros (Balance General y Estado de Resultados): Menú izquierdo → Contabilidad → Estados financieros
Al revisar la información generada, puedes editar o modificar las pólizas si es necesario, y todos los cambios se reflejarán automáticamente en los demás reportes.
5. ¿Puedo cambiar de modalidad?
Sí, es posible cambiar la modalidad contable. Para realizar este movimiento, solo necesitas seguir estos pasos:
Ve al icono de engrane (abajo a la izquierda) y selecciona Automatización.
Lee la descripción de cada opción y selecciona la que se adapte a tus necesidades.
Haz clic en el botón azul Modificar configuración para aplicar el ajuste.
Y listo!
Cambio de modalidad 3 a modalidad 1.
Los movimientos generados antes del cambio permanecerán en la modalidad anterior.
Para cambiar a modalidad 1, no es necesario deshacer o rehacer algo, ya que la modalidad 1 no realiza contabilidad, por lo que los registros contables que se hayan generado no te afectará de alguna forma en el resultado de tu Reporte de impuestos basado en CFDIs (previo).
Cambio de modalidad 3 a modalidad 2.
Los movimientos generados antes del cambio permanecerán en la modalidad anterior.
Si deseas que el cambio aplique a partir de la fecha que estas generando el cambio, selecciona: a partir de nuevas facturas
Si quieres que todo se aplique a todas tus facturas descargadas, será necesario eliminar los movimientos previos: descontabilizar, eliminar cobros y pagos, y eliminar las clasificaciones, puedes reiniciar procesos, ésto es deshacer todo lo hecho en sistema, solo permanecerán los CFDIs descargados. Ó bien puedes deshacer por proceso masivamente:
Paso 1: Descontabilización masiva
Ve a Menú izquierdo > Contabilidad > Descontabilización masiva, selecciona los periodos que deseas y aplica. Esto eliminará automáticamente las pólizas de esos periodos.
Paso 2: Eliminar cobros y pagos
Dirígete a Menú izquierdo > Tesorería > Conciliación, selecciona el banco correspondiente. Usa el icono de filtro azul para definir el rango de fechas que deseas eliminar. Una vez que aparezcan los movimientos conciliados:
Selecciona todos los movimientos.
Haz clic en el icono de papelera y confirma la eliminación.
Paso 3: Eliminar las clasificaciones
Ve a Menú izquierdo > Ventas (Facturas) o Egresos (Facturas), aplica el periodo deseado usando el icono de filtro azul.
Selecciona todas las facturas mostradas.
Haz clic en el icono con forma de etiqueta de lado derecho en color negro y selecciona la tercera opción: Eliminar clasificación.
Una vez realizados estos pasos, ya podrás aplicar el cambio de modalidad contable para que aplique a todas tus facturas, incluyendo las anteriores.
6. Mejores prácticas
Una vez configurada la FIEL revisa el tablero de descargas para validar el avance en la descarga y confirmar que está activa.
Si requieres cambiar de modalidad, ingresa al menú. Configuración / Contabilidad / Automatización y selecciona la modalidad que requieres.
En cualquier momento puedes cambiar de modalidad, solo sigue los pasos que se indican en éste mismo tutorial.